Od lutego 2026 r. logowanie do KSeF stało się prostsze. Do systemu można wejść nie tylko przez kwalifikowany podpis czy Profil Zaufany, ale także przez aplikację mObywatel. To efekt integracji z tzw. węzłem krajowym, czyli centralnym systemem logowania do usług publicznych. Dla przedsiębiorców to dobra wiadomość. Mniej haseł, mniej kombinowania z certyfikatami przy zwykłym logowaniu i szybszy dostęp do faktur.
Czym jest mObywatel i jak działa w KSeF?
Aplikacja mObywatel to rządowa aplikacja mobilna, która pozwala potwierdzić tożsamość online. Do tej pory wielu użytkowników korzystało z niej np. przy logowaniu do e-Urzędu Skarbowego czy innych usług administracji.
Teraz ta sama metoda działa także w Krajowy System e-Faktur. W praktyce wygląda to tak:
- Wchodzisz na stronę KSeF.
- Wybierasz logowanie przez węzeł krajowy.
- Potwierdzasz tożsamość w aplikacji mObywatel.
- Po chwili masz dostęp do swojego konta.
Co to oznacza dla przedsiębiorcy?
Najważniejsze są trzy rzeczy.
- Po pierwsze, wygoda. Jeżeli masz już aktywnego mObywatela, nie musisz za każdym razem podpinać podpisu kwalifikowanego ani przechodzić przez dodatkowe etapy uwierzytelniania.
- Po drugie, bezpieczeństwo. Logowanie odbywa się przez państwowy system identyfikacji, taki sam jak w innych e-usługach.
- Po trzecie, większa dostępność. Właściciel firmy może szybko wejść do KSeF z telefonu, sprawdzić status faktur czy nadać uprawnienia, bez konieczności korzystania z komputera.
A co z wysyłką faktur i uprawnieniami?
Warto rozróżnić dwie rzeczy: logowanie i autoryzację do wysyłki faktur. Logowanie przez mObywatel umożliwia wejście do systemu i zarządzanie uprawnieniami. Natomiast aby wysyłać faktury automatycznie z programu księgowego, nadal potrzebna jest odpowiednia autoryzacja, np. token, certyfikat lub nadane uprawnienia w KSeF. Samo logowanie aplikacją nie zastępuje procesu nadawania praw biuru rachunkowemu czy pracownikom. Te kwestie wciąż ustawia się bezpośrednio w KSeF.
Czy to coś zmienia przy pracy w programie do fakturowania?
Jeżeli korzystasz z programu zintegrowanego z KSeF, jak np. Fakturowo.pl, to logowanie mObywatelem dotyczy głównie dostępu do panelu KSeF na stronie rządowej. Wysyłka i pobieranie faktur z poziomu systemu odbywa się na podstawie wcześniej wykonanej autoryzacji do KSeF. Po poprawnym połączeniu konta możesz:
- wysyłać faktury sprzedażowe bezpośrednio do KSeF,
- pobierać faktury kosztowe z systemu,
- kontrolować status dokumentów.
Krok w stronę obowiązkowego KSeF
Obowiązkowy KSeF jest już faktem dla wielu firm, a kolejne podmioty będą dołączać w następnych miesiącach. Uproszczenie logowania to element, który ma zmniejszyć barierę wejścia dla przedsiębiorców. Im mniej technicznych przeszkód na starcie, tym łatwiej wdrożyć system w firmie i przekonać pracowników do codziennej pracy z fakturami ustrukturyzowanymi. Jeżeli korzystasz z Fakturowo.pl, możesz zarówno wysyłać, jak i pobierać faktury z KSeF bezpośrednio w systemie, po wcześniejszej autoryzacji konta z KSeF.
