Już w 2026 roku biura rachunkowe staną przed zadaniem, jakiego dawno nie miały. Krajowy System e‑Faktur, czyli KSeF, zmieni sposób, w jaki przyjmują i przetwarzają dokumenty. To szansa na usprawnienie pracy, ale tylko wtedy, gdy się na tę zmianę dobrze przygotują.
Co się zmieni w codziennej pracy księgowych?
Zaraz po wprowadzeniu KSeF dokumenty zaczną trafiać do biura rachunkowego szybciej i w bardziej uporządkowany sposób. Zamiast czekać na faktury do końca miesiąca, możliwe będzie ich bieżące importowanie do systemu księgowego — bez konieczności używania dodatkowych narzędzi do przetwarzania dokumentów.
To brzmi jak marzenie księgowego: faktury dostępne natychmiast, archiwizacja uporządkowana, brak bałaganu. No właśnie... ale jest tu jedno „ale”.
Skąd mogą się wziąć niechciane faktury?
System KSeF gromadzi wszystkie faktury wystawione na NIP firmy. A to oznacza, że nawet te, które nie dotyczą danego biura rachunkowego czy klienta, mogą się tam pojawić — na przykład przez pomyłkę lub celowe działanie. To rodzi ryzyko przypadkowego zaksięgowania dokumentów, które nie powinny być traktowane jako koszty firmy.
Jak uniknąć problemów? – Obieg dokumentów z weryfikacją
Rozwiązaniem jest wdrożenie cyfrowego obiegu dokumentów połączonego z KSeF. Dokumenty można importować, a zanim trafią do księgowania, klient je weryfikuje i akceptuje. Dopiero po takiej akceptacji trafiają do systemu finansowo-księgowego. W ten sposób eliminuje się ryzyko zaksięgowania cudzych faktur.
Więcej niż technologia — zmiana w sposobie myślenia
KSeF to nie tylko technologia — to zmiana kultury pracy w biurach rachunkowych. Trzeba przemyśleć, jak będą przebiegały procesy, kto i w jaki sposób będzie weryfikować dokumenty oraz jak zaangażować klientów w nowe rozwiązania, by nie traktowali tego jako kolejny obowiązek. Warto też zapewnić zespołowi odpowiednie wsparcie technologiczne i szkoleniowe.
Dobrze zaprojektowany obieg dokumentów to fundament: połączenie technologii, ludzi i jasnych procedur.
Szansa, nie tylko wyzwanie
W teorii każdy może się przestraszyć zmian. Ale w praktyce KSeF to okazja. Biura rachunkowe, które wdrożą dobrze działające cyfrowe rozwiązania, pozwolą klientom szybko i sprawnie wysyłać, weryfikować i archiwizować faktury — wszystko bez papieru, w jednym miejscu, bez bałaganu.
Podsumowanie
Zmiana nadchodzi powoli, ale na pewno. KSeF pozwoli na bieżące otrzymywanie faktur i przyspieszy pracę biur rachunkowych — pod warunkiem, że zbudujemy wokół tego sensowny cyfrowy system obiegu dokumentów. Bez niego ryzykujemy błędy, niechciane dokumenty i chaos. Z nim — zyskujemy przejrzystość, porządek i przewagę konkurencyjną.
