Od 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla większości firm w Polsce. Choć przez pierwszy rok nie będą stosowane kary za błędy, przedsiębiorcy powinni już teraz zadbać o dostosowanie systemów i procedur. Sprawdź, co się zmienia, kogo dotyczy i jak przygotować się na nowy obowiązek.
Od 2026 roku zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur (KSeF), który docelowo stanie się podstawowym sposobem dokumentowania sprzedaży w Polsce. Ministerstwo Finansów, wychodząc naprzeciw przedsiębiorcom, ogłosiło, że przez pierwsze miesiące działania systemu nie będą stosowane sankcje za uchybienia techniczne. Daje to firmom dodatkowy czas na dostosowanie swoich narzędzi i procedur bez ryzyka natychmiastowych kar.
Wprowadzenie KSeF nastąpi w sposób stopniowy, z uwzględnieniem wielkości firm:
Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, przez cały rok 2026 nie będą stosowane sankcje pieniężne za błędy i nieprawidłowości wynikające z korzystania z KSeF. To tzw. „okres miękkiego wdrożenia”, który ma ułatwić przedsiębiorcom dostosowanie się do nowych przepisów bez presji natychmiastowej odpowiedzialności. Choć kary nie będą obowiązywać w tym czasie, nie oznacza to, że firmy mogą całkowicie odłożyć przygotowania. Wdrożenie KSeF wiąże się bowiem z koniecznością przeszkolenia personelu, aktualizacji oprogramowania oraz zmianą procedur wewnętrznych.
Po zakończeniu okresu przejściowego, czyli od 1 stycznia 2027 r., zaczną obowiązywać kary finansowe m.in. za:
Wraz z wejściem w życie obowiązkowego e-fakturowania, planowane są także uproszczenia i nowe funkcje w systemie, m.in.:
Aby uniknąć problemów w momencie, gdy KSeF stanie się obowiązkowy, warto jak najszybciej:
Rok 2026 to ostatni moment na bezpieczne i spokojne przygotowanie się do obowiązkowego korzystania z KSeF. Choć w pierwszym roku nie będą nakładane kary, to nie oznacza to braku konsekwencji dla nieprzygotowanych firm. Kluczowe jest wcześniejsze działanie – zarówno w zakresie technicznym, jak i organizacyjnym. Im szybciej przedsiębiorcy zaczną wdrażać zmiany, tym łagodniejsze będzie przejście do obowiązkowego e-fakturowania.
Harmonogram wdrożenia KSeF
Wprowadzenie KSeF nastąpi w sposób stopniowy, z uwzględnieniem wielkości firm:
- 1 lutego 2026 r. – obowiązek obejmie największe przedsiębiorstwa, czyli te osiągające roczny obrót powyżej 200 mln zł.
- 1 kwietnia 2026 r. – pozostałe podmioty, w tym mali przedsiębiorcy oraz firmy zwolnione z VAT, również zostaną objęte obowiązkiem korzystania z KSeF.
- 1 stycznia 2027 r. – system stanie się obligatoryjny także dla mikroprzedsiębiorców wystawiających faktury uproszczone (do 450 zł), których miesięczny obrót nie przekracza 10 tys. zł.
Okres ochronny bez kar
Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, przez cały rok 2026 nie będą stosowane sankcje pieniężne za błędy i nieprawidłowości wynikające z korzystania z KSeF. To tzw. „okres miękkiego wdrożenia”, który ma ułatwić przedsiębiorcom dostosowanie się do nowych przepisów bez presji natychmiastowej odpowiedzialności. Choć kary nie będą obowiązywać w tym czasie, nie oznacza to, że firmy mogą całkowicie odłożyć przygotowania. Wdrożenie KSeF wiąże się bowiem z koniecznością przeszkolenia personelu, aktualizacji oprogramowania oraz zmianą procedur wewnętrznych.
Co grozi od 2027 roku?
Po zakończeniu okresu przejściowego, czyli od 1 stycznia 2027 r., zaczną obowiązywać kary finansowe m.in. za:
- wystawienie faktury poza KSeF bez uzasadnionej przyczyny,
- przesyłanie dokumentów w formacie niezgodnym z obowiązującą strukturą logiczną,
- opóźnienia w przekazywaniu faktur do systemu.
Udogodnienia w nowej wersji systemu
Wraz z wejściem w życie obowiązkowego e-fakturowania, planowane są także uproszczenia i nowe funkcje w systemie, m.in.:
- możliwość załączania dokumentów do faktur elektronicznych – przydatna m.in. w branżach telekomunikacyjnej czy energetycznej,
- rezygnacja z obowiązku podawania numeru KSeF w tytułach przelewów,
- wyłączenie niektórych faktur z systemu, np. faktur wystawianych dla osób fizycznych nieprowadzących działalności lub faktur VAT RR.
Co warto zrobić już dziś?
Aby uniknąć problemów w momencie, gdy KSeF stanie się obowiązkowy, warto jak najszybciej:
- sprawdzić, czy używane oprogramowanie księgowe obsługuje KSeF 2.0,
- skonsultować się z dostawcą systemu fakturującego w sprawie aktualizacji,
- przeszkolić pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie,
- wdrożyć procedury zapewniające prawidłową integrację z systemem.
Podsumowanie
Rok 2026 to ostatni moment na bezpieczne i spokojne przygotowanie się do obowiązkowego korzystania z KSeF. Choć w pierwszym roku nie będą nakładane kary, to nie oznacza to braku konsekwencji dla nieprzygotowanych firm. Kluczowe jest wcześniejsze działanie – zarówno w zakresie technicznym, jak i organizacyjnym. Im szybciej przedsiębiorcy zaczną wdrażać zmiany, tym łagodniejsze będzie przejście do obowiązkowego e-fakturowania.
