W lipcu 2025 roku Ministerstwo Finansów opublikowało długo wyczekiwaną dokumentację interfejsu API nowej wersji Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF 2.0). To krok istotny przede wszystkim dla firm programistycznych i integratorów rozwiązań IT. Jednak większość przedsiębiorców nadal pozostaje w trybie oczekiwania – udostępnienie środowiska testowego przewidziane jest dopiero na koniec września. To oznacza, że na realne testy i wdrożenie systemu pozostaną zaledwie cztery miesiące przed planowanym obowiązkiem jego stosowania od lutego 2026 roku.
API już jest – środowiska testowego jeszcze brak
Choć dostawcy systemów finansowo-księgowych mogą już analizować techniczne założenia nowego API, firmy wciąż nie mają dostępu do środowiska testowego, które umożliwiłoby im praktyczne sprawdzenie działania KSeF 2.0. Udostępnienie tego środowiska planowane jest na 30 września 2025 r., co dla wielu przedsiębiorstw oznacza wyjątkowo napięty harmonogram wdrożeniowy.
To idealny moment, by upewnić się, czy obecne systemy i oprogramowanie używane w firmie są kompatybilne z nadchodzącymi zmianami. Warto rozpocząć rozmowy z dostawcami IT, którzy powinni już prowadzić prace przygotowawcze na podstawie przekazanej przez resort dokumentacji.
Niepewność i presja czasu – jak się przygotować?
W porównaniu do sytuacji sprzed roku, świadomość wśród przedsiębiorców na temat KSeF zdecydowanie wzrosła. Mimo to wiele firm nadal czeka z konkretnymi działaniami – głównie z powodu niepewności dotyczącej ostatecznych terminów i trybu wdrożenia. Tymczasem przygotowania należy rozpocząć już teraz, by uniknąć nerwowego pośpiechu na początku 2026 roku.
Działy księgowe i finansowe powinny przeanalizować opublikowany schemat e-faktury i ustalić, które dane będą kluczowe z punktu widzenia ich działalności. Choć schemat jest zunifikowany, jego implementacja w praktyce zależy od specyfiki branży i procesów wewnętrznych w firmie. Elektroniczna postać dokumentów może stać się impulsem do automatyzacji wielu czynności – od rozliczeń po archiwizację.
Jasny plan działania – co nas czeka?
Tegoroczny harmonogram publikacji materiałów przez Ministerstwo Finansów jest bardziej uporządkowany niż wcześniej. Integratorzy i twórcy systemów mają teraz jasność, na jakich zasadach mają dostosować swoje rozwiązania. Przedsiębiorcy natomiast mogą szykować się do testów, które – zgodnie z planem – rozpoczną się pod koniec września.
W listopadzie 2025 r. pojawi się również nowa wersja Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Wtedy też firmy będą mogły rozpocząć proces ubiegania się o certyfikaty niezbędne do korzystania z KSeF, w tym trybu awaryjnego oraz trybu „offline24”. Certyfikaty te będą kluczowe z punktu widzenia bezpieczeństwa operacji oraz ciągłości działania systemu w sytuacjach kryzysowych.
Działać trzeba już dziś
Firmy, które chcą uniknąć stresu i niepotrzebnych problemów w lutym 2026 r., powinny jak najszybciej podjąć działania przygotowawcze. Kluczowe jest aktywne zaangażowanie się w kontakt z dostawcami systemów księgowych, analiza nowej struktury faktur oraz przygotowanie personelu do nadchodzących zmian.
KSeF 2.0 to nie tylko nowy obowiązek prawny, ale także szansa na cyfrową transformację procesów finansowych w firmie. Warto ją wykorzystać.
KSeF z Fakturowo.pl
Platforma Fakturowo.pl może być w tym procesie cennym partnerem – zapewnia szybki start, intuicyjne narzędzia i gotowe rozwiązania dostosowane do KSeF już teraz. Użytkownicy mogą wystawiać i wysyłać faktury zgodnie z obowiązującym schematem, a także korzystać z trybu testowego oraz podglądu faktur przesłanych do systemu Ministerstwa Finansów.
