W 2026 roku wchodzi w życie długo zapowiadany obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Nowelizacja przepisów została przyjęta i jasno określa terminy, w których przedsiębiorcy – niezależnie od skali działalności – będą musieli wdrożyć nowe zasady fakturowania.
Od kiedy obowiązek wystawiania i odbioru faktur przez KSeF?
Już od 1 lutego 2026 roku duże firmy będą miały obowiązek wystawiania e-faktur wyłącznie przez KSeF. Tego samego dnia każda firma w Polsce – nawet jednoosobowa działalność – będzie musiała być gotowa na odbieranie dokumentów kosztowych właśnie za pośrednictwem tego systemu.
Nieco więcej czasu na wdrożenie nowego sposobu wystawiania faktur dostaną mniejsze firmy. Obowiązek obejmie wszystkich przedsiębiorców od 1 kwietnia 2026 roku. Jedyny wyjątek przewidziano dla mikroprzedsiębiorstw, których miesięczny obrót nie przekracza 10 tys. zł – w ich przypadku możliwość korzystania z tradycyjnych metod fakturowania zostanie utrzymana aż do końca 2026 roku.
Dlaczego nie można czekać z przygotowaniami?
Choć wdrażanie KSeF odbywa się etapami, nie oznacza to, że najmniejsze firmy mogą zignorować nadchodzące zmiany. Nawet jeśli dany podmiot jeszcze nie będzie musiał wystawiać faktur przez KSeF, od lutego 2026 r. musi już umieć je odbierać. To kluczowe, bo wielu dużych dostawców – jak np. operatorzy telefonii komórkowej, dostawcy paliwa czy hurtownie – przejdzie na wystawianie dokumentów wyłącznie przez system.
Brak kar na start – więcej czasu na adaptację
Ustawodawca przewidział okres przejściowy bez sankcji. Do końca 2026 roku nie będą nakładane kary za błędnie wystawione faktury w KSeF. To dobra wiadomość dla wszystkich, którzy jeszcze nie zdążyli wdrożyć odpowiednich rozwiązań – ten czas warto wykorzystać na przetestowanie systemu, przeszkolenie pracowników i dostosowanie procedur księgowych.
Podsumowanie
Od 2026 roku KSeF stanie się codziennością dla wszystkich firm w Polsce. Nawet jeśli obowiązek wystawiania e-faktur w systemie zostanie wprowadzony etapowo, każda firma – niezależnie od wielkości – już od lutego będzie musiała odbierać dokumenty przez KSeF. Warto już teraz zadbać o przygotowanie systemu, oprogramowania oraz współpracę z biurem księgowym. Im wcześniej rozpoczniemy testy, tym łatwiej będzie uniknąć chaosu i błędów w przyszłości.
