Wraz ze zbliżającym się obowiązkowym KSeF temat Profilu Zaufanego wraca jak bumerang. Wielu przedsiębiorców słyszy sprzeczne informacje. Jedni mówią, że bez Profilu Zaufanego nie da się wystawić żadnej faktury. Inni, że w ogóle nie jest potrzebny. Jak zwykle prawda leży pośrodku, a wszystko zależy od tego, w jaki sposób korzystasz z KSeF.
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to centralny system prowadzony przez Ministerstwo Finansów, który wymaga jednoznacznej identyfikacji osób działających w imieniu firmy. Państwo musi mieć pewność, że dostęp do faktur ma właściwa osoba. Profil Zaufany jest jednym z narzędzi, które to umożliwiają.
Przepisy nie mówią wprost, że każdy przedsiębiorca musi posiadać Profil Zaufany. Obowiązek dotyczy korzystania z KSeF, a nie konkretnej metody logowania. Problem w tym, że w praktyce to właśnie Profil Zaufany jest najprostszą i najczęściej wykorzystywaną formą identyfikacji.
Bez Profilu Zaufanego trudno jest wykonać podstawowe czynności administracyjne w KSeF. Nie chodzi o samo wystawienie faktury, ale o zarządzanie dostępami, uprawnieniami i integracjami. I to jest kluczowe rozróżnienie, o którym często się zapomina.
Profil Zaufany potrzebny jest głównie do czynności „startowych” i organizacyjnych. Przede wszystkim do pierwszego logowania do KSeF przez stronę podatki.gov.pl. To tam właściciel firmy potwierdza swoją tożsamość i uzyskuje dostęp do panelu KSeF.
Kolejna sprawa to nadawanie uprawnień. Jeżeli chcesz, aby faktury wystawiała księgowa, biuro rachunkowe albo pracownik, musisz im nadać odpowiednie role. Najczęściej robi się to właśnie przez Profil Zaufany. To samo dotyczy autoryzacji programu do fakturowania, który ma łączyć się z KSeF w Twoim imieniu.
Profil Zaufany jest też potrzebny do odwoływania uprawnień, zmiany zakresu dostępu czy kontroli, kto i kiedy korzystał z KSeF. Bez tego trudno mówić o realnej kontroli nad systemem.
Warto jasno powiedzieć jedno: do codziennego wystawiania faktur Profil Zaufany nie jest potrzebny. Jeżeli korzystasz z programu do fakturowania zintegrowanego z KSeF, to po jednorazowej konfiguracji wszystko odbywa się automatycznie.
System księgowy lub fakturowy łączy się z KSeF w tle, wysyła faktury, odbiera numer KSeF i zapisuje status dokumentu. Ty nie musisz się nigdzie logować ani potwierdzać operacji Profilem Zaufanym przy każdej fakturze. To bardzo częste nieporozumienie, które niepotrzebnie straszy przedsiębiorców.
Teoretycznie alternatywą jest kwalifikowany podpis elektroniczny. On również pozwala na uwierzytelnienie w KSeF i wykonywanie czynności administracyjnych. W praktyce korzystają z niego głównie spółki i większe firmy, które i tak używają podpisu kwalifikowanego do umów czy dokumentów korporacyjnych.
Dla jednoosobowych działalności Profil Zaufany jest po prostu wygodniejszy. Jest darmowy, można go założyć online i działa od ręki. Brak Profilu Zaufanego oznacza zazwyczaj więcej formalności i uzależnienie się od osób trzecich.
Jeżeli obsługą KSeF zajmuje się biuro rachunkowe, to i tak ktoś musi wykonać pierwszy krok. Właściciel firmy musi nadać uprawnienia. W większości przypadków odbywa się to przez Profil Zaufany, bo jest to najszybsza droga.
Po nadaniu dostępu biuro rachunkowe może samodzielnie wystawiać faktury, pobierać dokumenty z KSeF i obsługiwać rozliczenia. Właściciel firmy nie musi już ingerować w codzienną pracę, ale zachowuje możliwość cofnięcia uprawnień w każdej chwili.
W nowoczesnych systemach fakturowania, takich jak Fakturowo.pl, Profil Zaufany potrzebny jest tylko na początku. Służy do jednorazowego potwierdzenia, że to Ty jako właściciel firmy wyrażasz zgodę na połączenie konta z KSeF.
Po tej operacji system działa automatycznie. Faktury są wysyłane do KSeF, odbierany jest numer KSeF, a Ty widzisz status dokumentu bez konieczności logowania się do rządowych serwisów. Z perspektywy użytkownika różnica jest praktycznie niewidoczna.
Choć formalnie nie zawsze jest wymagany, Profil Zaufany w praktyce bardzo ułatwia życie. Przydaje się nie tylko do KSeF, ale też do kontaktów z urzędami, ZUS-em czy składania wniosków online. Przy KSeF daje poczucie kontroli i niezależności.
Brak Profilu Zaufanego oznacza, że w kluczowych momentach trzeba będzie szukać obejść albo prosić kogoś o pomoc. A w systemie takim jak KSeF, gdzie terminy i poprawność danych mają znaczenie, to raczej nie jest komfortowa sytuacja.
Profil Zaufany nie jest magicznym wymogiem do każdej faktury w KSeF, ale jest narzędziem, bez którego trudno sensownie zarządzać dostępami i uprawnieniami. Do codziennego fakturowania nie jest potrzebny, ale do startu i kontroli nad systemem praktycznie tak.
Jeżeli jeszcze go nie masz, warto potraktować to jako element przygotowania firmy do KSeF, a nie kolejny biurokratyczny obowiązek.
Czy Profil Zaufany jest obowiązkowy z punktu widzenia przepisów
Przepisy nie mówią wprost, że każdy przedsiębiorca musi posiadać Profil Zaufany. Obowiązek dotyczy korzystania z KSeF, a nie konkretnej metody logowania. Problem w tym, że w praktyce to właśnie Profil Zaufany jest najprostszą i najczęściej wykorzystywaną formą identyfikacji.
Bez Profilu Zaufanego trudno jest wykonać podstawowe czynności administracyjne w KSeF. Nie chodzi o samo wystawienie faktury, ale o zarządzanie dostępami, uprawnieniami i integracjami. I to jest kluczowe rozróżnienie, o którym często się zapomina.
Do czego Profil Zaufany jest faktycznie potrzebny
Profil Zaufany potrzebny jest głównie do czynności „startowych” i organizacyjnych. Przede wszystkim do pierwszego logowania do KSeF przez stronę podatki.gov.pl. To tam właściciel firmy potwierdza swoją tożsamość i uzyskuje dostęp do panelu KSeF.
Kolejna sprawa to nadawanie uprawnień. Jeżeli chcesz, aby faktury wystawiała księgowa, biuro rachunkowe albo pracownik, musisz im nadać odpowiednie role. Najczęściej robi się to właśnie przez Profil Zaufany. To samo dotyczy autoryzacji programu do fakturowania, który ma łączyć się z KSeF w Twoim imieniu.
Profil Zaufany jest też potrzebny do odwoływania uprawnień, zmiany zakresu dostępu czy kontroli, kto i kiedy korzystał z KSeF. Bez tego trudno mówić o realnej kontroli nad systemem.
Wystawianie faktur a Profil Zaufany – ważna różnica
Warto jasno powiedzieć jedno: do codziennego wystawiania faktur Profil Zaufany nie jest potrzebny. Jeżeli korzystasz z programu do fakturowania zintegrowanego z KSeF, to po jednorazowej konfiguracji wszystko odbywa się automatycznie.
System księgowy lub fakturowy łączy się z KSeF w tle, wysyła faktury, odbiera numer KSeF i zapisuje status dokumentu. Ty nie musisz się nigdzie logować ani potwierdzać operacji Profilem Zaufanym przy każdej fakturze. To bardzo częste nieporozumienie, które niepotrzebnie straszy przedsiębiorców.
A co jeśli nie mam Profilu Zaufanego
Teoretycznie alternatywą jest kwalifikowany podpis elektroniczny. On również pozwala na uwierzytelnienie w KSeF i wykonywanie czynności administracyjnych. W praktyce korzystają z niego głównie spółki i większe firmy, które i tak używają podpisu kwalifikowanego do umów czy dokumentów korporacyjnych.
Dla jednoosobowych działalności Profil Zaufany jest po prostu wygodniejszy. Jest darmowy, można go założyć online i działa od ręki. Brak Profilu Zaufanego oznacza zazwyczaj więcej formalności i uzależnienie się od osób trzecich.
Biuro rachunkowe i pełnomocnictwa w KSeF
Jeżeli obsługą KSeF zajmuje się biuro rachunkowe, to i tak ktoś musi wykonać pierwszy krok. Właściciel firmy musi nadać uprawnienia. W większości przypadków odbywa się to przez Profil Zaufany, bo jest to najszybsza droga.
Po nadaniu dostępu biuro rachunkowe może samodzielnie wystawiać faktury, pobierać dokumenty z KSeF i obsługiwać rozliczenia. Właściciel firmy nie musi już ingerować w codzienną pracę, ale zachowuje możliwość cofnięcia uprawnień w każdej chwili.
Jak to wygląda w praktyce w Fakturowo.pl
W nowoczesnych systemach fakturowania, takich jak Fakturowo.pl, Profil Zaufany potrzebny jest tylko na początku. Służy do jednorazowego potwierdzenia, że to Ty jako właściciel firmy wyrażasz zgodę na połączenie konta z KSeF.
Po tej operacji system działa automatycznie. Faktury są wysyłane do KSeF, odbierany jest numer KSeF, a Ty widzisz status dokumentu bez konieczności logowania się do rządowych serwisów. Z perspektywy użytkownika różnica jest praktycznie niewidoczna.
Dlaczego warto mieć Profil Zaufany nawet jeśli „nie jest obowiązkowy”
Choć formalnie nie zawsze jest wymagany, Profil Zaufany w praktyce bardzo ułatwia życie. Przydaje się nie tylko do KSeF, ale też do kontaktów z urzędami, ZUS-em czy składania wniosków online. Przy KSeF daje poczucie kontroli i niezależności.
Brak Profilu Zaufanego oznacza, że w kluczowych momentach trzeba będzie szukać obejść albo prosić kogoś o pomoc. A w systemie takim jak KSeF, gdzie terminy i poprawność danych mają znaczenie, to raczej nie jest komfortowa sytuacja.
Podsumowanie
Profil Zaufany nie jest magicznym wymogiem do każdej faktury w KSeF, ale jest narzędziem, bez którego trudno sensownie zarządzać dostępami i uprawnieniami. Do codziennego fakturowania nie jest potrzebny, ale do startu i kontroli nad systemem praktycznie tak.
Jeżeli jeszcze go nie masz, warto potraktować to jako element przygotowania firmy do KSeF, a nie kolejny biurokratyczny obowiązek.
