Od 1 kwietnia 2026 r., gdy Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy, przedsiębiorcy pożegnają się z jednym z częstych problemów – wystawianiem duplikatów faktur. W nowym systemie każda faktura istnieje w jednej, niezmiennej wersji i jest zawsze dostępna zarówno dla sprzedawcy, jak i nabywcy. To koniec z gubieniem dokumentów i dodatkowymi formalnościami.
Wraz z obowiązkowym wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), sposób przechowywania i udostępniania faktur całkowicie się zmienia. Jedną z najwygodniejszych konsekwencji tego systemu jest to, że przedsiębiorcy nie będą już musieli wystawiać duplikatów faktur. To niewielka zmiana z pozoru, ale w praktyce oznacza duże ułatwienie w codziennej pracy firm.
Do tej pory, jeśli faktura papierowa lub elektroniczna zaginęła albo nie dotarła do nabywcy, sprzedawca musiał wystawić jej duplikat. Taki dokument miał tę samą treść i datę pierwotnej faktury, ale z dopiskiem „DUPLIKAT” i aktualną datą jego wystawienia. Procedura była potrzebna, by zachować poprawność rozliczeń i umożliwić nabywcy ujęcie kosztu w ewidencji.
W KSeF każda faktura ma unikalny numer identyfikacyjny (tzw. numer KSeF), który jest nadawany przez system Ministerstwa Finansów w momencie przesłania dokumentu. Od tej chwili faktura istnieje trwale w bazie KSeF i nie może zaginąć, zostać przypadkowo usunięta ani zmodyfikowana.
Zarówno wystawca, jak i nabywca mogą w każdej chwili pobrać ten sam dokument bezpośrednio z systemu – nie ma więc potrzeby wystawiania duplikatu. Dostęp jest gwarantowany przez uprawnienia nadane w KSeF, a autentyczność dokumentu potwierdza sam system, nie podpis elektroniczny wystawcy.
Dla przedsiębiorców i biur rachunkowych oznacza to koniec nieporozumień i dodatkowej biurokracji. Jeśli klient zgubi fakturę lub nie znajdzie jej w swojej skrzynce e-mail, wystarczy, że zaloguje się do KSeF lub swojego programu zintegrowanego z systemem (np. Fakturowo.pl) i pobierze fakturę ponownie.
Nie trzeba prosić sprzedawcy o duplikat ani martwić się o datę ponownego ujęcia w kosztach – oryginał faktury w KSeF jest zawsze jeden, zawsze dostępny i zawsze autentyczny.
Brak obowiązku wystawiania duplikatów to tylko jeden z wielu przykładów uproszczeń, jakie niesie KSeF. Dzięki centralnemu systemowi faktury są bezpieczne, przechowywane w jednym miejscu i dostępne dla obu stron transakcji przez 10 lat. To mniej formalności, mniej pomyłek i więcej czasu na prowadzenie biznesu, a nie papierologię.
Czym był duplikat faktury?
Do tej pory, jeśli faktura papierowa lub elektroniczna zaginęła albo nie dotarła do nabywcy, sprzedawca musiał wystawić jej duplikat. Taki dokument miał tę samą treść i datę pierwotnej faktury, ale z dopiskiem „DUPLIKAT” i aktualną datą jego wystawienia. Procedura była potrzebna, by zachować poprawność rozliczeń i umożliwić nabywcy ujęcie kosztu w ewidencji.
Jak działa to w KSeF?
W KSeF każda faktura ma unikalny numer identyfikacyjny (tzw. numer KSeF), który jest nadawany przez system Ministerstwa Finansów w momencie przesłania dokumentu. Od tej chwili faktura istnieje trwale w bazie KSeF i nie może zaginąć, zostać przypadkowo usunięta ani zmodyfikowana.
Zarówno wystawca, jak i nabywca mogą w każdej chwili pobrać ten sam dokument bezpośrednio z systemu – nie ma więc potrzeby wystawiania duplikatu. Dostęp jest gwarantowany przez uprawnienia nadane w KSeF, a autentyczność dokumentu potwierdza sam system, nie podpis elektroniczny wystawcy.
Co to oznacza w praktyce?
Dla przedsiębiorców i biur rachunkowych oznacza to koniec nieporozumień i dodatkowej biurokracji. Jeśli klient zgubi fakturę lub nie znajdzie jej w swojej skrzynce e-mail, wystarczy, że zaloguje się do KSeF lub swojego programu zintegrowanego z systemem (np. Fakturowo.pl) i pobierze fakturę ponownie.
Nie trzeba prosić sprzedawcy o duplikat ani martwić się o datę ponownego ujęcia w kosztach – oryginał faktury w KSeF jest zawsze jeden, zawsze dostępny i zawsze autentyczny.
Podsumowanie
Brak obowiązku wystawiania duplikatów to tylko jeden z wielu przykładów uproszczeń, jakie niesie KSeF. Dzięki centralnemu systemowi faktury są bezpieczne, przechowywane w jednym miejscu i dostępne dla obu stron transakcji przez 10 lat. To mniej formalności, mniej pomyłek i więcej czasu na prowadzenie biznesu, a nie papierologię.
