Krajowy System e-Faktur (KSeF) od 2026 roku stanie się obowiązkowy dla wszystkich firm w Polsce – niezależnie od skali działalności. Oznacza to, że nawet jednoosobowa działalność gospodarcza czy niewielka firma usługowa będzie musiała wystawiać faktury w nowym systemie. Właściciele mikrofirm zastanawiają się, czy to oznacza więcej biurokracji, czy może faktyczne ułatwienie. Przyjrzyjmy się bliżej, jak KSeF wpłynie na najmniejszych przedsiębiorców.
Czym właściwie jest KSeF?
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralna platforma Ministerstwa Finansów, przez którą od 2026 roku będzie musiała przejść każda faktura. W praktyce oznacza to, że dokumenty wystawiane przez przedsiębiorców nie będą już przesyłane wyłącznie mailem czy drukowane na papierze – trafią najpierw do systemu KSeF, a dopiero potem do kontrahenta. Najważniejsze cechy KSeF
- faktura ma jednolity format XML, dzięki czemu zawsze wygląda tak samo,
- każda faktura otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny,
- dokument jest automatycznie archiwizowany na serwerach Ministerstwa Finansów,
- dostęp do faktur mają zarówno przedsiębiorca, jak i urząd skarbowy.
Mikrofirmy – kogo obejmą zmiany?
Mikroprzedsiębiorcą w świetle prawa jest firma, która zatrudnia mniej niż 10 osób i ma obrót poniżej 2 mln euro rocznie. To ogromna grupa – w Polsce ponad 90% firm mieści się w tej kategorii. Do mikrofirm zaliczają się m.in.:
- jednoosobowe działalności gospodarcze,
- małe sklepy internetowe,
- lokalne firmy usługowe (np. fryzjerzy, warsztaty samochodowe, budowlańcy),
- freelancerzy wystawiający faktury klientom.
Najważniejsze zmiany dla mikroprzedsiębiorców
- Koniec faktur w Wordzie i Excelu – każdy dokument musi być wystawiony w KSeF.
- Nowy sposób wysyłki faktury do klienta – kontrahent pobierze ją bezpośrednio z systemu albo dostanie link/wiadomość wygenerowaną przez program księgowy.
- Automatyczne archiwum – nie trzeba już przechowywać faktur w segregatorach czy na dysku. System zrobi to za przedsiębiorcę.
- Szybszy zwrot VAT – w teorii urząd skarbowy ma oddawać VAT nawet w 40 dni, a nie w 60.
- Łatwiejsze kontrole – urząd widzi faktury w czasie rzeczywistym, więc przedsiębiorca nie musi ich później dostarczać.
Obawy najmniejszych firm
Dla mikrofirm wprowadzenie KSeF budzi jednak kilka pytań i wątpliwości:
- Czy dam radę samodzielnie wystawiać faktury w KSeF? – osoby, które dziś robią to w prostym programie lub Excelu, będą musiały się przestawić.
- Co jeśli klient chce fakturę „od ręki”? – wystawienie jej w KSeF potrwa chwilę dłużej, bo trzeba zalogować się do systemu.
- A jeśli nie mam księgowej? – KSeF można obsługiwać samodzielnie, ale wymaga to profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego.
- Czy to będzie działało bez przerw? – wielu przedsiębiorców obawia się, że system państwowy w kluczowych momentach może „paść”.
Jak mikrofirmy mogą się przygotować?
- Sprawdź program do fakturowania. Większość popularnych rozwiązań (np. Fakturowo.pl) planuje pełną integrację z KSeF. Dzięki temu mikroprzedsiębiorca będzie mógł wystawiać faktury tak, jak dotychczas, a system automatycznie prześle je do KSeF.
- Przetestuj logowanie. Do KSeF potrzebny jest profil zaufany lub podpis kwalifikowany – warto sprawdzić już teraz, czy działa poprawnie.
- Nadaj uprawnienia księgowej. Jeśli współpracujesz z biurem rachunkowym, możesz dać dostęp do wystawiania i pobierania faktur w Twoim imieniu.
- Zmień obieg dokumentów. Klient nie zawsze dostanie fakturę mailem – czasem trzeba będzie go poinformować, że znajdzie ją w systemie.
- Ćwicz na wersji testowej. Ministerstwo udostępnia środowisko testowe, gdzie można bez ryzyka sprawdzić, jak działa system.
Fakturowo.pl a KSeF – wygoda dla mikrofirm
Dla najmniejszych firm kluczowe będzie to, aby obsługa KSeF była możliwie prosta. Tutaj z pomocą przychodzą rozwiązania takie jak Fakturowo.pl. Platforma oferuje intuicyjny panel do wystawiania faktur, który po uruchomieniu KSeF będzie działał praktycznie tak samo, jak dotychczas – z tą różnicą, że faktura zostanie od razu przesłana do systemu Ministerstwa Finansów. Dzięki temu mikrofirmy nie będą musiały samodzielnie wgrywać plików XML, logować się do portalu rządowego ani martwić o techniczne szczegóły. Wszystko odbywa się automatycznie, a przedsiębiorca może skupić się na swojej działalności.
Plusy dla najmniejszych firm
Choć na początku może się to wydawać kłopotliwe, KSeF ma też realne zalety dla mikrofirm:
- brak kosztów archiwizacji i przechowywania faktur,
- większe bezpieczeństwo – faktury nie zginą przy awarii komputera,
- mniejsza szansa na oszustwa, bo każda faktura ma unikalny numer w systemie,
- prostsze rozliczenia VAT,
- lepsza kontrola płatności (wszystkie faktury są w jednym miejscu),
- możliwość obsługi przez programy takie jak Fakturowo.pl, które zdejmują z przedsiębiorcy techniczne obowiązki.
Podsumowanie
Od 2026 roku nawet najmniejszy przedsiębiorca – fryzjer, grafik czy właściciel sklepu internetowego – będzie musiał wystawiać faktury w KSeF. To duża zmiana, ale nie musi oznaczać katastrofy. W praktyce wiele programów księgowych, w tym Fakturowo.pl, zadba o pełną integrację i sprawi, że przejście będzie dla mikrofirm niemal niezauważalne. Warto więc potraktować KSeF nie tylko jako obowiązek, ale jako szansę na uproszczenie rozliczeń i uporządkowanie dokumentów.
