Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmieniają się nie tylko sposoby wystawiania faktur sprzedażowych, lecz także podejście do faktur korygujących. Nowe regulacje, które w pełni wejdą w życie w 2026 roku, przyniosą szereg obowiązków i wyzwań dla firm, szczególnie w kontekście prawidłowego dokumentowania korekt.
Faktury korygujące stanowią istotny element obrotu gospodarczego – są wykorzystywane m.in. przy zwrotach towarów, błędach w pierwotnych fakturach lub udzielaniu rabatów. W ramach KSeF ich obsługa ulega digitalizacji i ustrukturyzowaniu, co wpływa zarówno na sposób ich wystawiania, jak i moment ich uznania w rozliczeniach podatkowych.
Jedną z najważniejszych zmian jest konieczność powiązania korekty z fakturą pierwotną za pomocą unikalnego numeru identyfikacyjnego nadawanego w KSeF. W praktyce oznacza to, że korekta musi być „przypięta” do konkretnego dokumentu źródłowego w systemie. Ułatwia to kontrolę i zapobiega nadużyciom, ale wymaga również większej dyscypliny i staranności po stronie wystawcy faktury.
Co istotne, faktury korygujące będą musiały być również wystawiane w postaci ustrukturyzowanej. Oznacza to koniec z edytowalnymi dokumentami PDF – każda korekta będzie musiała przejść przez system KSeF, co ma zapewnić spójność danych i ułatwić weryfikację przez organy skarbowe. Taka forma wpływa również na datę uznania korekty – kluczowy staje się moment jej przesłania i przyjęcia przez system, a nie np. data podpisania przez kontrahenta.
Nieco inaczej będą wyglądać też rozliczenia zbiorcze. W przypadku większej liczby korekt dotyczących jednego kontrahenta, przedsiębiorcy będą musieli rozważyć, czy warto łączyć je w jedną zbiorczą korektę – czy też każda sytuacja wymaga osobnego dokumentu. W KSeF nie ma miejsca na dowolność – wszystko musi być zgodne z logiczną strukturą FA(3), która określa m.in. powody korekty i dokładne wartości przed i po zmianie.
Zmiany te mają swoje zalety – uszczelnienie systemu, eliminację luk podatkowych i uproszczenie kontroli. Jednak niosą też pewne ryzyko: każda niepoprawnie wystawiona korekta może oznaczać problemy z rozliczeniem VAT, a także opóźnienia w zwrotach czy korektach przychodów.
Nowe zasady wystawiania faktur korygujących w systemie KSeF wymagają od przedsiębiorców nie tylko zmiany procedur, ale i odpowiednich narzędzi. Warto już teraz zapoznać się z nową strukturą faktury FA(3) oraz przygotować system księgowy do poprawnej obsługi korekt.
Serwis Fakturowo.pl jest gotowy na nadchodzące zmiany – platforma wspiera wystawianie faktur korygujących zgodnie z wymogami KSeF, zapewniając zgodność z aktualnymi i przyszłymi przepisami.
Jedną z najważniejszych zmian jest konieczność powiązania korekty z fakturą pierwotną za pomocą unikalnego numeru identyfikacyjnego nadawanego w KSeF. W praktyce oznacza to, że korekta musi być „przypięta” do konkretnego dokumentu źródłowego w systemie. Ułatwia to kontrolę i zapobiega nadużyciom, ale wymaga również większej dyscypliny i staranności po stronie wystawcy faktury.
Co istotne, faktury korygujące będą musiały być również wystawiane w postaci ustrukturyzowanej. Oznacza to koniec z edytowalnymi dokumentami PDF – każda korekta będzie musiała przejść przez system KSeF, co ma zapewnić spójność danych i ułatwić weryfikację przez organy skarbowe. Taka forma wpływa również na datę uznania korekty – kluczowy staje się moment jej przesłania i przyjęcia przez system, a nie np. data podpisania przez kontrahenta.
Nieco inaczej będą wyglądać też rozliczenia zbiorcze. W przypadku większej liczby korekt dotyczących jednego kontrahenta, przedsiębiorcy będą musieli rozważyć, czy warto łączyć je w jedną zbiorczą korektę – czy też każda sytuacja wymaga osobnego dokumentu. W KSeF nie ma miejsca na dowolność – wszystko musi być zgodne z logiczną strukturą FA(3), która określa m.in. powody korekty i dokładne wartości przed i po zmianie.
Zmiany te mają swoje zalety – uszczelnienie systemu, eliminację luk podatkowych i uproszczenie kontroli. Jednak niosą też pewne ryzyko: każda niepoprawnie wystawiona korekta może oznaczać problemy z rozliczeniem VAT, a także opóźnienia w zwrotach czy korektach przychodów.
Podsumowanie
Nowe zasady wystawiania faktur korygujących w systemie KSeF wymagają od przedsiębiorców nie tylko zmiany procedur, ale i odpowiednich narzędzi. Warto już teraz zapoznać się z nową strukturą faktury FA(3) oraz przygotować system księgowy do poprawnej obsługi korekt.
Serwis Fakturowo.pl jest gotowy na nadchodzące zmiany – platforma wspiera wystawianie faktur korygujących zgodnie z wymogami KSeF, zapewniając zgodność z aktualnymi i przyszłymi przepisami.
