Wdrożenie KSeF to nie tylko nowy obowiązek podatkowy, ale też szereg realnych ułatwień dla firm. Szybszy zwrot VAT w 40 dni, brak konieczności wystawiania duplikatów, prostsze korekty faktur czy darmowe przechowywanie dokumentów w systemie – to tylko część korzyści, jakie daje korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) od początku budził sporo emocji – jedni widzieli w nim kolejne obciążenie, inni szansę na uproszczenie codziennych rozliczeń. Warto więc przyjrzeć się konkretnym korzyściom, które niesie ze sobą korzystanie z systemu. Nie chodzi tylko o zgodność z przepisami, ale o realne ułatwienia w pracy przedsiębiorców.
Jedną z najważniejszych zachęt do korzystania z KSeF jest możliwość otrzymania szybszego zwrotu VAT – już w 40 dni zamiast standardowych 60. Aby skorzystać z tej opcji, trzeba spełnić określone warunki. Najważniejsze z nich to:
KSeF upraszcza także rozliczanie faktur korygujących. Sprzedawca, który wystawia korektę „in minus”, nie musi już uzyskiwać potwierdzenia jej odbioru przez nabywcę. Sam fakt przesłania korekty do systemu wystarczy, aby mogła zostać rozliczona. Zyskuje na tym zarówno sprzedawca (szybsze rozliczenie), jak i nabywca (łatwiejszy dostęp do dokumentów i brak dodatkowych formalności).
Przedsiębiorcy nie muszą już przygotowywać i przesyłać plików JPK_FA na żądanie organów podatkowych. Wszystkie dane i tak znajdują się w systemie, więc urząd skarbowy może je pobrać bez angażowania firmy. To oznacza mniej pracy, mniej stresu i brak ryzyka pomyłek w raportowaniu.
Do tej pory przedsiębiorcy musieli stosować procedury zapewniające autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur. KSeF przejmuje tę odpowiedzialność – faktura w systemie z definicji spełnia te warunki. Dla firm oznacza to brak dodatkowych procedur i kosztów związanych z ich dokumentowaniem.
KSeF zapewnia bezpieczne i darmowe przechowywanie faktur przez 10 lat. Przedsiębiorca nie musi martwić się o serwery, kopie zapasowe czy archiwa papierowe. Wszystkie dokumenty są dostępne online i można do nich sięgnąć w każdej chwili – zarówno sprzedawca, jak i nabywca.
Zgubiona faktura czy brak dokumentu w archiwum? W KSeF takie problemy nie istnieją. Ponieważ faktury są przechowywane centralnie, nie ma potrzeby wystawiania duplikatów – każda faktura jest zawsze dostępna w systemie w oryginalnej postaci.
KSeF wprowadza jeden wzorzec faktury ustrukturyzowanej. To duże ułatwienie, szczególnie dla firm, które współpracują z wieloma kontrahentami. Nie trzeba zastanawiać się nad różnicami w formacie dokumentu, wszystkie faktury mają taki sam schemat XML. Ułatwia to automatyzację, import do programów księgowych i ogranicza ryzyko błędów.
Choć wdrożenie KSeF wymagało przygotowań, to lista korzyści pokazuje, że system może realnie ułatwić życie przedsiębiorcom. Od szybszego zwrotu VAT, przez prostsze korekty, aż po brak konieczności wystawiania duplikatów i przechowywania dokumentów na własną rękę – to wszystko sprawia, że codzienne prowadzenie firmy staje się bardziej przejrzyste i mniej obciążone formalnościami.
40-dniowy termin zwrotu VAT
Jedną z najważniejszych zachęt do korzystania z KSeF jest możliwość otrzymania szybszego zwrotu VAT – już w 40 dni zamiast standardowych 60. Aby skorzystać z tej opcji, trzeba spełnić określone warunki. Najważniejsze z nich to:
- wszystkie faktury w danym okresie muszą być wystawione w KSeF,
- podatnik nie może mieć zaległości podatkowych,
- rozliczenia muszą być rzetelne i terminowe.
Łatwiejsze rozliczanie faktur korygujących in minus
KSeF upraszcza także rozliczanie faktur korygujących. Sprzedawca, który wystawia korektę „in minus”, nie musi już uzyskiwać potwierdzenia jej odbioru przez nabywcę. Sam fakt przesłania korekty do systemu wystarczy, aby mogła zostać rozliczona. Zyskuje na tym zarówno sprzedawca (szybsze rozliczenie), jak i nabywca (łatwiejszy dostęp do dokumentów i brak dodatkowych formalności).
Koniec z JPK_FA na żądanie
Przedsiębiorcy nie muszą już przygotowywać i przesyłać plików JPK_FA na żądanie organów podatkowych. Wszystkie dane i tak znajdują się w systemie, więc urząd skarbowy może je pobrać bez angażowania firmy. To oznacza mniej pracy, mniej stresu i brak ryzyka pomyłek w raportowaniu.
Koniec z obowiązkami dotyczącymi autentyczności faktur
Do tej pory przedsiębiorcy musieli stosować procedury zapewniające autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur. KSeF przejmuje tę odpowiedzialność – faktura w systemie z definicji spełnia te warunki. Dla firm oznacza to brak dodatkowych procedur i kosztów związanych z ich dokumentowaniem.
Przechowywanie faktur w systemie
KSeF zapewnia bezpieczne i darmowe przechowywanie faktur przez 10 lat. Przedsiębiorca nie musi martwić się o serwery, kopie zapasowe czy archiwa papierowe. Wszystkie dokumenty są dostępne online i można do nich sięgnąć w każdej chwili – zarówno sprzedawca, jak i nabywca.
Brak duplikatów
Zgubiona faktura czy brak dokumentu w archiwum? W KSeF takie problemy nie istnieją. Ponieważ faktury są przechowywane centralnie, nie ma potrzeby wystawiania duplikatów – każda faktura jest zawsze dostępna w systemie w oryginalnej postaci.
Jednolity wzorzec faktury
KSeF wprowadza jeden wzorzec faktury ustrukturyzowanej. To duże ułatwienie, szczególnie dla firm, które współpracują z wieloma kontrahentami. Nie trzeba zastanawiać się nad różnicami w formacie dokumentu, wszystkie faktury mają taki sam schemat XML. Ułatwia to automatyzację, import do programów księgowych i ogranicza ryzyko błędów.
Podsumowanie
Choć wdrożenie KSeF wymagało przygotowań, to lista korzyści pokazuje, że system może realnie ułatwić życie przedsiębiorcom. Od szybszego zwrotu VAT, przez prostsze korekty, aż po brak konieczności wystawiania duplikatów i przechowywania dokumentów na własną rękę – to wszystko sprawia, że codzienne prowadzenie firmy staje się bardziej przejrzyste i mniej obciążone formalnościami.
