Korygowanie faktur w KSeF potrafi budzić wątpliwości, szczególnie gdy chodzi o poprawianie danych sprzedawcy lub nabywcy. Do tego właśnie służą elementy Podmiot1K i Podmiot2K. Wyjaśniamy, kiedy można z nich skorzystać, jak działają ograniczenia dotyczące NIP i co zrobić, gdy na fakturze występuje kilku nabywców.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadził nowe zasady wystawiania i korygowania dokumentów. Oprócz standardowych pól pojawiły się dodatkowe elementy, które pozwalają precyzyjnie wskazać, jakie dane zostały skorygowane. Do najważniejszych z nich należą Podmiot1K oraz Podmiot2K – odpowiedzialne za dane sprzedawcy i nabywcy. Poniżej wyjaśniamy, jak działają i kiedy należy je stosować.
Podmiot1K to element opcjonalny, w którym można wskazać poprawne dane sprzedawcy, jeśli na fakturze pierwotnej znalazły się błędy.
Przykłady zastosowania:
Nie można w ten sposób skorygować błędnego numeru NIP sprzedawcy. Jeśli numer identyfikacyjny jest niepoprawny, konieczne jest wystawienie faktury korygującej do wartości zerowych, a następnie wystawienie nowej faktury z prawidłowym NIP.
Podmiot2K pełni analogiczną rolę po stronie nabywcy.
Może dotyczyć:
NIP nabywcy (zarówno głównego, jak i dodatkowego) nie podlega korekcie. Jeśli na fakturze znalazł się błędny numer, trzeba wystawić fakturę korygującą do wartości zerowych i następnie nową fakturę z właściwymi danymi.
W przypadku korekty danych innych niż NIP, numer identyfikacyjny nabywcy w Podmiot2K musi być taki sam jak w części Podmiot2 lub Podmiot3 faktury korygującej.
KSeF pozwala na wielokrotne wystąpienie elementu Podmiot2K – maksymalnie 101 razy. Dzięki temu można poprawić dane wielu kontrahentów, jeśli pierwotna faktura obejmowała kilku nabywców. Jeżeli na fakturze pierwotnej występuje więcej niż jeden dodatkowy nabywca (Podmiot3 z rolą „4”), to w fakturze korygującej należy powtórzyć odpowiednią liczbę wystąpień elementu Podmiot2K – po jednym dla każdego dodatkowego nabywcy, którego dane korygujemy.
KSeF traktuje to wprost:
Elementy Podmiot1K i Podmiot2K służą do korekty danych sprzedawcy i nabywcy, ale tylko w ograniczonym zakresie.
Błędy w numerze NIP – zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy – zawsze wymagają korekty do wartości zerowych i ponownego wystawienia faktury.
Korekta innych danych (np. adresu, nazwy firmy) może zostać wprowadzona w Podmiot1K lub Podmiot2K.
W przypadku nabywców należy pamiętać, że Podmiot2K obejmuje zarówno głównego nabywcę, jak i dodatkowego odbiorcę wskazanego jako Podmiot3 (rola „4”).
KSeF precyzyjnie rozdziela sytuacje, w których wystarczy korekta danych, od tych, które wymagają anulowania faktury i wystawienia nowej. Dzięki elementom Podmiot1K i Podmiot2K możliwe jest prostsze poprawienie drobnych błędów formalnych, takich jak adres czy nazwa firmy, ale błędny NIP zawsze oznacza konieczność wystawienia dokumentu zerowego. Znajomość tych zasad pozwala uniknąć problemów i sprawnie prowadzić rozliczenia w systemie.
Dobra wiadomość dla użytkowników – system Fakturowo.pl już wkrótce będzie obsługiwał elementy Podmiot1K i Podmiot2K w najnowszej strukturze KSeF FA(3). Dzięki temu wystawianie i korygowanie faktur jest zgodne z aktualnymi wymaganiami Ministerstwa Finansów, a poprawianie danych kontrahentów odbywa się bez zbędnych komplikacji.
Podmiot1K – korekta danych sprzedawcy
Podmiot1K to element opcjonalny, w którym można wskazać poprawne dane sprzedawcy, jeśli na fakturze pierwotnej znalazły się błędy.
Przykłady zastosowania:
- zmiana adresu firmy,
- poprawa literówki w nazwie,
- uzupełnienie brakującej formy prawnej (np. „sp. z o.o.”).
Nie można w ten sposób skorygować błędnego numeru NIP sprzedawcy. Jeśli numer identyfikacyjny jest niepoprawny, konieczne jest wystawienie faktury korygującej do wartości zerowych, a następnie wystawienie nowej faktury z prawidłowym NIP.
Podmiot2K – korekta danych nabywcy lub dodatkowego nabywcy
Podmiot2K pełni analogiczną rolę po stronie nabywcy.
Może dotyczyć:
- Podmiotu2 – czyli głównego nabywcy,
- Podmiotu3 z rolą „4” – czyli dodatkowego nabywcy wskazanego na fakturze.
- poprawa adresu nabywcy,
- zmiana nazwy firmy,
- korekta innych danych formalnych poza numerem identyfikacyjnym.
NIP nabywcy (zarówno głównego, jak i dodatkowego) nie podlega korekcie. Jeśli na fakturze znalazł się błędny numer, trzeba wystawić fakturę korygującą do wartości zerowych i następnie nową fakturę z właściwymi danymi.
W przypadku korekty danych innych niż NIP, numer identyfikacyjny nabywcy w Podmiot2K musi być taki sam jak w części Podmiot2 lub Podmiot3 faktury korygującej.
Ile razy można użyć Podmiot2K?
KSeF pozwala na wielokrotne wystąpienie elementu Podmiot2K – maksymalnie 101 razy. Dzięki temu można poprawić dane wielu kontrahentów, jeśli pierwotna faktura obejmowała kilku nabywców. Jeżeli na fakturze pierwotnej występuje więcej niż jeden dodatkowy nabywca (Podmiot3 z rolą „4”), to w fakturze korygującej należy powtórzyć odpowiednią liczbę wystąpień elementu Podmiot2K – po jednym dla każdego dodatkowego nabywcy, którego dane korygujemy.
KSeF traktuje to wprost:
- Podmiot2K jest elementem powtarzalnym (może wystąpić do 101 razy).
- Każde jego wystąpienie odnosi się do jednego konkretnego nabywcy z faktury pierwotnej – zarówno głównego (Podmiot2), jak i dodatkowych (Podmiot3 z rolą „4”).
- Jeśli faktura pierwotna miała dwóch dodatkowych nabywców, a w korekcie chcesz poprawić dane obu, to w korekcie musisz umieścić dwa oddzielne Podmiot2K – każdy z tym samym numerem identyfikacyjnym (NIP) co na pierwotnej fakturze, ale z poprawionymi danymi formalnymi.
Co to oznacza w praktyce?
Elementy Podmiot1K i Podmiot2K służą do korekty danych sprzedawcy i nabywcy, ale tylko w ograniczonym zakresie.
Błędy w numerze NIP – zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy – zawsze wymagają korekty do wartości zerowych i ponownego wystawienia faktury.
Korekta innych danych (np. adresu, nazwy firmy) może zostać wprowadzona w Podmiot1K lub Podmiot2K.
W przypadku nabywców należy pamiętać, że Podmiot2K obejmuje zarówno głównego nabywcę, jak i dodatkowego odbiorcę wskazanego jako Podmiot3 (rola „4”).
Podsumowanie
KSeF precyzyjnie rozdziela sytuacje, w których wystarczy korekta danych, od tych, które wymagają anulowania faktury i wystawienia nowej. Dzięki elementom Podmiot1K i Podmiot2K możliwe jest prostsze poprawienie drobnych błędów formalnych, takich jak adres czy nazwa firmy, ale błędny NIP zawsze oznacza konieczność wystawienia dokumentu zerowego. Znajomość tych zasad pozwala uniknąć problemów i sprawnie prowadzić rozliczenia w systemie.
Obsługa w Fakturowo.pl
Dobra wiadomość dla użytkowników – system Fakturowo.pl już wkrótce będzie obsługiwał elementy Podmiot1K i Podmiot2K w najnowszej strukturze KSeF FA(3). Dzięki temu wystawianie i korygowanie faktur jest zgodne z aktualnymi wymaganiami Ministerstwa Finansów, a poprawianie danych kontrahentów odbywa się bez zbędnych komplikacji.
