Wraz z obowiązkowym wejściem KSeF w 2026 roku pojawi się nowy element na fakturach – kod QR. To nie tylko graficzny dodatek, ale ważne narzędzie, które umożliwia weryfikację autentyczności dokumentu i szybki dostęp do jego wersji zapisanej w systemie.
Co to jest kod QR KSeF
Kod QR (Quick Response) to graficzna forma danych – kwadratowy znak składający się z czarno-białych modułów. W przypadku KSeF jest to zakodowany link, który prowadzi do odpowiedniego zasobu systemu Ministerstwa Finansów. Po zeskanowaniu kodu smartfonem lub skanerem można od razu sprawdzić, czy faktura rzeczywiście istnieje w systemie, pobrać jej ustrukturyzowaną wersję XML lub potwierdzić autentyczność wystawcy.
Technicznie rzecz biorąc, kod QR KSeF musi być zgodny z normą ISO/IEC 18004:2015, a jego treść generowana jest lokalnie w programie księgowym na podstawie danych faktury i numeru KSeF.
Dlaczego wprowadzono kody QR
Kody QR wprowadzono z myślą o sytuacjach, gdy faktura nie jest pobierana bezpośrednio przez API KSeF, lecz trafia do odbiorcy w innej formie – jako PDF, wydruk lub załącznik mailowy. Dzięki kodowi odbiorca może samodzielnie:
- sprawdzić, czy faktura znajduje się w systemie KSeF i nie została zmodyfikowana,
- pobrać plik XML z systemu bez kontaktu z wystawcą,
- potwierdzić ważność certyfikatu użytego do wystawienia faktury (w trybie offline).
Kiedy kod QR jest obowiązkowy
Od 1 lutego 2026 r. każda faktura przekazywana poza systemem KSeF – czyli w inny sposób niż przez oficjalny kanał API – będzie musiała zawierać kod QR. Dotyczy to m.in.:
- wysyłki faktury e-mailem,
- przekazania jej w wersji papierowej,
- wystawienia dokumentu w trybie offline lub awaryjnym.
Jeden czy dwa kody QR – zależnie od trybu wystawienia
W KSeF przewidziano dwa typy kodów, zależnie od sposobu wystawienia faktury:
- KOD I – Weryfikacja i pobieranie faktury - Umieszczany na każdej fakturze przekazywanej poza KSeF w trybie online. Zawiera link, który po zeskanowaniu pozwala sprawdzić, czy dokument istnieje w systemie oraz uzyskać jego podstawowe dane. Pełny podgląd lub pobranie XML wymaga dodatkowego uwierzytelnienia.
- KOD II – Weryfikacja certyfikatu (dla trybu offline) - Pojawia się tylko przy fakturach wystawionych w trybie offline, offline24 lub awaryjnym. Służy do potwierdzenia autentyczności wystawcy – link w tym kodzie zawiera podpis kryptograficzny wygenerowany przy użyciu certyfikatu KSeF typu Offline. Dzięki temu nie da się podrobić takiego kodu bez posiadania odpowiedniego klucza prywatnego.
Jak wygenerować kod QR dla faktury
Kod QR generuje się automatycznie po wystawieniu faktury i otrzymaniu numeru KSeF. Program (np. Fakturowo.pl) tworzy go lokalnie na podstawie danych faktury i umieszcza na wizualizacji PDF. Jeśli technicznie nie da się go dodać do samego dokumentu, należy przekazać go odbiorcy jako osobny plik graficzny lub aktywny link.
Podsumowanie
Kody QR w KSeF to rozwiązanie, które ma usprawnić weryfikację faktur i zwiększyć bezpieczeństwo obrotu gospodarczego. Dla wystawców oznacza to konieczność aktualizacji oprogramowania, ale dla odbiorców – wygodę i pewność, że dokument, który otrzymali, jest w pełni autentyczny.
