Od początku 2027 roku zmienią się zasady dokumentowania sprzedaży przy użyciu kas fiskalnych. W życie wejdą przepisy, które zakończą możliwość wystawiania faktur bezpośrednio z kas rejestrujących oraz zlikwidują funkcjonujące od lat faktury uproszczone w postaci paragonów z numerem NIP nabywcy. Dla wielu przedsiębiorców będzie to oznaczało konieczność zmiany dotychczasowego sposobu pracy. Szczególnie dotyczy to firm, które do tej pory wykorzystywały kasę fiskalną zarówno do ewidencjonowania sprzedaży, jak i wystawiania faktur.
Dlaczego zmieniają się przepisy?
Zmiany są elementem dalszego wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur. Celem ustawodawcy jest stworzenie jednego, spójnego systemu obiegu faktur pomiędzy przedsiębiorcami. Dzięki temu dokumenty sprzedażowe mają być wystawiane i przechowywane w jednolitej formie elektronicznej, co ma ułatwić zarówno rozliczenia podatkowe, jak i kontrole prowadzone przez administrację skarbową. Po zakończeniu okresu przejściowego większość faktur wystawianych pomiędzy firmami będzie obsługiwana właśnie za pośrednictwem KSeF.
Faktury z kasy fiskalnej przejdą do historii
Obecnie część przedsiębiorców może nadal wystawiać faktury bezpośrednio z kasy rejestrującej. Takie rozwiązanie funkcjonuje jeszcze dzięki przepisom przejściowym związanym z wdrażaniem obowiązkowego KSeF. Od 1 stycznia 2027 roku możliwość ta zostanie wyłączona. Sprzedaż nadal będzie mogła zostać zarejestrowana na kasie fiskalnej, jednak sama faktura będzie musiała zostać przygotowana w systemie obsługującym KSeF. W praktyce oznacza to, że kasa pozostanie urządzeniem służącym do ewidencji sprzedaży detalicznej, natomiast wystawianie faktur dla przedsiębiorców zostanie przeniesione do programu fakturującego.
Koniec faktur uproszczonych w postaci paragonów z NIP
Jedną z bardziej odczuwalnych zmian będzie likwidacja faktur uproszczonych. Do końca 2026 roku paragon zawierający numer NIP nabywcy i opiewający na kwotę nieprzekraczającą 450 zł lub 100 euro jest traktowany jako pełnoprawna faktura uproszczona. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi występować o dodatkowy dokument. Od początku 2027 roku taki mechanizm przestanie obowiązywać. Paragon z numerem NIP nadal będzie można otrzymać, jednak nie będzie on już pełnił funkcji faktury. Jeżeli nabywca będzie potrzebował dokumentu księgowego, sprzedawca będzie zobowiązany wystawić odrębną fakturę zgodnie z obowiązującymi zasadami.
Co oznaczają nowe przepisy dla przedsiębiorców?
Firmy korzystające wyłącznie z kas fiskalnych do wystawiania faktur powinny odpowiednio wcześniej przygotować się do zmian. W praktyce może okazać się konieczne wdrożenie programu umożliwiającego wystawianie faktur zgodnych z wymaganiami KSeF oraz odpowiednie przeszkolenie pracowników. Zmianie mogą ulec również wewnętrzne procedury obsługi klientów. Dotyczy to przede wszystkim punktów sprzedaży detalicznej, stacji paliw, sklepów oraz innych przedsiębiorstw, w których często wystawiane są faktury do paragonów.
Czy paragony nadal będą obowiązywać?
Tak. Nowe przepisy nie oznaczają rezygnacji z kas fiskalnych ani likwidacji paragonów. Przedsiębiorcy nadal będą rejestrować sprzedaż na kasach zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zmieni się jedynie sposób dokumentowania sprzedaży w sytuacji, gdy nabywca będzie oczekiwał faktury.
Jak przygotować się do nowych obowiązków?
Choć do wejścia zmian pozostało jeszcze trochę czasu, nie warto odkładać przygotowań na ostatnią chwilę. Dobrym rozwiązaniem jest sprawdzenie, czy wykorzystywany system sprzedaży obsługuje KSeF oraz czy umożliwia sprawne wystawianie faktur po zakończeniu okresu przejściowego. Warto również przeanalizować sposób obsługi klientów i proces wystawiania dokumentów sprzedażowych. Dzięki temu przejście na nowe zasady będzie znacznie prostsze i nie spowoduje przestojów w codziennej działalności firmy.
Najważniejsze zmiany od 1 stycznia 2027 roku
Po wejściu nowych przepisów przedsiębiorcy powinni pamiętać o kilku kluczowych zasadach:
- Nie będzie już możliwości wystawiania faktur bezpośrednio z kas fiskalnych.
- Paragony z numerem NIP do kwoty 450 zł utracą status faktur uproszczonych.
- Faktury dla przedsiębiorców będą wystawiane zgodnie z zasadami obowiązującymi w Krajowym Systemie e-Faktur.
- Kasy fiskalne nadal pozostaną obowiązkowym narzędziem do ewidencjonowania sprzedaży detalicznej.
Podsumowanie
Rok 2027 przyniesie kolejne istotne zmiany w sposobie dokumentowania sprzedaży. Zakończy się możliwość wystawiania faktur z kas fiskalnych, a przedsiębiorcy przestaną korzystać z faktur uproszczonych w formie paragonów z numerem NIP. Choć dla wielu firm będzie to wymagało dostosowania sposobu pracy, zmiany wpisują się w szerszy proces cyfryzacji rozliczeń podatkowych i stopniowego przechodzenia na elektroniczny obieg dokumentów w ramach Krajowego Systemu e-Faktur.
