Wraz z wejściem w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) pojawiły się też przepisy dotyczące kar za niewywiązywanie się z nowych zasad. Przedsiębiorcy będą musieli wystawiać i przesyłać faktury wyłącznie w formie ustrukturyzowanej, a każde odstępstwo od tego obowiązku może wiązać się z konsekwencjami finansowymi. Warto wiedzieć, za co konkretnie grożą kary – i jak ich uniknąć.
Brak wystawienia faktury w KSeF oznacza, że przedsiębiorca – mając już obowiązek – nie wystawił faktury ustrukturyzowanej, tylko np. zwykłą fakturę PDF albo papierową. Przykładowo: sprzedawca wykonuje usługę i powinien wystawić fakturę w KSeF, ale robi to poza systemem. W świetle przepisów taka faktura uznawana jest za niewystawioną.
Wysokość kary zależy od rodzaju faktury i sytuacji:
Obowiązek KSeF zacznie obowiązywać wszystkich przedsiębiorców etapami w 2026 r., ale Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że przez pierwszy rok (2026) kary nie będą jeszcze stosowane. Sankcje za brak wystawienia faktury w KSeF mają być egzekwowane dopiero od 1 stycznia 2027 r.
Dla mikrofirm oznacza to czas na przygotowanie i przetestowanie rozwiązań. Warto już teraz:
Brak przesłania faktury do KSeF występuje wtedy, gdy faktura została wystawiona w systemie firmy, ale nie została przekazana do KSeF w terminie – albo w ogóle. Może się to zdarzyć na przykład w trybie awaryjnym, gdy przedsiębiorca wystawia fakturę poza KSeF i zapomina później ją wczytać.
Podobnie jak w przypadku braku wystawienia faktury w KSeF:
Nie. Urząd skarbowy może brać pod uwagę okoliczności – np. częstotliwość uchybień, ich skalę czy to, czy podatnik działał w dobrej wierze. W praktyce, w 2026 roku sankcje nie będą nakładane, a urzędy mają koncentrować się raczej na edukacji i wsparciu przedsiębiorców.
Aby uniknąć ryzyka kar i problemów technicznych, warto korzystać z Fakturowo.pl. System automatycznie obsługuje KSeF – od autoryzacji, przez wysyłkę faktur, po ich pobieranie i archiwizację. Podczas pierwszej autoryzacji (profilem zaufanym lub podpisem elektronicznym) Fakturowo.pl uzyskuje niezbędne uprawnienia do działania w imieniu użytkownika – dzięki czemu faktury są wystawiane i wysyłane do KSeF całkowicie automatycznie. Użytkownik zachowuje pełną kontrolę nad nadanymi uprawnieniami i może nimi zarządzać zarówno w serwisie mcu.mf.gov.pl, jak i bezpośrednio na stronie Fakturowo.pl. To proste, bezpieczne i pewne rozwiązanie, które pozwala całkowicie zapomnieć o ryzyku pomyłek, terminach przesyłania czy błędach integracji z KSeF.
Kary za brak wystawienia lub brak przesłania faktury do KSeF mogą sięgać nawet 100% wartości VAT, jednak przez pierwszy rok obowiązywania systemu mają być zawieszone. To dobry moment, by przygotować firmę na nowe zasady – zintegrować program fakturujący z KSeF, sprawdzić procesy i opracować plan awaryjny na wypadek problemów z połączeniem z systemem. Lepiej przygotować się wcześniej niż ryzykować wysokie sankcje w 2027 roku.
Jakie są możliwe kary
Wysokość kary zależy od rodzaju faktury i sytuacji:
- do 100% kwoty VAT wykazanej na fakturze wystawionej poza KSeF,
- do 18,7% całkowitej kwoty należności z faktury – jeśli dokument nie zawiera podatku VAT (np. podatnik zwolniony).
Od kiedy będą stosowane
Obowiązek KSeF zacznie obowiązywać wszystkich przedsiębiorców etapami w 2026 r., ale Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że przez pierwszy rok (2026) kary nie będą jeszcze stosowane. Sankcje za brak wystawienia faktury w KSeF mają być egzekwowane dopiero od 1 stycznia 2027 r.
Co to oznacza dla mikrofirm
Dla mikrofirm oznacza to czas na przygotowanie i przetestowanie rozwiązań. Warto już teraz:
- upewnić się, że program do fakturowania obsługuje KSeF,
- zapoznać się z procedurą wystawiania faktur ustrukturyzowanych,
- przygotować sposób postępowania na wypadek awarii systemu.
Kara za brak przesłania faktury do KSeF
Brak przesłania faktury do KSeF występuje wtedy, gdy faktura została wystawiona w systemie firmy, ale nie została przekazana do KSeF w terminie – albo w ogóle. Może się to zdarzyć na przykład w trybie awaryjnym, gdy przedsiębiorca wystawia fakturę poza KSeF i zapomina później ją wczytać.
Jakie są kary
Podobnie jak w przypadku braku wystawienia faktury w KSeF:
- do 100% kwoty VAT wykazanej na fakturze,
- do 18,7% całkowitej kwoty należności, jeśli nie ma na niej VAT.
Czy kara zawsze jest pewna
Nie. Urząd skarbowy może brać pod uwagę okoliczności – np. częstotliwość uchybień, ich skalę czy to, czy podatnik działał w dobrej wierze. W praktyce, w 2026 roku sankcje nie będą nakładane, a urzędy mają koncentrować się raczej na edukacji i wsparciu przedsiębiorców.
Warto korzystać z Fakturowo.pl
Aby uniknąć ryzyka kar i problemów technicznych, warto korzystać z Fakturowo.pl. System automatycznie obsługuje KSeF – od autoryzacji, przez wysyłkę faktur, po ich pobieranie i archiwizację. Podczas pierwszej autoryzacji (profilem zaufanym lub podpisem elektronicznym) Fakturowo.pl uzyskuje niezbędne uprawnienia do działania w imieniu użytkownika – dzięki czemu faktury są wystawiane i wysyłane do KSeF całkowicie automatycznie. Użytkownik zachowuje pełną kontrolę nad nadanymi uprawnieniami i może nimi zarządzać zarówno w serwisie mcu.mf.gov.pl, jak i bezpośrednio na stronie Fakturowo.pl. To proste, bezpieczne i pewne rozwiązanie, które pozwala całkowicie zapomnieć o ryzyku pomyłek, terminach przesyłania czy błędach integracji z KSeF.
Podsumowanie
Kary za brak wystawienia lub brak przesłania faktury do KSeF mogą sięgać nawet 100% wartości VAT, jednak przez pierwszy rok obowiązywania systemu mają być zawieszone. To dobry moment, by przygotować firmę na nowe zasady – zintegrować program fakturujący z KSeF, sprawdzić procesy i opracować plan awaryjny na wypadek problemów z połączeniem z systemem. Lepiej przygotować się wcześniej niż ryzykować wysokie sankcje w 2027 roku.
