Od 1 stycznia 2026 r. przedsiębiorcy rozliczający PIT, którzy przesyłają JPK_V7M, muszą prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów albo ewidencję przychodów przy użyciu programów komputerowych. Dane za ten rok podlegają także przekazaniu w odpowiedniej strukturze JPK. Wyjaśniamy, kogo obejmuje obowiązek, czym różnią się oba pliki i co sprawdzić w programie księgowym. Stan prawny na 6 listopada 2026 r.
Kogo obejmuje elektroniczne prowadzenie ewidencji w 2026 r.?
W pierwszej grupie objętej obowiązkiem znajdują się podatnicy PIT prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów lub ewidencję przychodów, którzy są zobowiązani do przesyłania miesięcznego pliku JPK_V7M. Od 1 stycznia 2026 r. ich księga albo ewidencja musi być prowadzona przy użyciu programu komputerowego. Nie wystarcza prowadzenie jej na papierze i późniejsze przepisanie danych wyłącznie na potrzeby wysyłki rocznej.
Ważny jest sposób rozliczania VAT, a nie sama rejestracja jako podatnik VAT czynny. W odniesieniu do ksiąg za 2026 r. nie należy utożsamiać podatników przesyłających JPK_V7M z podatnikami przesyłającymi JPK_V7K. Ci drudzy nie należą do pierwszej grupy tylko dlatego, że również składają pliki JPK dotyczące VAT. Także samo prowadzenie działalności opodatkowanej PIT nie wystarcza do objęcia omawianym obowiązkiem za ten rok.
Obowiązek trzeba oceniać w odniesieniu do podatnika i prowadzonej przez niego ewidencji. Dotyczy to również ksiąg obsługiwanych przez biuro rachunkowe oraz działalności prowadzonej w formie spółki niebędącej osobą prawną. Samo powierzenie księgowości zewnętrznej firmie nie wyłącza elektronicznego prowadzenia księgi ani przekazania jej danych.
Czym różnią się JPK_PKPIR, JPK_EWP i JPK_V7?
JPK_PKPIR odwzorowuje dane podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jest właściwy dla przedsiębiorcy, który prowadzi taką księgę, rozliczając dochód według skali podatkowej albo podatkiem liniowym. JPK_EWP odnosi się natomiast do ewidencji przychodów prowadzonej przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych. Wyboru struktury nie dokonuje się według wygody ani rodzaju używanego programu, lecz według faktycznie prowadzonej ewidencji.
| Plik | Jakich danych dotyczy? | Znaczenie praktyczne |
|---|---|---|
| JPK_PKPIR | Zapisów podatkowej księgi przychodów i rozchodów | Odwzorowuje księgę służącą ustalaniu dochodu z działalności |
| JPK_EWP | Zapisów ewidencji przychodów | Odwzorowuje przychody rozliczane ryczałtem, z uwzględnieniem właściwych stawek |
| JPK_V7M lub JPK_V7K | Rozliczenia i ewidencji VAT | Nie zastępuje danych księgi ani ewidencji dla podatku dochodowego |
Przesłanie prawidłowego JPK_V7 nie oznacza więc wykonania obowiązku dotyczącego księgi podatkowej. Są to różne zbiory danych, służące innym podatkom. Faktura może występować zarówno w ewidencji VAT, jak i w księdze podatkowej, ale zasady jej ujęcia nie muszą prowadzić do identycznych dat i kwot w obu zbiorach.
Kiedy trzeba prowadzić księgę, a kiedy wysłać plik?
Należy oddzielić dwa obowiązki: elektroniczne prowadzenie ewidencji w ciągu roku oraz przekazanie jej danych po zakończeniu roku. Dla podatnika należącego do pierwszej grupy prowadzenie księgi lub ewidencji w programie dotyczy już zapisów za 2026 r. Nie jest to zadanie, które można odłożyć do momentu sporządzania zeznania rocznego.
Dane przekazuje się właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego za pomocą środków komunikacji elektronicznej, po zakończeniu roku podatkowego, do dnia upływu terminu złożenia zeznania za ten rok. W przypadku rozliczenia za 2026 r. terminem jest 30 kwietnia 2027 r. To termin określony datą, a nie liczbą dni roboczych liczonych od zamknięcia księgi. Wskazany dzień przypada w piątek.
Złożenie zeznania PIT wcześniej nie oznacza konieczności przesłania JPK tego samego dnia. Granicą pozostaje ustawowy termin złożenia zeznania. Nie należy też przenosić na JPK_PKPIR i JPK_EWP miesięcznego rytmu wysyłki JPK_V7M. Roczne przekazanie danych księgi jest odrębnym obowiązkiem od bieżących rozliczeń VAT i wpłat zaliczek na PIT albo ryczałtu.
Co w praktyce oznacza prowadzenie księgi w programie?
Program ma służyć rzeczywistemu prowadzeniu księgi lub ewidencji: zapisywaniu operacji, przypisywaniu ich do właściwych pozycji oraz ustalaniu wymaganych podsumowań. Sam skan papierowej księgi, plik PDF z zestawieniem albo folder z fakturami nie jest elektroniczną księgą podatkową. Również możliwość wydrukowania ewidencji nie przesądza, że system obsługuje wymagany JPK.
Nie chodzi przy tym o konkretną markę oprogramowania. Istotne jest, czy przyjęty sposób prowadzenia ewidencji pozwala spełnić wymagania dotyczące księgi oraz przekazać dane w aktualnej strukturze. Korzystając z arkusza kalkulacyjnego lub własnego rozwiązania, przedsiębiorca musi zapewnić także prawidłowe przygotowanie pliku, a nie jedynie czytelny układ tabeli.
Struktury JPK_PKPIR i JPK_EWP są dostępne produkcyjnie. Można zatem sprawdzić obsługę eksportu na rzeczywistych zapisach, zanim nadejdzie termin przekazania danych. Weryfikacja powinna dotyczyć konkretnej wersji używanego programu. Ogólna informacja, że aplikacja „obsługuje JPK”, może odnosić się wyłącznie do VAT albo do innego rodzaju plików.
Jakie dane warto sprawdzić przed eksportem?
Kontrolę najlepiej zacząć od danych identyfikacyjnych podatnika, okresu objętego plikiem i zgodności eksportu z prowadzoną ewidencją. Następnie trzeba porównać zapisy z dokumentami źródłowymi: numery dowodów, daty, kwoty i przyporządkowanie do właściwych pozycji. Plik poprawny technicznie może zawierać błąd podatkowy, jeżeli dane wejściowe były nieprawidłowe.
Przy PKPiR szczególne znaczenie ma prawidłowe rozdzielenie przychodów i poszczególnych kategorii wydatków. Przy ewidencji przychodów trzeba zweryfikować przypisanie sprzedaży do właściwych stawek ryczałtu. Program nie rozstrzyga automatycznie, jaka stawka jest prawidłowa dla rzeczywiście wykonanej usługi. Powielenie błędnego ustawienia na wszystkich dokumentach może dać spójny plik, ale nieprawidłowe rozliczenie.
Warto też uzgodnić podsumowania eksportu z podsumowaniami księgi lub ewidencji oraz z danymi wykorzystanymi do zeznania rocznego. Jeżeli pojawi się różnica, trzeba ustalić jej źródło. Może nim być pominięty zapis, zdublowany dokument, korekta nieuwzględniona w eksporcie albo niewłaściwy zakres dat.
Uzgadnianie z VAT nie oznacza mechanicznego zrównania wszystkich wartości. Różnica może wynikać z odmiennych zasad rozpoznawania przychodu i obowiązku podatkowego w VAT. Powinna być jednak możliwa do wyjaśnienia na podstawie dokumentów i zastosowanych reguł, a nie wynikać z przypadkowego sposobu importowania faktur.
Jak wygląda przygotowanie na konkretnym przykładzie?
Pani Marta prowadzi jednoosobową działalność, rozlicza PIT liniowo i prowadzi PKPiR. Od początku 2026 r. rozlicza VAT miesięcznie i przesyła JPK_V7M. Jej biuro rachunkowe prowadzi zatem księgę za 2026 r. przy użyciu programu komputerowego. Właściwym plikiem dotyczącym tej księgi jest JPK_PKPIR, a nie JPK_EWP.
6 listopada 2026 r. pani Marta prosi biuro o próbny eksport zapisów od stycznia do października. Porównanie z księgą ujawnia, że jedna faktura kosztowa na 1230 zł brutto została zaimportowana dwukrotnie. Biuro sprawdza dokument i usuwa zdublowanie zgodnie z zasadami korygowania zapisów. Jeżeli błąd wpłynął na wcześniejsze rozliczenia, trzeba poprawić również te rozliczenia, a nie wyłącznie plik eksportowy.
Po zakończeniu roku biuro przygotuje dane obejmujące cały 2026 r., z uwzględnieniem prawidłowych zapisów i korekt. Termin przekazania JPK_PKPIR upływa 30 kwietnia 2027 r. Listopadowy eksport był testem jakości danych i działania systemu, a nie wykonaniem obowiązku rocznego.
Co ustalić z biurem rachunkowym i jak reagować na błędy?
Przedsiębiorca i biuro powinni jednoznacznie ustalić, kto przygotowuje plik, kto sprawdza jego kompletność i kto dokonuje wysyłki. Trzeba również zapewnić osobie wysyłającej odpowiednie umocowanie do działania w imieniu podatnika. Sama usługa księgowania dokumentów nie rozstrzyga jeszcze, jaki zakres czynności obejmuje umowa z biurem.
Praktycznym potwierdzeniem skutecznego przekazania jest urzędowe poświadczenie odbioru. Należy zachować je razem z wysłanym plikiem i dokumentacją pozwalającą odtworzyć jego zawartość. Sam komunikat programu o rozpoczęciu wysyłki nie wystarcza do uznania, że urząd przyjął dane. Odrzucenie pliku wymaga ustalenia przyczyny, poprawienia błędu i ponownego przekazania.
Błąd techniczny, taki jak niezgodność ze strukturą, trzeba odróżnić od błędu w księgowaniu. W drugim przypadku poprawa samego pliku bez skorygowania księgi pozostawi niespójność między ewidencją a danymi przekazanymi urzędowi. Niewykonanie obowiązków dotyczących prowadzenia lub przekazywania ksiąg może wiązać się z odpowiedzialnością karną skarbową; nie każdy błąd oznacza jednak automatycznie taką samą sankcję.
Na etapie bieżącej pracy najwięcej daje sprawdzenie trzech elementów: czy podatnik rzeczywiście należy do grupy objętej obowiązkiem za 2026 r., czy księga jest prowadzona komputerowo od właściwego momentu oraz czy program potrafi wyeksportować jej pełne i poprawne dane. Dzięki temu przygotowanie roczne polega na zamknięciu i weryfikacji zapisów, zamiast na odtwarzaniu całej ewidencji.
