Obowiązek korzystania z Krajowy System e-Faktur będzie wprowadzany etapami. Pierwsza grupa podatników zostanie nim objęta od 1 lutego 2026 roku, ale w praktyce przygotowania warto zacząć dużo wcześniej. KSeF zmienia nie tylko sposób wystawiania faktur, ale też ich odbierania i obiegu w firmie. Wiele firm skupia się wyłącznie na wysyłce faktur do KSeF, a to tylko połowa tematu. Równie ważny jest odbiór dokumentów od kontrahentów. Od momentu objęcia obowiązkiem KSeF faktury przychodzące będą trafiały właśnie do tego systemu, a nie na skrzynkę mailową w formie PDF. Bez dostępu do KSeF firma może więc zwyczajnie „nie zobaczyć” faktury kosztowej, mimo że formalnie została ona poprawnie wystawiona.
Dostęp do KSeF – o tym trzeba pomyśleć wcześniej
Podstawą działania w KSeF jest poprawna autoryzacja. Oznacza to nadanie odpowiednich uprawnień w imieniu firmy albo skonfigurowanie innej formy uwierzytelnienia, która pozwala systemowi działać w jej imieniu.
Bez tego nie da się ani wysłać faktury, ani jej odebrać. Warto sprawdzić te kwestie wcześniej, a nie w dniu, w którym KSeF stanie się obowiązkowy. W praktyce to właśnie problemy z dostępem do systemu są najczęstszą przyczyną nerwowych sytuacji na starcie.
Ręczne logowanie czy automatyzacja?
Teoretycznie z KSeF można korzystać przez stronę Ministerstwa Finansów. W praktyce, przy większej liczbie dokumentów, jest to rozwiązanie mało wygodne. Trzeba ręcznie logować się do systemu, wgrywać pliki, sprawdzać statusy i pilnować poprawności danych.
Znacznie prostszym podejściem jest korzystanie z programu do fakturowania, który ma już wbudowaną integrację z KSeF. Wtedy większość technicznych elementów znika z pola widzenia użytkownika.
Jak KSeF działa w Fakturowo.pl
W Fakturowo.pl obsługa KSeF została zaprojektowana tak, aby nie komplikować codziennej pracy. Fakturę wystawia się w standardowym formularzu, dokładnie tak jak dotychczas. System w tle przygotowuje odpowiedni dokument, wysyła go do KSeF, odbiera numer identyfikacyjny i zapisuje go przy fakturze.
Podobnie wygląda odbiór faktur od kontrahentów. Nie ma potrzeby osobnego logowania się do rządowego systemu, sprawdzania plików XML czy ręcznego pobierania dokumentów. Wszystko jest dostępne w jednym miejscu.
Szczegółowy opis konfiguracji i codziennego korzystania z KSeF w naszym systemie znajduje się na stronie pomocy „Korzystanie z KSeF” w serwisie Fakturowo.pl. Warto do niej zajrzeć przed startem obowiązku, żeby spokojnie przejść przez cały proces krok po kroku.
Co warto zrobić już teraz
Przygotowując firmę na 2026 rok, warto podejść do tematu spokojnie i krok po kroku. Najpierw upewnić się, że firma ma poprawnie nadane uprawnienia do KSeF. Następnie sprawdzić, czy używany system do fakturowania obsługuje KSeF w praktyczny sposób. Na końcu dobrze jest wszystko przetestować jeszcze przed wejściem obowiązku. Takie podejście pozwala uniknąć nerwowych sytuacji i sprawia, że KSeF staje się po prostu kolejnym narzędziem, a nie problemem do rozwiązania „na już”.
