Wielu właścicieli małych firm i jednoosobowych działalności w Polsce co roku staje przed tym samym dylematem: „Zamknąć firmę na kilka tygodni, czy działać w trybie minimum?”. Sierpień to czas wakacji, ale obowiązki księgowe nie znikają – faktury trzeba wystawiać, płatności realizować, a od 2024 roku dochodzi jeszcze temat KSeF. Jak to wszystko pogodzić z urlopem? Poniżej krótki i konkretny poradnik.
Czy w czasie urlopu trzeba wystawiać faktury?
Jeśli prowadzisz działalność usługową, której w tym czasie nie wykonujesz – nie musisz nic wystawiać. Ale jeśli:
- sprzedajesz produkty online (np. przez Allegro, sklep internetowy),
- masz klientów z regularnym abonamentem,
- Twoje usługi są cykliczne (np. wynajem, hosting),
Rozwiązanie: Skorzystaj z opcji automatycznego wystawiania faktur cyklicznych. W Fakturowo.pl można je zaplanować z wyprzedzeniem – system sam zadba o termin.
Co z płatnościami od klientów?
Jeśli nie planujesz sprawdzać konta bankowego codziennie, pomyśl o tych opcjach:
- Zautomatyzowane powiadomienia mailowe o wpłatach – wiele banków i systemów fakturowych to oferuje.
- Integracja z bankiem (jeśli Twój system ją obsługuje) – automatycznie rozlicza faktury po płatności.
- Ustawienie wiadomości automatycznej w skrzynce mailowej: „Dziękujemy za wpłatę, w razie pytań odpowiemy po [data]”.
A co z KSeF-em?
Jeśli faktury wystawiasz ręcznie, a klient ich oczekuje w czasie Twojej nieobecności – może być problem. KSeF działa cały czas, a faktura uznawana jest za wystawioną dopiero po jej zarejestrowaniu.
Co możesz zrobić:
- Ustawić faktury cykliczne z wysyłką do KSeF, jeśli Twój system to umożliwia.
- Zgłosić wcześniej pełnomocnika do KSeF, który będzie wystawiał dokumenty w Twoim imieniu (np. biuro księgowe).
- Poinformować klientów o przerwie i możliwych opóźnieniach – szczególnie jeśli nie prowadzisz sprzedaży w trybie ciągłym.
Czy trzeba coś zgłaszać do urzędów?
Nie. Przerwa urlopowa nie wymaga żadnego oficjalnego zawiadomienia. Ale warto:
- umieścić informację na stronie i w stopce maila,
- zaktualizować godziny pracy w Google i social mediach,
- przekazać info klientom z wyprzedzeniem – prosto i szczerze.
Szybka checklista przed wyjazdem
- Ustaw automatyczne faktury cykliczne
- Przekaż klientom daty przerwy i ewentualne opóźnienia
- Zrób kopię zapasową danych
- Sprawdź status KSeF (czy działa integracja, czy nie ma błędów)
- Zaplanuj przypomnienia o zaległych płatnościach
- Ustaw autorespondery w mailu i/lub powiadomienia w systemie
Podsumowanie
Nawet jeśli prowadzisz jednoosobową działalność, możesz sobie pozwolić na kilka dni odpoczynku – trzeba tylko wszystko wcześniej przygotować. Z pomocą automatyzacji, integracji i jasnej komunikacji z klientami możesz mieć spokojną głowę i zasłużony relaks.
