Krajowy System e-Faktur od 2026 roku stanie się codziennością dla wszystkich przedsiębiorców. Wokół tego rozwiązania narosło jednak sporo półprawd i nieporozumień. Sprawdzamy, co faktycznie kryje się za KSeF, a które opinie można włożyć między bajki. Na końcu omawiamy także fakty związane z obsługą systemu w serwisie Fakturowo.pl.
Co to za system i kiedy się zaczyna?
KSeF to państwowa platforma, w której przedsiębiorcy wystawiają i odbierają faktury elektroniczne w specjalnym formacie. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek korzystania obejmie duże firmy, a od 1 kwietnia 2026 r. wszystkich podatników VAT. Wyjątki przewidziano jedynie dla części mikroprzedsiębiorców wykluczonych cyfrowo.
Harmonogram wdrażania – co już się dzieje?
Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że:
- latem 2025 r. udostępniono dokumentację KSeF 2.0 i nowe schematy,
- od września 2025 r. działa publiczne API w wersji testowej,
- w listopadzie 2025 r. pojawi się testowa aplikacja dla podatników,
- od lutego i kwietnia 2026 r. system staje się obowiązkowy.
Mit czy fakt? – sprawdzamy zgłoszenia
KSeF dotyczy tylko dużych firm
Mit. System docelowo obejmuje wszystkich podatników VAT.
System ERP zrobi wszystko za mnie
Mit. Nawet zintegrowany system wymaga testów, konfiguracji i szkoleń.
Po przesunięciu terminu można poczekać
Mit. Już od lutego 2026 r. każda firma musi odbierać faktury przez KSeF.
KSeF to tylko techniczna zmiana
Mit. To całkowita zmiana procesów, procedur i obiegu dokumentów.
Bez internetu nie da się pracować
Mit i pół-fakt. Istnieje tryb offline24, ale i tak fakturę trzeba wysłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.
KSeF jest mniej bezpieczny niż faktura papierowa
Mit. System zapewnia szyfrowanie i autoryzację.
Za wszystko odpowiada biuro rachunkowe
Mit. Odpowiedzialność zawsze ponosi podatnik.
Wdrożenie będzie drogie i skomplikowane
Mit z zastrzeżeniem. To wyzwanie organizacyjne, ale w dłuższej perspektywie daje oszczędności.
Warto już teraz
- sprawdzić, czy program fakturowy obsługuje KSeF,
- opracować procedury kontroli danych przed wysyłką (bo faktury nie da się cofnąć),
- przeszkolić zespół – nie tylko księgowość, ale też osoby wystawiające faktury.
Podsumowanie
KSeF to nie tylko narzędzie techniczne, ale zmiana całego sposobu fakturowania w Polsce. Choć wiele osób obawia się komplikacji, większość mitów nie ma pokrycia w rzeczywistości. Korzystając z narzędzi takich jak Fakturowo.pl, można przejść ten proces sprawnie i bez zbędnych nerwów.
Fakty związane z Fakturowo.pl
Fakturowo.pl jest gotowe na KSeF
Fakt. Serwis został zintegrowany z KSeF i udostępnia API, które pozwala wystawiać e-faktury zgodne z nowym systemem.
Aby korzystać z Fakturowo.pl przy KSeF, wystarczy skonfigurować konto
Fakt. Platforma ma już gotowe rozwiązania, które automatycznie wysyłają faktury do KSeF – nie ma potrzeby samodzielnego pisania integracji.
