Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy w Krajowym Systemie e-Faktur można wystawiać dokumenty w euro, dolarach czy funtach. To jedno z częstszych pytań, zwłaszcza wśród firm, które sprzedają za granicę albo kupują towary spoza Polski. Dobra wiadomość jest taka, że KSeF obsługuje faktury w walutach obcych, ale trzeba wiedzieć, jak prawidłowo je wypełnić, żeby uniknąć błędów przy przeliczaniu wartości na złotówki.
Waluta faktury w KSeF – co można wpisać
Podczas wystawiania faktury w KSeF można wybrać dowolną walutę zgodną z międzynarodowym standardem ISO 4217, czyli np. EUR, USD, GBP, CZK itp. System przyjmuje je bez problemu – nie ma wymogu, by faktura była tylko w PLN.
Ważne jednak, że każda faktura w KSeF musi zawierać równowartość podatku VAT w złotówkach. Oznacza to, że jeśli np. fakturę wystawiasz w euro, musisz przeliczyć kwoty na PLN według odpowiedniego kursu, by system wiedział, jaka jest wartość VAT-u w polskiej walucie.
Kurs przeliczenia – jaki wybrać
Zasada jest taka sama jak przy zwykłych fakturach VAT – stosuje się kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury.
Przykład: jeśli fakturę wystawiasz 10 października, bierzesz kurs z 9 października.
Warto pamiętać, że w przypadku niektórych procedur (np. OSS czy eksportu usług) mogą obowiązywać inne zasady – np. kurs EBC (Europejskiego Banku Centralnego) z końca okresu rozliczeniowego. To szczególnie ważne przy rozliczeniach kwartalnych.
Jak to wygląda w praktyce w KSeF
Krajowy System e-Faktur nie przelicza automatycznie waluty – to użytkownik (czyli Ty lub Twój program fakturujący, np. Fakturowo.pl) musi przekazać już gotowe wartości w dwóch wersjach:
- w walucie transakcji (np. EUR),
- i w złotówkach (dla celów podatkowych).
W Fakturowo.pl przy wystawianiu faktury w obcej walucie system automatycznie pobiera właściwy kurs NBP i przelicza wartości w tle. Wystarczy wybrać walutę, a reszta zostanie uzupełniona automatycznie, zgodnie z zasadami KSeF.
Najczęstsze błędy
- Brak podania kursu przeliczenia – KSeF wymaga, by był wpisany, nawet jeśli faktura jest całkowicie w obcej walucie.
- Zły kurs waluty – błędne daty lub kurs spoza NBP powodują odrzucenie dokumentu.
- Nieprzeliczony VAT – brak wartości w PLN uniemożliwia przyjęcie faktury przez system.
Podsumowanie
Faktury w walutach obcych w KSeF są w pełni dopuszczalne, ale trzeba zachować konsekwencję przy kursach i prawidłowo uzupełnić pola walutowe. Najprościej robić to z poziomu programu, który jest już zintegrowany z KSeF i sam obsługuje przeliczenia – wtedy nie ma ryzyka, że faktura zostanie odrzucona.
Jeśli często wystawiasz faktury w euro, dolarach czy funtach, sprawdź jak to wygląda w praktyce na Fakturowo.pl – system sam dobierze kurs NBP i przygotuje gotowy plik do wysyłki w KSeF.
