Od 1 lutego 2026 roku wejdą w życie istotne zmiany w zakresie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obejmą one również faktury VAT RR, które wystawiane są przy zakupie produktów rolnych od rolników ryczałtowych. Nowelizacja przepisów budzi wiele pytań, ponieważ dotyczy sytuacji, w której to nie sprzedawca (rolnik), a nabywca towaru wystawia fakturę.
Nowe przepisy wprowadzają fakultatywny obowiązek korzystania z KSeF przy wystawianiu tych faktur. Nie będzie on automatyczny – wszystko zależy od decyzji rolnika ryczałtowego. Tylko wtedy, gdy rolnik złoży w KSeF odpowiednie oświadczenie i wskaże konkretnego nabywcę jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR, obowiązek korzystania z systemu stanie się dla tego nabywcy wiążący.
Fakultatywność oznacza dobrowolność po stronie rolnika ryczałtowego. To on decyduje, czy chce, aby faktury VAT RR były wystawiane za pomocą KSeF. Aby tak się stało, musi:
Rolnik ryczałtowy, który chce umożliwić wystawianie faktur VAT RR przez nabywcę w KSeF, musi:
Obowiązek korzystania z KSeF przez nabywcę pojawia się tylko wtedy, gdy rolnik złoży stosowne oświadczenie i wskaże tego nabywcę jako uprawnionego do wystawienia faktury VAT RR. W takim przypadku nabywca:
Dla rolnika:
Od 1 lutego 2026 r. wystawianie faktur VAT RR w KSeF będzie warunkowo obowiązkowe, w zależności od decyzji rolnika. To on zdecyduje, czy chce działać w tym zakresie przez system. Dla nabywców oznacza to konieczność przygotowania się na ewentualność wystawiania faktur w nowym trybie, ale tylko wobec tych rolników, którzy zdecydują się na taką ścieżkę. System ten zwiększa elastyczność, ale wymaga odpowiedniego przygotowania formalnego i technicznego.
Na czym polega fakultatywność?
Fakultatywność oznacza dobrowolność po stronie rolnika ryczałtowego. To on decyduje, czy chce, aby faktury VAT RR były wystawiane za pomocą KSeF. Aby tak się stało, musi:
- Złożyć w KSeF oświadczenie, że jest rolnikiem ryczałtowym.
- Wskazać konkretnego nabywcę, który będzie wystawiał w jego imieniu faktury VAT RR przez KSeF.
Obowiązki rolnika ryczałtowego
Rolnik ryczałtowy, który chce umożliwić wystawianie faktur VAT RR przez nabywcę w KSeF, musi:
- Posiadać numer NIP – co wiąże się z koniecznością złożenia zgłoszenia identyfikacyjnego (formularz NIP-7) w urzędzie skarbowym.
- Zalogować się do KSeF – może to zrobić np. przy pomocy Profilu Zaufanego.
- Złożyć oświadczenie o byciu rolnikiem ryczałtowym w systemie.
- Wskazać konkretnego nabywcę jako podmiot uprawniony do wystawiania faktur VAT RR.
Obowiązki nabywcy
Obowiązek korzystania z KSeF przez nabywcę pojawia się tylko wtedy, gdy rolnik złoży stosowne oświadczenie i wskaże tego nabywcę jako uprawnionego do wystawienia faktury VAT RR. W takim przypadku nabywca:
- Nie może wystawić faktury poza KSeF – musi użyć systemu.
- Ma obowiązek prawidłowo i terminowo wystawić fakturę VAT RR w systemie.
- Musi zadbać o odpowiednią autoryzację i techniczne przygotowanie do pracy z KSeF.
Co się nie zmienia?
- Faktury VAT RR nadal będą wystawiane przez nabywcę – nie przez rolnika.
- Obowiązki w zakresie płatności i stosowania 7% ryczałtu dla rolnika ryczałtowego pozostają bez zmian.
- Rolnik nadal nie musi być czynnym podatnikiem VAT – dotyczy to tylko ryczałtowców.
Jak się przygotować do zmian?
Dla rolnika:
- Sprawdź, czy chcesz korzystać z KSeF.
- Załóż Profil Zaufany (jeśli jeszcze go nie masz).
- Złóż w urzędzie skarbowym formularz NIP-7 (jeśli nie masz NIP).
- Przetestuj logowanie do KSeF.
- Zaktualizuj systemy księgowe, aby obsługiwały faktury VAT RR w KSeF.
- Przygotuj się na techniczną integrację z KSeF.
- Monitoruj, czy rolnicy wskazali Twoją firmę w systemie.
Podsumowanie
Od 1 lutego 2026 r. wystawianie faktur VAT RR w KSeF będzie warunkowo obowiązkowe, w zależności od decyzji rolnika. To on zdecyduje, czy chce działać w tym zakresie przez system. Dla nabywców oznacza to konieczność przygotowania się na ewentualność wystawiania faktur w nowym trybie, ale tylko wobec tych rolników, którzy zdecydują się na taką ścieżkę. System ten zwiększa elastyczność, ale wymaga odpowiedniego przygotowania formalnego i technicznego.
