Nie masz zarejestrowanej firmy, ale chcesz legalnie wystawić fakturę za wykonaną usługę lub sprzedaż? To możliwe! Polskie prawo przewiduje kilka rozwiązań, które umożliwiają rozliczanie się z klientami bez konieczności zakładania działalności gospodarczej. Sprawdź, jak to zrobić krok po kroku i wybierz opcję najlepiej dopasowaną do Twojej sytuacji.
Jak wystawić fakturę VAT bez posiadania własnej firmy?
Wielu freelancerów i osób dorabiających poza etatem zastanawia się, jak legalnie rozliczyć swoje usługi lub sprzedaż z klientami, skoro nie prowadzą zarejestrowanej działalności gospodarczej. Czy bez zakładania firmy można wystawić fakturę VAT? Odpowiedź brzmi: tak — istnieje kilka legalnych i praktycznych sposobów, które pozwalają dokumentować wykonane usługi lub sprzedaż, bez konieczności zakładania własnej działalności gospodarczej. W niniejszym artykule przedstawiamy dostępne opcje i omawiamy ich najważniejsze zalety oraz ograniczenia.
Działalność nierejestrowana
Osoby fizyczne mogą prowadzić tzw. działalność nierejestrowaną, jeśli ich przychody nie przekraczają w danym miesiącu 75% minimalnego wynagrodzenia (w 2025 roku jest to 3 225 zł brutto). W ramach tej formy działalności można legalnie oferować drobne usługi lub sprzedaż i wystawiać rachunki lub faktury bez VAT.
Ważne jest, aby pamiętać, że dokumenty te nie zawierają stawki podatku VAT, numeru NIP ani obowiązku rejestracji firmy. Działalność nierejestrowana nie uprawnia również do wystawiania klasycznych faktur VAT, ale jest dobrym rozwiązaniem dla tych, którzy dopiero testują pomysł na biznes lub okazjonalnie wykonują zlecenia.
Rejestracja jako podatnik VAT bez działalności gospodarczej
Polskie przepisy dopuszczają możliwość zarejestrowania się jako czynny podatnik VAT, nawet jeśli nie prowadzi się działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów CEIDG. Wystarczy złożyć formularz VAT-R w urzędzie skarbowym. Tak zarejestrowana osoba może wystawiać faktury VAT, ale musi prowadzić ewidencję sprzedaży i zakupów oraz regularnie składać deklaracje VAT.
To rozwiązanie bywa skomplikowane formalnie i wymaga znajomości obowiązków podatkowych, dlatego warto je rozważyć tylko wtedy, gdy przewidujemy stałą współpracę z firmami oczekującymi faktur VAT.
Korzystanie z platform pośredniczących
Rozwiązaniem cieszącym się rosnącą popularnością są platformy pośredniczące takie jak Useme, Bizky czy WorkConnect. Dzięki nim freelancerzy mogą legalnie wystawiać faktury VAT bez potrzeby rejestracji działalności gospodarczej.
W praktyce wygląda to tak, że platforma zawiera z freelancerem umowę cywilnoprawną, a następnie wystawia fakturę VAT klientowi końcowemu w jego imieniu. Wynagrodzenie wypłacane jest freelancerowi pomniejszone o prowizję platformy, a kwestie podatkowe są obsługiwane przez operatora serwisu. To rozwiązanie wygodne i szybkie, szczególnie dla osób, które chcą skupić się na pracy, a nie na biurokracji.
Wystawianie rachunków
Osoby niezarejestrowane jako podatnicy VAT mogą także wystawiać zwykłe rachunki, które dokumentują sprzedaż usług lub towarów. Rachunek powinien zawierać m.in. dane sprzedawcy i nabywcy, datę wystawienia, opis usługi, cenę oraz łączną wartość brutto. Takie dokumenty nie zawierają podatku VAT ani numeru NIP.
Rachunki mogą być stosowane m.in. przy działalności nierejestrowanej lub przy umowach o dzieło i zlecenie. To rozwiązanie odpowiednie dla tych, którzy świadczą usługi okazjonalnie i nie potrzebują faktury VAT.
Podsumowanie
Choć wiele osób sądzi, że wystawianie faktur VAT możliwe jest wyłącznie po założeniu działalności gospodarczej, polskie prawo przewiduje kilka alternatywnych rozwiązań dla freelancerów i wykonawców niezależnych. Można zdecydować się na działalność nierejestrowaną, zarejestrować się jako podatnik VAT, korzystać z platform pośredniczących lub wystawiać tradycyjne rachunki. Każde z tych rozwiązań ma swoje zalety, koszty i obowiązki, dlatego warto dokładnie przeanalizować swoją sytuację, aby wybrać najkorzystniejszą opcję.
Dla tych, którzy prowadzą już działalność lub planują jej rejestrację, dobrym rozwiązaniem jest również korzystanie z prostych narzędzi do fakturowania online, takich jak Fakturowo.pl — serwis, który umożliwia szybkie i łatwe wystawianie faktur, rachunków, a także integrację z KSeF.
