Ministerstwo Finansów przygotowuje kolejne zmiany, które mogą znacząco wpłynąć na sposób prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W ramach pakietu Deregulacja 2.0 powstał projekt oznaczony numerem UD473, przewidujący wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań: e-VAT, czyli wstępnie wypełnianych deklaracji podatkowych, oraz KeKR, czyli Krajowej e-Kasy Rejestrującej.
Nowe przepisy mają ograniczyć formalności związane z rozliczaniem podatku VAT, zmniejszyć koszty obsługi sprzedaży detalicznej i umożliwić przedsiębiorcom korzystanie z bezpłatnych narzędzi administracji skarbowej. Jednocześnie planowane są zmiany dotyczące terminów wystawiania faktur oraz stopniowe wycofywanie starszych kas fiskalnych. Choć nowe rozwiązania mają uprościć prowadzenie firmy, nie oznaczają całkowitego zniesienia obowiązków podatkowych. Przedsiębiorcy nadal będą odpowiadać za prawidłowość rozliczeń, a część proponowanych zmian będzie wymagała dostosowania dotychczasowego sposobu dokumentowania sprzedaży.
Obecnie czynni podatnicy VAT mają obowiązek samodzielnego przygotowywania i przesyłania plików JPK_V7M lub JPK_V7K. Dokumenty te zawierają informacje o sprzedaży, zakupach, podatku należnym oraz podatku naliczonym. W praktyce przedsiębiorca lub obsługujące go biuro rachunkowe musi zebrać dane z faktur sprzedażowych i zakupowych, odpowiednio je zaksięgować, a następnie przygotować elektroniczne rozliczenie VAT. Ministerstwo Finansów chce częściowo odwrócić ten proces. W ramach nowego systemu e-VAT to Krajowa Administracja Skarbowa będzie przygotowywała wstępne rozliczenie podatkowe na podstawie informacji, które posiada w swoich systemach. Przedsiębiorca otrzyma gotowy do sprawdzenia projekt deklaracji wraz z częścią ewidencyjną JPK_VAT. Jego zadaniem będzie zweryfikowanie danych, uzupełnienie ewentualnych braków i zatwierdzenie dokumentu. Rozwiązanie będzie przypominało funkcjonującą już usługę Twój e-PIT, z której korzystają osoby fizyczne rozliczające podatek dochodowy. Najważniejsza różnica polega jednak na tym, że rozliczenie e-VAT nie zostanie automatycznie zaakceptowane po upływie terminu. Przedsiębiorca będzie musiał samodzielnie zatwierdzić i przesłać przygotowany dokument.
Podstawą funkcjonowania nowego rozwiązania będzie wykorzystanie informacji znajdujących się już w systemach administracji podatkowej. Duże znaczenie będzie miał Krajowy System e-Faktur (KSeF), który umożliwia administracji skarbowej dostęp do danych zawartych w fakturach ustrukturyzowanych. Kolejnym źródłem informacji będą kasy rejestrujące przesyłające dane o sprzedaży do Centralnego Repozytorium Kas. Docelowo system e-VAT będzie wykorzystywał dane pochodzące z różnych elektronicznych rejestrów oraz systemów podatkowych. Dzięki temu urząd skarbowy będzie mógł przygotować coraz bardziej kompletne rozliczenia. Nie oznacza to jednak, że administracja skarbowa będzie posiadała wszystkie informacje potrzebne do prawidłowego obliczenia podatku. Przykładowo przedsiębiorca może być zobowiązany do uwzględnienia korekt, szczególnych transakcji lub innych zdarzeń gospodarczych, których system nie będzie w stanie samodzielnie rozpoznać. Dlatego e-VAT ma być przede wszystkim narzędziem wspomagającym rozliczenia, a nie całkowitym zastępstwem księgowości.
Zgodnie z aktualnymi założeniami projektu korzystanie z e-VAT ma być dobrowolne. Przedsiębiorca będzie mógł zdecydować, czy chce otrzymywać wstępnie przygotowane rozliczenie podatkowe w e-Urzędzie Skarbowym, czy nadal korzystać z dotychczasowego sposobu składania JPK_VAT. Aby skorzystać z nowej usługi, podatnik będzie musiał zalogować się do e-Urzędu Skarbowego i wyrazić zgodę na przygotowanie rozliczenia. Następnie będzie mógł sprawdzić przedstawione informacje, dokonać niezbędnych zmian i przesłać dokument do urzędu. Ważne jest również to, że samo udostępnienie wstępnego rozliczenia nie będzie oznaczało jego złożenia. Dopiero aktywne zatwierdzenie i wysłanie dokumentu przez podatnika wywoła skutki prawne.
Jednym z istotnych elementów projektu UD473 jest zapowiedź skrócenia terminów wystawiania faktur. Obecnie podstawowa zasada przewiduje, że fakturę należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę lub dostarczono towar. W przepisach przewidziano również szczególne terminy dla określonych rodzajów transakcji. Wprowadzenie e-VAT może wymagać zmiany tych zasad. Powód jest stosunkowo prosty. Administracja skarbowa będzie potrzebowała odpowiednio wcześnie kompletnych danych, aby przygotować wstępne rozliczenie i udostępnić je przedsiębiorcy przed terminem złożenia JPK_VAT. Jeżeli faktury będą wystawiane zbyt późno, system może nie zdążyć uwzględnić ich w odpowiednim okresie rozliczeniowym. Ministerstwo Finansów zapowiada więc skrócenie terminów fakturowania, ale na obecnym etapie nie określono jeszcze konkretnego nowego terminu, który miałby zastąpić obowiązującą zasadę 15. dnia następnego miesiąca. Dla przedsiębiorców może to oznaczać konieczność szybszego dokumentowania sprzedaży, szczególnie w przypadku firm wystawiających dużą liczbę faktur pod koniec miesiąca. Zmiany mogą wpłynąć również na organizację pracy biur rachunkowych oraz sposób przekazywania dokumentów do księgowości.
Drugim ważnym elementem planowanej reformy jest wprowadzenie Krajowej e-Kasy Rejestrującej, w skrócie KeKR. Będzie to bezpłatne narzędzie udostępniane przez administrację skarbową, umożliwiające przedsiębiorcom ewidencjonowanie sprzedaży detalicznej oraz wystawianie paragonów fiskalnych. Obecnie przedsiębiorcy zobowiązani do prowadzenia ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej muszą korzystać z urządzeń lub dopuszczonych rozwiązań programowych spełniających wymagania określone w przepisach. Zakup tradycyjnej kasy fiskalnej wiąże się z kosztami, do których często dochodzą wydatki związane z eksploatacją urządzenia, obsługą serwisową i wymianą części. Nowe rozwiązanie ma umożliwić korzystanie z bezpłatnego narzędzia państwowego, ograniczając potrzebę zakupu osobnego urządzenia fiskalnego. KeKR będzie stanowić alternatywę dla dotychczasowych kas rejestrujących, a nie obowiązkowy zamiennik wszystkich dostępnych na rynku urządzeń.
Zgodnie z założeniami Ministerstwa Finansów Krajowa e-Kasa Rejestrująca ma umożliwiać nie tylko rejestrowanie sprzedaży i wystawianie paragonów, ale również wykonywanie czynności związanych z prowadzeniem ewidencji fiskalnej. System ma przechowywać paragony oraz przygotowywać raporty dobowe i miesięczne, które są potrzebne do prawidłowego rozliczania sprzedaży. Przewidziano także możliwość prowadzenia ewidencji zwrotów towarów oraz oczywistych pomyłek powstałych podczas rejestrowania transakcji. Istotną zmianą będzie przechowywanie danych w systemie administracji skarbowej. Przedsiębiorca korzystający z KeKR nie będzie musiał samodzielnie zapewniać przechowywania tych danych w pamięci tradycyjnego urządzenia fiskalnego.
W praktyce może to ograniczyć część kosztów związanych z obsługą sprzedaży detalicznej. Jednocześnie nowe rozwiązanie ma zapewnić administracji skarbowej dostęp do informacji o zarejestrowanych transakcjach, co będzie pomocne przy przygotowywaniu przyszłych rozliczeń e-VAT.
Wprowadzenie KeKR nie oznacza całkowitej likwidacji tradycyjnych kas fiskalnych. Ministerstwo Finansów zakłada pozostawienie przedsiębiorcom możliwości wyboru sposobu prowadzenia ewidencji sprzedaży. Firmy nadal będą mogły korzystać z dopuszczonych kas online, w tym odpowiednich rozwiązań programowych, albo zdecydować się na nowe narzędzie udostępnione przez administrację skarbową. KeKR może być szczególnie interesująca dla małych przedsiębiorców, firm rozpoczynających działalność oraz podmiotów prowadzących sprzedaż sezonową. W takich przypadkach zakup osobnego urządzenia fiskalnego może stanowić odczuwalny koszt, zwłaszcza gdy liczba transakcji jest niewielka. Nie każda firma będzie jednak zainteresowana zmianą dotychczasowego sposobu rejestrowania sprzedaży. W sklepach posiadających rozbudowane systemy sprzedażowe, magazynowe czy stanowiska kasowe dotychczasowe urządzenia mogą nadal stanowić wygodniejsze rozwiązanie.
Jedną z ważniejszych zmian przewidzianych w projekcie jest stopniowe wycofywanie kas fiskalnych, które nie posiadają funkcji automatycznego przesyłania danych do administracji skarbowej. Dotyczy to przede wszystkim starszych urządzeń z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii. Według danych przedstawionych w założeniach projektu takie urządzenia nadal stanowią ponad 44% wszystkich kas rejestrujących funkcjonujących na rynku. Ministerstwo Finansów chce przyspieszyć proces zastępowania ich rozwiązaniami umożliwiającymi elektroniczne przekazywanie danych o sprzedaży. Przedsiębiorcy korzystający ze starszych urządzeń będą więc musieli liczyć się z koniecznością ich wymiany w terminach określonych przez przyszłe przepisy. Do wyboru mają być kasy online, dopuszczone rozwiązania wirtualne lub KeKR. Ważne jednak, aby nie traktować samej zapowiedzi zmian jako obowiązku natychmiastowego zakupu nowej kasy. Szczegółowe zasady i harmonogram wycofywania starszych urządzeń będą wynikały z ostatecznie przyjętych przepisów.
Projekt UD473 przewiduje również zmianę zasad wydawania elektronicznych paragonów fiskalnych. Obecnie przekazywanie e-paragonów jest uzależnione od przewidzianych przepisami warunków oraz uzgodnienia z nabywcą. Nowe rozwiązanie ma wprowadzić prawo klienta do otrzymania elektronicznego paragonu na jego żądanie. Oznacza to, że klient będzie mógł zdecydować, czy chce otrzymać potwierdzenie zakupu w tradycyjnej postaci papierowej, czy elektronicznej.
Sprzedawca objęty nowymi zasadami będzie zobowiązany do realizacji takiego żądania. Jednocześnie papierowe paragony nie zostaną całkowicie wyeliminowane. Nadal mają być dostępne dla klientów, którzy preferują tę formę dokumentowania zakupów. Rozwój elektronicznych paragonów może ograniczyć zużycie papieru oraz ułatwić konsumentom przechowywanie dokumentów potrzebnych na przykład podczas reklamacji.
Choć korzystanie z KeKR ma być bezpłatne, w niektórych przypadkach przedsiębiorca nadal będzie potrzebował urządzenia umożliwiającego wydrukowanie papierowego paragonu. Z tego powodu w założeniach projektu przewidziano wprowadzenie ulgi na zakup drukarki przeznaczonej do drukowania paragonów wystawionych przy użyciu KeKR. Rozwiązanie ma ograniczyć koszty przejścia na nowy system i umożliwić obsługę klientów, którzy chcą otrzymywać tradycyjne potwierdzenia zakupów. Szczegółowe warunki korzystania z ulgi, w tym jej wysokość oraz zasady rozliczenia, będą wymagały określenia w przepisach.
Automatyczne przygotowywanie rozliczeń przez administrację skarbową może zmienić sposób pracy księgowych i biur rachunkowych. Część czynności związanych z przepisywaniem i agregowaniem danych zostanie ograniczona, ponieważ informacje z systemów podatkowych będą mogły automatycznie trafiać do projektu rozliczenia. Nie oznacza to jednak, że obsługa księgowa przestanie być potrzebna. Nadal konieczne będzie ustalenie, czy dany wydatek uprawnia do odliczenia podatku VAT, sprawdzenie poprawności zastosowanych stawek, rozliczenie transakcji zagranicznych oraz uwzględnienie szczególnych przypadków wynikających z przepisów. Większego znaczenia może nabrać bieżąca weryfikacja danych i wykrywanie rozbieżności pomiędzy dokumentacją przedsiębiorcy a informacjami znajdującymi się w systemach administracji skarbowej. Biura rachunkowe będą musiały również dostosować organizację pracy do ewentualnych zmian terminów wystawiania faktur.
Wprowadzenie e-VAT nie oznacza rezygnacji z programów do wystawiania faktur ani systemów obsługujących księgowość. Nowa usługa będzie dotyczyła przede wszystkim przygotowywania rozliczeń podatku VAT, natomiast przedsiębiorcy nadal będą potrzebowali narzędzi do dokumentowania sprzedaży, wystawiania faktur, obsługi korekt oraz wymiany dokumentów z KSeF. Warto również pamiętać, że e-VAT nie będzie automatycznie zastępował wszystkich czynności związanych z prowadzeniem ewidencji księgowej. W praktyce może więc powstać model, w którym program do fakturowania odpowiada za bieżącą obsługę dokumentów, KSeF gromadzi faktury ustrukturyzowane, a e-VAT pomaga przygotować rozliczenie na podstawie dostępnych danych. Serwis Fakturowo.pl umożliwia przedsiębiorcom wystawianie faktur, obsługę dokumentów sprzedażowych i zakupowych oraz integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. Dzięki cyfrowemu obiegowi dokumentów firmy mogą już teraz ograniczać ręczne wprowadzanie danych i przygotowywać się do dalszej automatyzacji rozliczeń podatkowych.
Chociaż wdrożenie e-VAT i KeKR zaplanowano dopiero na kolejne lata, warto już teraz uporządkować sposób dokumentowania sprzedaży oraz prowadzenia ewidencji podatkowej. Przedsiębiorcy korzystający ze starszych kas fiskalnych powinni przede wszystkim sprawdzić, jaki rodzaj urządzenia posiadają i czy w przyszłości będzie ono wymagało wymiany. Firmy wystawiające faktury powinny natomiast zwrócić uwagę na terminowość dokumentowania transakcji i prawidłowość danych przekazywanych do KSeF. Istotne będzie również regularne kontrolowanie faktur zakupowych, korekt oraz informacji wykazywanych w ewidencjach VAT. Im bardziej uporządkowany będzie obieg dokumentów w firmie, tym łatwiejsze stanie się korzystanie z nowych usług administracji skarbowej.
Projekt UD473 może stać się jednym z ważniejszych etapów cyfryzacji polskiego systemu podatkowego. Wprowadzenie e-VAT ma umożliwić przedsiębiorcom korzystanie z wstępnie przygotowanych rozliczeń JPK_VAT, natomiast KeKR zaoferuje bezpłatne narzędzie do rejestrowania sprzedaży detalicznej. Równocześnie planowane jest stopniowe wycofywanie kas fiskalnych starego typu, rozwój elektronicznych paragonów oraz skrócenie terminów wystawiania faktur. Dla części przedsiębiorców oznacza to możliwość ograniczenia kosztów i uproszczenia codziennych obowiązków. Inne firmy będą musiały dostosować swoje urządzenia fiskalne, oprogramowanie lub sposób organizacji pracy. Najważniejsze jest jednak to, że na dzień 27 października 2026 roku projekt UD473 pozostaje na etapie prac legislacyjnych. Opisane rozwiązania nie stanowią jeszcze obowiązujących przepisów, a ich ostateczny zakres będzie zależał od przyjętej ustawy.
Czym jest e-VAT i na czym będzie polegać automatyczne rozliczanie podatku?
Obecnie czynni podatnicy VAT mają obowiązek samodzielnego przygotowywania i przesyłania plików JPK_V7M lub JPK_V7K. Dokumenty te zawierają informacje o sprzedaży, zakupach, podatku należnym oraz podatku naliczonym. W praktyce przedsiębiorca lub obsługujące go biuro rachunkowe musi zebrać dane z faktur sprzedażowych i zakupowych, odpowiednio je zaksięgować, a następnie przygotować elektroniczne rozliczenie VAT. Ministerstwo Finansów chce częściowo odwrócić ten proces. W ramach nowego systemu e-VAT to Krajowa Administracja Skarbowa będzie przygotowywała wstępne rozliczenie podatkowe na podstawie informacji, które posiada w swoich systemach. Przedsiębiorca otrzyma gotowy do sprawdzenia projekt deklaracji wraz z częścią ewidencyjną JPK_VAT. Jego zadaniem będzie zweryfikowanie danych, uzupełnienie ewentualnych braków i zatwierdzenie dokumentu. Rozwiązanie będzie przypominało funkcjonującą już usługę Twój e-PIT, z której korzystają osoby fizyczne rozliczające podatek dochodowy. Najważniejsza różnica polega jednak na tym, że rozliczenie e-VAT nie zostanie automatycznie zaakceptowane po upływie terminu. Przedsiębiorca będzie musiał samodzielnie zatwierdzić i przesłać przygotowany dokument.
Skąd urząd skarbowy będzie pobierał dane do e-VAT?
Podstawą funkcjonowania nowego rozwiązania będzie wykorzystanie informacji znajdujących się już w systemach administracji podatkowej. Duże znaczenie będzie miał Krajowy System e-Faktur (KSeF), który umożliwia administracji skarbowej dostęp do danych zawartych w fakturach ustrukturyzowanych. Kolejnym źródłem informacji będą kasy rejestrujące przesyłające dane o sprzedaży do Centralnego Repozytorium Kas. Docelowo system e-VAT będzie wykorzystywał dane pochodzące z różnych elektronicznych rejestrów oraz systemów podatkowych. Dzięki temu urząd skarbowy będzie mógł przygotować coraz bardziej kompletne rozliczenia. Nie oznacza to jednak, że administracja skarbowa będzie posiadała wszystkie informacje potrzebne do prawidłowego obliczenia podatku. Przykładowo przedsiębiorca może być zobowiązany do uwzględnienia korekt, szczególnych transakcji lub innych zdarzeń gospodarczych, których system nie będzie w stanie samodzielnie rozpoznać. Dlatego e-VAT ma być przede wszystkim narzędziem wspomagającym rozliczenia, a nie całkowitym zastępstwem księgowości.
Czy korzystanie z e-VAT będzie obowiązkowe?
Zgodnie z aktualnymi założeniami projektu korzystanie z e-VAT ma być dobrowolne. Przedsiębiorca będzie mógł zdecydować, czy chce otrzymywać wstępnie przygotowane rozliczenie podatkowe w e-Urzędzie Skarbowym, czy nadal korzystać z dotychczasowego sposobu składania JPK_VAT. Aby skorzystać z nowej usługi, podatnik będzie musiał zalogować się do e-Urzędu Skarbowego i wyrazić zgodę na przygotowanie rozliczenia. Następnie będzie mógł sprawdzić przedstawione informacje, dokonać niezbędnych zmian i przesłać dokument do urzędu. Ważne jest również to, że samo udostępnienie wstępnego rozliczenia nie będzie oznaczało jego złożenia. Dopiero aktywne zatwierdzenie i wysłanie dokumentu przez podatnika wywoła skutki prawne.
Krótsze terminy wystawiania faktur. Co może się zmienić?
Jednym z istotnych elementów projektu UD473 jest zapowiedź skrócenia terminów wystawiania faktur. Obecnie podstawowa zasada przewiduje, że fakturę należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę lub dostarczono towar. W przepisach przewidziano również szczególne terminy dla określonych rodzajów transakcji. Wprowadzenie e-VAT może wymagać zmiany tych zasad. Powód jest stosunkowo prosty. Administracja skarbowa będzie potrzebowała odpowiednio wcześnie kompletnych danych, aby przygotować wstępne rozliczenie i udostępnić je przedsiębiorcy przed terminem złożenia JPK_VAT. Jeżeli faktury będą wystawiane zbyt późno, system może nie zdążyć uwzględnić ich w odpowiednim okresie rozliczeniowym. Ministerstwo Finansów zapowiada więc skrócenie terminów fakturowania, ale na obecnym etapie nie określono jeszcze konkretnego nowego terminu, który miałby zastąpić obowiązującą zasadę 15. dnia następnego miesiąca. Dla przedsiębiorców może to oznaczać konieczność szybszego dokumentowania sprzedaży, szczególnie w przypadku firm wystawiających dużą liczbę faktur pod koniec miesiąca. Zmiany mogą wpłynąć również na organizację pracy biur rachunkowych oraz sposób przekazywania dokumentów do księgowości.
KeKR – czym jest Krajowa e-Kasa Rejestrująca?
Drugim ważnym elementem planowanej reformy jest wprowadzenie Krajowej e-Kasy Rejestrującej, w skrócie KeKR. Będzie to bezpłatne narzędzie udostępniane przez administrację skarbową, umożliwiające przedsiębiorcom ewidencjonowanie sprzedaży detalicznej oraz wystawianie paragonów fiskalnych. Obecnie przedsiębiorcy zobowiązani do prowadzenia ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej muszą korzystać z urządzeń lub dopuszczonych rozwiązań programowych spełniających wymagania określone w przepisach. Zakup tradycyjnej kasy fiskalnej wiąże się z kosztami, do których często dochodzą wydatki związane z eksploatacją urządzenia, obsługą serwisową i wymianą części. Nowe rozwiązanie ma umożliwić korzystanie z bezpłatnego narzędzia państwowego, ograniczając potrzebę zakupu osobnego urządzenia fiskalnego. KeKR będzie stanowić alternatywę dla dotychczasowych kas rejestrujących, a nie obowiązkowy zamiennik wszystkich dostępnych na rynku urządzeń.
Jakie funkcje będzie oferować KeKR?
Zgodnie z założeniami Ministerstwa Finansów Krajowa e-Kasa Rejestrująca ma umożliwiać nie tylko rejestrowanie sprzedaży i wystawianie paragonów, ale również wykonywanie czynności związanych z prowadzeniem ewidencji fiskalnej. System ma przechowywać paragony oraz przygotowywać raporty dobowe i miesięczne, które są potrzebne do prawidłowego rozliczania sprzedaży. Przewidziano także możliwość prowadzenia ewidencji zwrotów towarów oraz oczywistych pomyłek powstałych podczas rejestrowania transakcji. Istotną zmianą będzie przechowywanie danych w systemie administracji skarbowej. Przedsiębiorca korzystający z KeKR nie będzie musiał samodzielnie zapewniać przechowywania tych danych w pamięci tradycyjnego urządzenia fiskalnego.
W praktyce może to ograniczyć część kosztów związanych z obsługą sprzedaży detalicznej. Jednocześnie nowe rozwiązanie ma zapewnić administracji skarbowej dostęp do informacji o zarejestrowanych transakcjach, co będzie pomocne przy przygotowywaniu przyszłych rozliczeń e-VAT.
Czy darmowa kasa fiskalna zastąpi tradycyjne urządzenia?
Wprowadzenie KeKR nie oznacza całkowitej likwidacji tradycyjnych kas fiskalnych. Ministerstwo Finansów zakłada pozostawienie przedsiębiorcom możliwości wyboru sposobu prowadzenia ewidencji sprzedaży. Firmy nadal będą mogły korzystać z dopuszczonych kas online, w tym odpowiednich rozwiązań programowych, albo zdecydować się na nowe narzędzie udostępnione przez administrację skarbową. KeKR może być szczególnie interesująca dla małych przedsiębiorców, firm rozpoczynających działalność oraz podmiotów prowadzących sprzedaż sezonową. W takich przypadkach zakup osobnego urządzenia fiskalnego może stanowić odczuwalny koszt, zwłaszcza gdy liczba transakcji jest niewielka. Nie każda firma będzie jednak zainteresowana zmianą dotychczasowego sposobu rejestrowania sprzedaży. W sklepach posiadających rozbudowane systemy sprzedażowe, magazynowe czy stanowiska kasowe dotychczasowe urządzenia mogą nadal stanowić wygodniejsze rozwiązanie.
Koniec kas fiskalnych starego typu
Jedną z ważniejszych zmian przewidzianych w projekcie jest stopniowe wycofywanie kas fiskalnych, które nie posiadają funkcji automatycznego przesyłania danych do administracji skarbowej. Dotyczy to przede wszystkim starszych urządzeń z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii. Według danych przedstawionych w założeniach projektu takie urządzenia nadal stanowią ponad 44% wszystkich kas rejestrujących funkcjonujących na rynku. Ministerstwo Finansów chce przyspieszyć proces zastępowania ich rozwiązaniami umożliwiającymi elektroniczne przekazywanie danych o sprzedaży. Przedsiębiorcy korzystający ze starszych urządzeń będą więc musieli liczyć się z koniecznością ich wymiany w terminach określonych przez przyszłe przepisy. Do wyboru mają być kasy online, dopuszczone rozwiązania wirtualne lub KeKR. Ważne jednak, aby nie traktować samej zapowiedzi zmian jako obowiązku natychmiastowego zakupu nowej kasy. Szczegółowe zasady i harmonogram wycofywania starszych urządzeń będą wynikały z ostatecznie przyjętych przepisów.
E-paragon na żądanie klienta
Projekt UD473 przewiduje również zmianę zasad wydawania elektronicznych paragonów fiskalnych. Obecnie przekazywanie e-paragonów jest uzależnione od przewidzianych przepisami warunków oraz uzgodnienia z nabywcą. Nowe rozwiązanie ma wprowadzić prawo klienta do otrzymania elektronicznego paragonu na jego żądanie. Oznacza to, że klient będzie mógł zdecydować, czy chce otrzymać potwierdzenie zakupu w tradycyjnej postaci papierowej, czy elektronicznej.
Sprzedawca objęty nowymi zasadami będzie zobowiązany do realizacji takiego żądania. Jednocześnie papierowe paragony nie zostaną całkowicie wyeliminowane. Nadal mają być dostępne dla klientów, którzy preferują tę formę dokumentowania zakupów. Rozwój elektronicznych paragonów może ograniczyć zużycie papieru oraz ułatwić konsumentom przechowywanie dokumentów potrzebnych na przykład podczas reklamacji.
Ulga na zakup drukarki do paragonów
Choć korzystanie z KeKR ma być bezpłatne, w niektórych przypadkach przedsiębiorca nadal będzie potrzebował urządzenia umożliwiającego wydrukowanie papierowego paragonu. Z tego powodu w założeniach projektu przewidziano wprowadzenie ulgi na zakup drukarki przeznaczonej do drukowania paragonów wystawionych przy użyciu KeKR. Rozwiązanie ma ograniczyć koszty przejścia na nowy system i umożliwić obsługę klientów, którzy chcą otrzymywać tradycyjne potwierdzenia zakupów. Szczegółowe warunki korzystania z ulgi, w tym jej wysokość oraz zasady rozliczenia, będą wymagały określenia w przepisach.
Co nowe przepisy oznaczają dla biur rachunkowych?
Automatyczne przygotowywanie rozliczeń przez administrację skarbową może zmienić sposób pracy księgowych i biur rachunkowych. Część czynności związanych z przepisywaniem i agregowaniem danych zostanie ograniczona, ponieważ informacje z systemów podatkowych będą mogły automatycznie trafiać do projektu rozliczenia. Nie oznacza to jednak, że obsługa księgowa przestanie być potrzebna. Nadal konieczne będzie ustalenie, czy dany wydatek uprawnia do odliczenia podatku VAT, sprawdzenie poprawności zastosowanych stawek, rozliczenie transakcji zagranicznych oraz uwzględnienie szczególnych przypadków wynikających z przepisów. Większego znaczenia może nabrać bieżąca weryfikacja danych i wykrywanie rozbieżności pomiędzy dokumentacją przedsiębiorcy a informacjami znajdującymi się w systemach administracji skarbowej. Biura rachunkowe będą musiały również dostosować organizację pracy do ewentualnych zmian terminów wystawiania faktur.
Czy e-VAT oznacza koniec programów do fakturowania?
Wprowadzenie e-VAT nie oznacza rezygnacji z programów do wystawiania faktur ani systemów obsługujących księgowość. Nowa usługa będzie dotyczyła przede wszystkim przygotowywania rozliczeń podatku VAT, natomiast przedsiębiorcy nadal będą potrzebowali narzędzi do dokumentowania sprzedaży, wystawiania faktur, obsługi korekt oraz wymiany dokumentów z KSeF. Warto również pamiętać, że e-VAT nie będzie automatycznie zastępował wszystkich czynności związanych z prowadzeniem ewidencji księgowej. W praktyce może więc powstać model, w którym program do fakturowania odpowiada za bieżącą obsługę dokumentów, KSeF gromadzi faktury ustrukturyzowane, a e-VAT pomaga przygotować rozliczenie na podstawie dostępnych danych. Serwis Fakturowo.pl umożliwia przedsiębiorcom wystawianie faktur, obsługę dokumentów sprzedażowych i zakupowych oraz integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. Dzięki cyfrowemu obiegowi dokumentów firmy mogą już teraz ograniczać ręczne wprowadzanie danych i przygotowywać się do dalszej automatyzacji rozliczeń podatkowych.
Jak przedsiębiorcy powinni przygotować się do zmian?
Chociaż wdrożenie e-VAT i KeKR zaplanowano dopiero na kolejne lata, warto już teraz uporządkować sposób dokumentowania sprzedaży oraz prowadzenia ewidencji podatkowej. Przedsiębiorcy korzystający ze starszych kas fiskalnych powinni przede wszystkim sprawdzić, jaki rodzaj urządzenia posiadają i czy w przyszłości będzie ono wymagało wymiany. Firmy wystawiające faktury powinny natomiast zwrócić uwagę na terminowość dokumentowania transakcji i prawidłowość danych przekazywanych do KSeF. Istotne będzie również regularne kontrolowanie faktur zakupowych, korekt oraz informacji wykazywanych w ewidencjach VAT. Im bardziej uporządkowany będzie obieg dokumentów w firmie, tym łatwiejsze stanie się korzystanie z nowych usług administracji skarbowej.
e-VAT i KeKR – podsumowanie planowanych zmian
Projekt UD473 może stać się jednym z ważniejszych etapów cyfryzacji polskiego systemu podatkowego. Wprowadzenie e-VAT ma umożliwić przedsiębiorcom korzystanie z wstępnie przygotowanych rozliczeń JPK_VAT, natomiast KeKR zaoferuje bezpłatne narzędzie do rejestrowania sprzedaży detalicznej. Równocześnie planowane jest stopniowe wycofywanie kas fiskalnych starego typu, rozwój elektronicznych paragonów oraz skrócenie terminów wystawiania faktur. Dla części przedsiębiorców oznacza to możliwość ograniczenia kosztów i uproszczenia codziennych obowiązków. Inne firmy będą musiały dostosować swoje urządzenia fiskalne, oprogramowanie lub sposób organizacji pracy. Najważniejsze jest jednak to, że na dzień 27 października 2026 roku projekt UD473 pozostaje na etapie prac legislacyjnych. Opisane rozwiązania nie stanowią jeszcze obowiązujących przepisów, a ich ostateczny zakres będzie zależał od przyjętej ustawy.
