E-faktury - jak je wystawiać i przechowywać?

E-faktury to w Polsce coraz popularniejsze rozwiązanie – nic dziwnego, bowiem niesie ze sobą szereg korzyści, począwszy od mniejszych wydatków, a na ochronie środowiska skończywszy. Warto dowiedzieć się więcej o zasadach wystawiania i przechowywania e-dokumentów.

E-Faktura to elektroniczny odpowiednik faktury papierowej, pod względem prawnym niczym się od niej nie różni - jest w pełni wartościowym dokumentem księgowym. Pod względem oszczędności jednak, różnic jest sporo.

Ta nowoczesna forma rozliczeniowa całkowicie eliminuje wydatki związane z zakupem papieru, druku, kopert oraz samej wysyłki (kurier lub poczta). Dzięki e-fakturom oszczędzamy także czas – wystawia się je szybciej i łatwiej, bo program do e-fakturowania automatycznie dokonuje wszelkich obliczeń. Dokumenty wysyłane online szybciej docierają też do adresata. Ten innowacyjny sposób rozliczeniowy ma również pozytywny wpływ na środowisko – im więcej osób w Polsce go używa, tym mniej wycinamy drzew, zużywamy mniej energii elektrycznej i w mniejszym stopniu zanieczyszczamy wodę.

Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na e-fakturowanie. Wystawianie i przechowywanie e-dokumentów ułatwiają nowe regulacje prawne oraz rozwiązania techniczne m.in. serwisy do wystawiania i zarządzania dokumentami online, chociażby takie jak Fakturowo.pl.

Portal ten umożliwia wystawianie aż 39 rodzajów dokumentów księgowych w 13 wersjach językowych i w 36 walutach. Wystawianie i przechowywanie ich jest tu całkowicie bezpiecznie, twórcy serwisu zastosowali bowiem systemy bezpieczeństwa analogiczne do tych używanych w bankowości elektronicznej. Korzystanie z Fakturowo.pl jest jednocześnie bardzo intuicyjne, poradzi sobie z nim nawet internetowy laik. W ciągu kilku chwil możemy stworzyć dokument i wysłać go bezpośrednio z portalu na adres e-mail odbiorcy. Nie potrzebujemy do tego żadnego dodatkowego oprogramowania – wystarczy przeglądarka internetowa i dostęp do sieci. Portal jest responsywny, co oznacza, że mamy dostęp do swoich dokumentów 24/7 nie tylko za pośrednictwem komputera, ale także tabletu i telefonu. Dużym ułatwieniem jest to, że dane adresata faktury możemy pobrać automatycznie z bazy GUS - wystarczy, że podamy numer NIP lub REGON. Dokumentom przechowywanym w Fakturowo.pl możemy nadawać rożne statusy np. zapłacona, częściowo zapłacona lub niezapłacona faktura. Dzięki temu cała dokumentacja jest odpowiednio posegregowana i łatwo się nią zarządza.

Jedyna rzecz, o której należy pamiętać, przechodząc na e-faktury, to art. 106n ustawy o VAT, zgodnie z którym podatnik, który chce wystawiać faktury elektroniczne, musi uzyskać zgodę odbiorców na otrzymywanie ich w takiej formie. Przepisy nie określają jednak, jak taka zgoda ma wyglądać. Jej forma zależy więc do ustaleń pomiędzy stronami transakcji. Może to być zarówno umowa zawarta na papierze, jak i drogą mailową, a nawet ustną. Teoretycznie sam fakt przyjęcia i opłacenia pierwszej faktury online już jest zgodą na tę formę dokumentu.

W celu propagowania i zwiększania świadomości Polaków o elektronicznych fakturach, powstała Koalicja "Wybieram e-faktury", w skład której wchodzą Konfederacja Lewiatan, Orange Polska, UPC Polska oraz Poczta Polska Usługi Cyfrowe Sp. z o. o. (Envelo). Co dwa lata Koalicja przeprowadza badania popularności e-faktur w Polsce. Ostatnia ankieta wykazała, że w 2015 roku już 63% Polaków korzystało z faktur elektronicznych, podczas gdy dwa lata wcześniej – w 2013 roku, użytkowników e-faktur było zaledwie 37%. Na tej podstawie wyraźnie widać, że coraz więcej przedsiębiorców jest świadomych wad tradycyjnych papierowych faktur i jednocześnie zalet tej nowoczesnej formy dokumentów.

Bitcoin