O dużych zmianach w prawie podatkowym czy innych przepisach regulujących kwestię dokumentacji w firmie łatwo jest się dowiedzieć. Ale czasem w życie wchodzą też mniejsze poprawki, o których prawie nie słychać, ale ich znaczenie może być duże. I właśnie w takich przypadkach ujawnia się prawdziwa wartość programów do księgowości.
W ekipie ludzi, którzy pracują nad programami do fakturowania i oprogramowaniem księgowym nigdy nie brakuje doświadczonych księgowych, a często także prawników, specjalistów do spraw szeroko rozumianego prawa gospodarczego. Są to ludzie, którzy – z obowiązku albo zamiłowania – interesują się każdą prawną drobnostką, która zmienia funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Bardzo szybko więc wszystkie zmiany znajdują odzwierciedlenie w oprogramowaniu – są wdrażane od razu po ogłoszeniu odpowiednich zmian i później użytkownicy programu po prostu wypełniają dalej swoje obowiązki, a program dostosowuje wszystko do obowiązujących norm. Może to być na przykład zmiana danych na fakturze, zmiana sposobu przygotowywania raportów albo oznaczeń na dokumentach. Rezygnując z programu do księgowości, trzeba by było o wszystkich tych zmianach dowiadywać się samodzielnie i jeszcze implementować je w praktyce. To trudne, a przede wszystkim bardzo czasochłonne zadanie.
Patrząc na tę sprawę z takiej perspektywy można dojść do wniosku, że w zasadzie wielu przedsiębiorców zostało uratowanych przed kontaktem z kontrolą skarbową (i niemal na pewno bardzo wysokimi karami) tylko dzięki temu, że zapłacili oni za program do księgowości lub program do faktur i ktoś przewidział konieczne do wprowadzenia zmiany. Oczywiście – z praktycznego punktu widzenia to najczęściej tylko kosmetyka, ale urząd skarbowy zdecydowanie nie jest znany z najbardziej praktycznego podejścia do problemu dokumentacji, więc samo pilnowanie praktyki i lekceważenie teorii nikomu jeszcze na dobre nie wyszło.
Programy do fakturowania pozwalają na wystawianie odpowiednio przygotowanych dokumentów sprzedaży, a te, które mają bardziej zaawansowane opcje księgowe, od razu właściwie przygotują dokumenty. Trzeba bowiem mieć świadomość, że te same dane, które są w KPiR można przedstawić na sto różnych sposobów, które merytorycznie będą równoważne – nie będą jednak tożsame formalnie i to już oznacza sporą karę. Same faktury są zdefiniowane nieco mniej dokładnie, ale to nie ułatwia sprawy, bo jeszcze łatwiej jest przez to przeoczyć jakieś ważne zmiany.
Spójrzmy na to jeszcze inaczej. Program do faktur nie kosztuje nawet 100 złotych rocznie. Dobry, rozbudowany program do księgowości kosztuje 400-700 złotych. Sporo. Ale ile może kosztować bałagan w dokumentach? Ile kosztuje sam czas potrzebny na wygenerowanie wszystkich dokumentów w taki sposób, żeby spełniały mniej lub bardziej logiczne normy narzucone przez przepisy? Prawdopodobnie same straty czasu będą więcej warte, więc z ekonomicznego punktu widzenia zakup programu do faktur jest całkowicie uzasadniony. I wtedy nawet nie trzeba odwoływać się do argumentów dotyczących przepisów.
W ekipie ludzi, którzy pracują nad programami do fakturowania i oprogramowaniem księgowym nigdy nie brakuje doświadczonych księgowych, a często także prawników, specjalistów do spraw szeroko rozumianego prawa gospodarczego. Są to ludzie, którzy – z obowiązku albo zamiłowania – interesują się każdą prawną drobnostką, która zmienia funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Bardzo szybko więc wszystkie zmiany znajdują odzwierciedlenie w oprogramowaniu – są wdrażane od razu po ogłoszeniu odpowiednich zmian i później użytkownicy programu po prostu wypełniają dalej swoje obowiązki, a program dostosowuje wszystko do obowiązujących norm. Może to być na przykład zmiana danych na fakturze, zmiana sposobu przygotowywania raportów albo oznaczeń na dokumentach. Rezygnując z programu do księgowości, trzeba by było o wszystkich tych zmianach dowiadywać się samodzielnie i jeszcze implementować je w praktyce. To trudne, a przede wszystkim bardzo czasochłonne zadanie.
Patrząc na tę sprawę z takiej perspektywy można dojść do wniosku, że w zasadzie wielu przedsiębiorców zostało uratowanych przed kontaktem z kontrolą skarbową (i niemal na pewno bardzo wysokimi karami) tylko dzięki temu, że zapłacili oni za program do księgowości lub program do faktur i ktoś przewidział konieczne do wprowadzenia zmiany. Oczywiście – z praktycznego punktu widzenia to najczęściej tylko kosmetyka, ale urząd skarbowy zdecydowanie nie jest znany z najbardziej praktycznego podejścia do problemu dokumentacji, więc samo pilnowanie praktyki i lekceważenie teorii nikomu jeszcze na dobre nie wyszło.
Programy do fakturowania pozwalają na wystawianie odpowiednio przygotowanych dokumentów sprzedaży, a te, które mają bardziej zaawansowane opcje księgowe, od razu właściwie przygotują dokumenty. Trzeba bowiem mieć świadomość, że te same dane, które są w KPiR można przedstawić na sto różnych sposobów, które merytorycznie będą równoważne – nie będą jednak tożsame formalnie i to już oznacza sporą karę. Same faktury są zdefiniowane nieco mniej dokładnie, ale to nie ułatwia sprawy, bo jeszcze łatwiej jest przez to przeoczyć jakieś ważne zmiany.
Spójrzmy na to jeszcze inaczej. Program do faktur nie kosztuje nawet 100 złotych rocznie. Dobry, rozbudowany program do księgowości kosztuje 400-700 złotych. Sporo. Ale ile może kosztować bałagan w dokumentach? Ile kosztuje sam czas potrzebny na wygenerowanie wszystkich dokumentów w taki sposób, żeby spełniały mniej lub bardziej logiczne normy narzucone przez przepisy? Prawdopodobnie same straty czasu będą więcej warte, więc z ekonomicznego punktu widzenia zakup programu do faktur jest całkowicie uzasadniony. I wtedy nawet nie trzeba odwoływać się do argumentów dotyczących przepisów.
