Data wystawienia faktury w KSeF nie zawsze jest tak oczywista, jak się wydaje. W polu P_1 wpisujesz konkretny dzień, ale w zależności od trybu (online, offline, offline24) faktyczna data uznana za wystawienia faktury może wynikać z momentu przesłania dokumentu do KSeF. Sprawdź, jak to działa w praktyce i dlaczego ta różnica ma znaczenie dla rozliczeń VAT.
Jednym z podstawowych pól w strukturze faktury ustrukturyzowanej FA(3) jest P_1 – data wystawienia faktury. Wydaje się proste, ale w praktyce – zwłaszcza przy KSeF – ma kilka ważnych niuansów, które mogą zaskoczyć przedsiębiorców.
Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, na fakturze należy podać datę jej wystawienia. W przypadku faktur w KSeF sprawę dodatkowo reguluje art. 106na ust. 1 ustawy: Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF.
Co to oznacza w praktyce? Jeśli podatnik wystawia fakturę w trybie „online” i w tym samym dniu wysyła ją do KSeF, to właśnie ta data (z pola P_1) jest uznana za datę wystawienia.
Pole P_1: 2026-02-01
Wysłanie do KSeF: 2026-02-01
Numer KSeF nadany: 2026-02-02
Za datę wystawienia uznaje się 1 lutego 2026 r., czyli dzień przesłania do KSeF.
Nie zawsze dzień przesłania do KSeF jest decydujący. Są sytuacje, w których to właśnie data wpisana przez podatnika w polu P_1 jest formalną datą wystawienia faktury. To ważne m.in. przy sprawdzaniu terminów ustawowych.
Dotyczy to czterech poniższych przypadków, w każdej z tych sytuacji to data wpisana przez podatnika w polu P_1 jest decydująca.
Z punktu widzenia API KSeF istnieją tylko dwa tryby: online i offline. Tryb offline24 system traktuje po prostu jako szczególną formę trybu offline (data z pola P_1 + maksymalnie 1 dzień różnicy do wysłania). Przedsiębiorca widząc fakturę weryfikowaną linkiem może zauważyć oznaczenie „online” albo „offline”. „Offline24” będzie w tym ujęciu klasyfikowany jako „offline”.
Data wystawienia faktury wpływa na:
Pole P_1 – data wystawienia faktury w KSeF może być interpretowane na dwa sposoby:
Podstawowa zasada
Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, na fakturze należy podać datę jej wystawienia. W przypadku faktur w KSeF sprawę dodatkowo reguluje art. 106na ust. 1 ustawy: Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF.
Co to oznacza w praktyce? Jeśli podatnik wystawia fakturę w trybie „online” i w tym samym dniu wysyła ją do KSeF, to właśnie ta data (z pola P_1) jest uznana za datę wystawienia.
Przykład – tryb online
Pole P_1: 2026-02-01
Wysłanie do KSeF: 2026-02-01
Numer KSeF nadany: 2026-02-02
Za datę wystawienia uznaje się 1 lutego 2026 r., czyli dzień przesłania do KSeF.
Kiedy decyduje data z pola P_1?
Nie zawsze dzień przesłania do KSeF jest decydujący. Są sytuacje, w których to właśnie data wpisana przez podatnika w polu P_1 jest formalną datą wystawienia faktury. To ważne m.in. przy sprawdzaniu terminów ustawowych.
Dotyczy to czterech poniższych przypadków, w każdej z tych sytuacji to data wpisana przez podatnika w polu P_1 jest decydująca.
- Faktura w trybie „offline24” (art. 106nda ust. 10) - Podatnik wystawia fakturę, wpisuje datę w P_1, a wysyła ją do KSeF dopiero następnego dnia roboczego. Przykład: P_1: 2026-02-01, Wysłanie: 2026-02-02, Data wystawienia to 1 lutego 2026 r.
- Faktura w trybie online z późniejszym wysłaniem (art. 106nda ust. 16) - Jeśli podatnik wystawił fakturę np. 1 lutego, ale wysłał ją do KSeF dopiero 3 lutego, to formalną datą wystawienia pozostaje ta z pola P_1. Przykład: P_1: 2026-02-01, Wysłanie: 2026-02-03, Data wystawienia to 1 lutego 2026 r.
- Faktura w trybie offline z powodu niedostępności KSeF (art. 106nh ust. 4 w zw. z art. 106nda ust. 10)
- Faktura w trybie awaryjnym z powodu awarii KSeF (art. 106nf ust. 9)
Online, offline, offline24 – jak to działa technicznie?
Z punktu widzenia API KSeF istnieją tylko dwa tryby: online i offline. Tryb offline24 system traktuje po prostu jako szczególną formę trybu offline (data z pola P_1 + maksymalnie 1 dzień różnicy do wysłania). Przedsiębiorca widząc fakturę weryfikowaną linkiem może zauważyć oznaczenie „online” albo „offline”. „Offline24” będzie w tym ujęciu klasyfikowany jako „offline”.
Dlaczego to takie ważne?
Data wystawienia faktury wpływa na:
- termin rozliczenia podatku VAT,
- ocenę, czy faktura została wystawiona w terminie ustawowym (np. do 15. dnia następnego miesiąca),
- spójność zapisów w księgowości i systemach finansowych.
Podsumowanie
Pole P_1 – data wystawienia faktury w KSeF może być interpretowane na dwa sposoby:
- jako dzień przesłania faktury do KSeF – gdy wystawiamy i wysyłamy ją jednocześnie,
- jako data wskazana przez podatnika – w przypadku trybu offline, offline24 albo opóźnionego wysłania.
