Błąd w numerze faktury może budzić niepokój, zwłaszcza gdy dokument został już przekazany kontrahentowi lub zaksięgowany. Czy w takiej sytuacji można poprawić numer faktury? Sprawdź, co mówią przepisy, kiedy możliwe jest anulowanie dokumentu i jak prawidłowo postępować, by nie naruszyć zasad prowadzenia ewidencji VAT.
Błędna numeracja faktury to sytuacja, która może przydarzyć się każdemu przedsiębiorcy – niezależnie od wielkości firmy czy branży. Czy jednak można taki numer skorygować? Sprawdź, jak zgodnie z przepisami rozwiązać problem nieprawidłowego numeru faktury i kiedy dopuszczalne jest jej anulowanie.
Nie. Zgodnie z przepisami podatkowymi, numer faktury nie podlega korekcie. Oznacza to, że nie wolno go ani zmieniać, ani poprawiać – nawet przy użyciu noty korygującej czy faktury korygującej. Numer nadany w momencie wystawienia dokumentu powinien pozostać bez zmian i być częścią chronologicznej, spójnej numeracji.
Choć samego numeru nie można poprawić, istnieją sposoby, które pozwalają poradzić sobie z sytuacją, w której wkradł się błąd:
Aby zminimalizować ryzyko pomyłek w numeracji:
Firma XYZ wystawiła fakturę o numerze 15/2025, po czym przez pomyłkę ponownie użyła tego samego numeru. Odkryto to po wysłaniu dokumentu do klienta. Ponieważ faktura była już przekazana i ujęta w ewidencji, przedsiębiorca dołączył do niej notatkę z wyjaśnieniem błędu i kolejną fakturę oznaczył jako 15A/2025, aby zachować ciągłość.
Błąd w numerze faktury nie musi oznaczać poważnych konsekwencji, o ile zostanie właściwie udokumentowany. Należy pamiętać, że numeru faktury nie wolno korygować, ale można sytuację naprawić poprzez anulowanie dokumentu (w określonych warunkach) lub dołączenie wyjaśnienia. Kluczowe jest zachowanie przejrzystości i zgodności z przepisami podatkowymi.
Jeśli chcesz uniknąć błędów w numeracji, skorzystaj z intuicyjnych narzędzi do fakturowania, takich jak Fakturowo.pl. System samodzielnie kontroluje numerację, umożliwia anulowanie błędnych dokumentów i gwarantuje zgodność z przepisami – również w kontekście nadchodzących zmian w KSeF.
Czy numer faktury można poprawić?
Nie. Zgodnie z przepisami podatkowymi, numer faktury nie podlega korekcie. Oznacza to, że nie wolno go ani zmieniać, ani poprawiać – nawet przy użyciu noty korygującej czy faktury korygującej. Numer nadany w momencie wystawienia dokumentu powinien pozostać bez zmian i być częścią chronologicznej, spójnej numeracji.
Co zrobić, gdy numer faktury jest błędny?
Choć samego numeru nie można poprawić, istnieją sposoby, które pozwalają poradzić sobie z sytuacją, w której wkradł się błąd:
- Zachowanie dokumentu i dodanie wyjaśnienia - Jeśli faktura została już przekazana odbiorcy i ujęta w księgowości, nie ma możliwości jej anulowania. Wówczas należy pozostawić dokument w oryginalnej formie i dołączyć pisemne wyjaśnienie błędu, np. w formie notatki księgowej.
- Anulowanie faktury (w określonych przypadkach) - Fakturę można anulować tylko wtedy, gdy:
- nie została jeszcze przesłana kontrahentowi,
- nie została ujęta w rejestrze sprzedaży ani w JPK_VAT.
- W takiej sytuacji wystarczy przekreślić dokument, opatrzyć go dopiskiem „ANULOWANO” i zachować go w dokumentacji firmy. Następnie można wystawić nową fakturę z poprawnym numerem.
- Dopisanie znaku rozróżniającego - Gdy dojdzie do zdublowania numerów (np. dwie faktury o numerze 17/2025), praktykowaną metodą jest dodanie litery lub dodatkowego znaku, np. 17A/2025. Warto jednak każdą taką sytuację krótko udokumentować – np. w postaci notatki wewnętrznej lub adnotacji w systemie księgowym.
Jak unikać błędów w numeracji faktur?
Aby zminimalizować ryzyko pomyłek w numeracji:
- Stosuj przejrzysty system numerowania, np. z oznaczeniem miesiąca lub roku: 01/05/2025.
- Korzystaj z oprogramowania do fakturowania, które automatycznie nadaje kolejne numery i pilnuje chronologii.
- Regularnie sprawdzaj historię wystawionych faktur, szczególnie przy ręcznym wprowadzaniu danych.
Przykład z życia
Firma XYZ wystawiła fakturę o numerze 15/2025, po czym przez pomyłkę ponownie użyła tego samego numeru. Odkryto to po wysłaniu dokumentu do klienta. Ponieważ faktura była już przekazana i ujęta w ewidencji, przedsiębiorca dołączył do niej notatkę z wyjaśnieniem błędu i kolejną fakturę oznaczył jako 15A/2025, aby zachować ciągłość.
Podsumowanie
Błąd w numerze faktury nie musi oznaczać poważnych konsekwencji, o ile zostanie właściwie udokumentowany. Należy pamiętać, że numeru faktury nie wolno korygować, ale można sytuację naprawić poprzez anulowanie dokumentu (w określonych warunkach) lub dołączenie wyjaśnienia. Kluczowe jest zachowanie przejrzystości i zgodności z przepisami podatkowymi.
Uwaga praktyczna
Jeśli chcesz uniknąć błędów w numeracji, skorzystaj z intuicyjnych narzędzi do fakturowania, takich jak Fakturowo.pl. System samodzielnie kontroluje numerację, umożliwia anulowanie błędnych dokumentów i gwarantuje zgodność z przepisami – również w kontekście nadchodzących zmian w KSeF.
