Od listopada 2025 r. Ministerstwo Finansów uruchamia nowy sposób uwierzytelniania w Krajowym Systemie e-Faktur – tzw. certyfikaty KSeF. To ważna zmiana, bo dotychczas większość firm korzystała z podpisu kwalifikowanego, profilu zaufanego lub pełnomocnictwa do wystawiania faktur w imieniu firmy. Certyfikaty mają uprościć logowanie do systemu i umożliwić bezpieczną integrację z programami do fakturowania, takimi jak Fakturowo.pl.
Co to jest certyfikat KSeF?
Certyfikat KSeF to specjalny plik kryptograficzny generowany w systemie Ministerstwa Finansów. Działa podobnie jak certyfikaty SSL czy klucze API – jest unikalny dla danej firmy i pozwala systemom zewnętrznym łączyć się z KSeF bez konieczności każdorazowego podpisywania dokumentów. Dzięki niemu program księgowy lub fakturowy może automatycznie:
- wysyłać faktury sprzedaży do KSeF,
- pobierać faktury kosztowe,
- sprawdzać statusy wysłanych dokumentów.
Jak uzyskać certyfikat?
Certyfikat można wygenerować w aplikacji webowej KSeF na stronie Ministerstwa Finansów. Procedura wygląda następująco:
- Logujemy się do KSeF (np. profilem zaufanym).
- Wchodzimy w zakładkę „Certyfikaty”.
- Generujemy nowy certyfikat dla firmy lub pełnomocnika.
- Pobieramy plik i zapisujemy go w bezpiecznym miejscu.
- Wprowadzamy dane certyfikatu w programie księgowym (np. Fakturowo.pl).
Dlaczego to ważne?
Od lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. Certyfikat to najprostsza forma integracji – nie wymaga podpisu kwalifikowanego ani każdorazowego logowania profilem zaufanym. Dzięki temu obsługa faktur w KSeF może odbywać się w tle, w pełni automatycznie.
Fakturowo.pl a certyfikaty KSeF
W Fakturowo.pl będzie można dodać i skonfigurować certyfikat KSeF. Dzięki temu użytkownicy:
- wyślą faktury do KSeF jednym kliknięciem,
- będą mieli podgląd numeru KSeF przypisanego do faktury,
- pobiorą faktury zakupowe wystawione przez kontrahentów,
- zyskają pełną integrację z nowymi wymogami MF.
Podsumowanie
Listopad 2025 to ważna data dla firm korzystających z e-faktur. Certyfikaty KSeF otwierają drogę do prostszej, bezpiecznej i zautomatyzowanej obsługi faktur ustrukturyzowanych. Warto przygotować się na tę zmianę i od razu skonfigurować certyfikat w programie Fakturowo.pl, aby od lutego 2026 r. przejście na obowiązkowy KSeF było bezproblemowe.
