W dobie cyfryzacji i obowiązków wynikających z KSeF, bezpieczne przechowywanie faktur online to nie tylko wygoda, ale i konieczność. W tym artykule podpowiadamy, jak chronić swoje dokumenty księgowe w sieci i które narzędzia warto wybrać.
Dlaczego bezpieczne przechowywanie faktur online jest tak ważne?
Przedsiębiorcy coraz częściej rezygnują z papierowej dokumentacji na rzecz faktur elektronicznych. Jednak przeniesienie danych do chmury wiąże się z obowiązkiem zachowania poufności, integralności i dostępności danych przez określony czas — zazwyczaj 5 lat. Błędy w zabezpieczeniach mogą skutkować nie tylko utratą danych, ale też poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi.
Najważniejsze zasady bezpiecznego przechowywania faktur online
- Szyfrowanie danych - Zarówno w trakcie przesyłania, jak i przechowywania, faktury powinny być szyfrowane (np. protokołem TLS).
- Backup w chmurze - Regularne kopie zapasowe są niezbędne, aby w razie awarii przywrócić dokumentację.
- Dwuskładnikowe uwierzytelnianie (2FA) - Logowanie do systemu przechowującego faktury powinno wymagać dodatkowego potwierdzenia tożsamości.
- Uprawnienia dostępu - System powinien umożliwiać nadawanie i ograniczanie uprawnień użytkownikom (np. tylko do odczytu lub do edycji).
- Zgodność z przepisami - Rozwiązanie musi spełniać wymogi prawne, np. RODO oraz obowiązki związane z KSeF i e-fakturą.
Przegląd bezpiecznych rozwiązań do przechowywania faktur
- Fakturowo.pl - Polska platforma do wystawiania faktur, która zapewnia:
- przechowywanie dokumentów w chmurze przez wymagany okres,
- szyfrowanie danych,
- możliwość wystawiania wezwań do zapłaty,
- zgodność z przepisami dotyczącymi e-faktur i KSeF.
- Google Workspace / Dropbox Business - Rozwiązania chmurowe ogólnego przeznaczenia oferujące:
- zaawansowane opcje zarządzania plikami,
- szyfrowanie danych,
- integrację z narzędziami księgowymi (np. za pomocą Zapiera).
- Programy księgowe z modułem archiwizacji - Takie jak Comarch ERP XT, iFirma, wFirma, które pozwalają:
- wystawiać i przechowywać faktury online,
- przesyłać je bezpośrednio do KSeF,
- kontrolować dostęp użytkowników.
Czy warto trzymać faktury tylko w jednym miejscu?
Nie. Nawet najbezpieczniejsze systemy mogą ulec awarii. Warto stosować zasadę 3-2-1:
- 3 kopie danych,
- 2 różne nośniki,
- 1 kopia offline (np. na dysku zewnętrznym).
Podsumowanie
Bezpieczeństwo faktur online to dziś jeden z filarów nowoczesnej księgowości. Wybierając odpowiednie narzędzie — jak np. Fakturowo.pl — zyskujesz nie tylko spokój ducha, ale też pewność, że Twoje dokumenty są zgodne z przepisami i zawsze dostępne, gdy ich potrzebujesz.
