Aplikacja Podatnika Krajowego Systemu e-Faktur umożliwia wystawienie faktur, ale w praktyce trzeba jednak jasno powiedzieć, że nie jest programem do fakturowania w rozumieniu codziennej pracy firmy. To system urzędowy, którego głównym zadaniem jest przyjmowanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych, a nie wygodna obsługa sprzedaży. W Fakturowo.pl KSeF jest tylko jednym z elementów całego procesu. Program przejmuje to, czego w samym KSeF po prostu brakuje albo co w portalu Ministerstwa Finansów jest niewygodne i czasochłonne.
Normalne wystawianie faktur, a nie techniczny formularz
W naszym serwisie pracują Państwo na czytelnym formularzu faktury, podobnym do tego, który znają użytkownicy klasycznych programów księgowych. Kontrahenci, produkty, usługi, stawki VAT, waluty, rabaty czy faktury cykliczne działają w sposób automatyczny. Nie trzeba za każdym razem wypełniać wszystkiego od zera.
W KSeF każda faktura jest w praktyce tworzona ręcznie, bez wsparcia wcześniejszych danych. Przy sporadycznym wystawianiu dokumentów da się z tym żyć, ale przy regularnej sprzedaży szybko staje się to po prostu niepraktyczne.
Porządek w dokumentach i pełna historia sprzedaży
Kolejna różnica to organizacja dokumentów. W Fakturowo.pl widać całą historię sprzedaży, statusy dokumentów, korekty, powiązania faktur, numery KSeF, UPO, daty wysyłki i odbioru. Wszystko jest w jednym miejscu i da się to szybko sprawdzić.
Sam KSeF nie oferuje wygodnego widoku „co, komu i za co”. To raczej lista technicznych plików XML niż narzędzie do realnego zarządzania dokumentami w firmie.
Obsługa księgowa i rozliczenia
Z poziomu naszego programu można wygenerować ewidencje, pliki JPK, zestawienia dla księgowej oraz eksporty do systemów księgowych. Program liczy podatki, pilnuje spójności danych i pomaga przygotować dokumenty do rozliczeń.
KSeF tego nie robi. Nie wylicza podatków, nie prowadzi ewidencji i nie przygotowuje plików rozliczeniowych. Jest tylko kanałem przekazania faktury do administracji skarbowej.
Baza kontrahentów i baza produktów
W Fakturowo.pl dostępna jest baza kontrahentów oraz baza produktów i usług. Dane wprowadza się raz, a później wybiera z listy. Nie trzeba za każdym razem wpisywać nazwy firmy, adresu, NIP-u, ceny czy stawki VAT.
Baza kontrahentów znacząco przyspiesza wystawianie kolejnych faktur i ogranicza pomyłki. Podobnie działa baza produktów i usług, w której zapisane są nazwy, ceny, jednostki miary i opisy. Przy tworzeniu dokumentu wystarczy wybrać pozycję, a reszta uzupełnia się automatycznie.
KSeF nie posiada takiego zaplecza. Każda faktura powstaje tam od początku, bez pamięci wcześniejszych danych. Przy regularnym fakturowaniu różnica w komforcie i czasie pracy jest naprawdę odczuwalna.
Automatyzacja, której w KSeF nie ma
W codziennej pracy ogromne znaczenie ma automatyzacja. Faktury cykliczne, masowe wystawianie dokumentów, szybkie korekty, ponowne wysyłki czy obsługa wielu firm na jednym koncie to funkcje, których w KSeF po prostu nie ma.
Program do fakturowania przejmuje te zadania i pozwala skupić się na prowadzeniu firmy, zamiast na ręcznej obsłudze dokumentów.
KSeF w „ludzkiej” formie
Na koniec aspekt bardzo praktyczny. Fakturowo.pl „tłumaczy” KSeF na normalny język użytkownika. Nie trzeba znać struktury XML, technicznych pól ani komunikatów Ministerstwa Finansów. Program pilnuje poprawności danych i jasno informuje, co zostało wysłane poprawnie, a co wymaga korekty.
Podsumowanie
KSeF jest obowiązkowym kanałem przekazywania faktur do administracji skarbowej. Fakturowo.pl jest natomiast narzędziem do realnej pracy w firmie: wystawiania, porządkowania i rozliczania faktur. To dokładnie taka sama różnica, jak między samą wysyłką deklaracji w e-Urzędzie a korzystaniem z pełnoprawnego programu księgowego.
