Choć Krajowy System e-Faktur (KSeF) działa już od ponad trzech lat, dane Ministerstwa Finansów są jednoznaczne – do 5 marca 2025 roku skorzystało z niego zaledwie 5230 firm. To zaledwie ułamek wszystkich aktywnych przedsiębiorców w Polsce. Tymczasem już od stycznia 2026 roku stosowanie KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT. Co to oznacza w praktyce i jak się przygotować?
Dlaczego tak mało firm korzysta z KSeF?
Mimo licznych kampanii informacyjnych, wdrożenie KSeF postępuje bardzo wolno. KSeF obowiązkowy już za 9 miesięcy – a korzysta z niego tylko 5230 firm!
Główne powody to:
- brak obowiązku (do tej pory system był dobrowolny),
- obawy przed zmianami i trudnościami technicznymi,
- brak odpowiedniego oprogramowania lub integracji z KSeF,
- niedostateczna wiedza o korzyściach płynących z systemu.
Co się zmieni od stycznia 2026 roku?
Od 1 stycznia 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich czynnych podatników VAT. To oznacza, że:
- nie będzie już możliwości wystawiania faktur w tradycyjny sposób (PDF, papier),
- wszystkie faktury będą musiały przechodzić przez system ministerialny,
- firmy będą musiały dostosować swoje systemy księgowe do nowego formatu XML i integracji z KSeF.
Jak się przygotować do wdrożenia KSeF?
Nie warto czekać do ostatniej chwili. Oto kilka kroków, które warto podjąć już teraz:
- Sprawdź, czy Twoje oprogramowanie księgowe obsługuje KSeF – jeśli nie, rozważ aktualizację lub zmianę systemu.
- Zadbaj o integrację IT – jeśli korzystasz z systemu ERP, zleć integrację z KSeF już teraz.
- Szkol pracowników – pracownicy działów finansowo-księgowych muszą znać nowy system.
- Testuj system wcześniej – rozpocznij wystawianie faktur testowych w ramach dobrowolnego KSeF, aby wychwycić ewentualne problemy.
Podsumowanie
5230 firm to niewiele – ale czasu jest coraz mniej. Obowiązkowy KSeF stanie się rzeczywistością już za 9 miesięcy. Jeśli Twoja firma nie zacznie działać teraz, wdrożenie na ostatnią chwilę może zakończyć się kosztownym chaosem.
Fakturowo.pl już zintegrowane z KSeF
Dobrą wiadomością dla użytkowników Fakturowo.pl jest to, że platforma posiada już pełną integrację z KSeF. Oznacza to, że możesz zacząć korzystać z KSeF bez konieczności inwestowania w dodatkowe rozwiązania informatyczne – wystarczy zalogować się do systemu, aktywować integrację i wystawiać faktury zgodne z nowym standardem. To szybki i bezpieczny sposób na przygotowanie się do nadchodzących zmian.
