Pro forma z łacińskiego "dla pozorów" to wyrażenie oznaczające coś robionego tylko dla zachowania pozorów bez większej dbałości o jakość wykonania. Faktura pro forma jest rodzajem faktury, która nie powoduje powstania skutków księgowo podatkowych, które opisuje ustawa o podatku od towarów i usług. Oznacza to, że fakturze pro forma nie można przypisać walorów faktury VAT. Fakturę pro forma wystawiamy w celu poświadczenia zajścia transakcji bez konieczności jej zaksięgowania i opodatkowania. Fakturę pro forma często spotyka się jako forma oferty dla kontrahenta lub w handlu detalicznym, gdzie nabywcą towaru lub usługi jest osoba fizyczna.

Mimo, że nie jest to dokument księgowy, tylko handlowy (nie powoduje obowiązku zapłaty oraz nie stanowi podstawy do odliczania VAT) - warto ją wystawiać. Stanowi pewnego rodzaju zabezpieczenie swoich interesów. Jeśli kontrahent opłaci fakturę proforma - potwierdzi tym samym przyjęcie złożonej oferty, co skutkuje zawarciem umowy sprzedaży. Brak reakcji ze strony potencjalnego klienta, nie powoduje konieczności opłacania podatku VAT ani wystawiania korekty.

Faktura proforma daje możliwość potwierdzenia złożonej wcześniej oferty/przyjęcia zamówienia. Warto ją wystawiać, jeśli chcemy w łatwy i przejrzysty sposób poinformować o kosztach usługi bądź ewentualnych płatnościach (można ją wystawić wyłącznie na zaliczkę, jak i pełną kwotę zamówienia).

Faktura proforma zawiera wszystkie elementy "zwykłej" faktury (wyróżnia ją obowiązkowy opis): 1. dane identyfikujące fakturę (datę wystawienia, unikalny numer dokumentu, opis: "proforma"), 2. dane wystawcy i odbiorcy faktury (imię i nazwisko/nazwa, adres, NIP - nie dot. jeśli odbiorca jest osobą prywatną), 3. szczegóły dotyczące sprzedaży/usługi (datę usługi/sprzedaży/dostawy, nazwę usługi/towaru, zakres wykonanej usługi/miarę i ilość dostarczonych towarów), 4. szczegóły dotyczące płatności (cenę jednostkową netto usługi/towaru, kwoty rabatów, wartość sprzedaży netto, stawkę VAT, sumę wartości sprzedaży netto - z podziałem na poszczególne stawki VAT, kwotę należności - ogółem).