Dowód dostawy w wariancie zawierającym tylko ilość jest, podobnie jak zwykły dowód dostawy, dokumentem potwierdzającym dostawę określonych w nim towarów lub wykonanie opisanych w nim usług na rzecz odbiorcy dokumentu. Poprawnie wystawiony dokument dowodu dostawy - ilościowy jest drukowany lub wypisywany w dwóch egzemplarzach. Oryginał pozostaje u dostawcy jako dowód odbioru usług i towarów przez kontrahenta. Kopia trafia do odbiorcy usług lub towarów. Dokument uznawany jest za ważny tylko w momencie, gdy podpisany jest przez obie strony transakcji. W przeciwieństwie od zwykłego dokumentu dowodu dostawy zawiera jedynie nazwy towarów i usług oraz ich ilości. Nie bierze się w nim pod uwagę cen jednostkowych i wartości końcowych.

Dowód dostawy w wariancie ilościowym stosuje się do kontroli ilości określonych towarów/usług na rzecz odbiorcy dokumentu.

Nie ma jasno określonych wymogów, które definiują zakres informacji ujętych na dowodzie dostawy. Zaleca się aby przygotowany dokument uwzględniał m.in.: 1. dane identyfikujące dokument (datę wystawienia, miejscowość, unikalny numer dokumentu), 2. dane dostawcy i odbiorcy towaru (imię i nazwisko/nazwa, adres, NIP, REGON, czytelne podpisy obu stron), 3. szczegóły dotyczące sprzedaży/usługi (nazwę usługi/towaru i liczbę towarów/zakresu usług).

W przypadku wykrycia nadwyżki - istnieją trzy opcje rozwiązania: 1. jeśli indeks istnieje w przekazanej bazie, należy wprowadzić go na stan magazynowy, 2. jeśli indeks nie istnieje w przekazanej bazie, należy wprowadzić na stan magazynowy uzyskane od Klienta podstawowe informacje o produkcie, W obu przypadkach konieczne będzie także dopasowanie dokumentów i wprowadzenie indeksu na stan w systemie księgowym 3. jeśli klient nie chce wprowadzać nadwyżek na stan magazynowy, należy odesłać nadwyżkę do dostawcy/klienta (w zależności od zapisów umowy). W przypadku wykrycia niedoborów - tu także istnieją trzy ścieżki: 1. należy sprawdzić, czy niedobory mają odpowiednik w nadwyżkach, następnie po ustaleniach z klientem wprowadzić nadwyżkę jako niedobór, 2. w przypadku większej ilości dostaw, należy poczekać do końca przyjęć, 3. wystawić protokół rozbieżności.