KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, miał od 1 lipca 2024 r. stać się obowiązkowym narzędziem do wystawiania faktur VAT. Mimo że termin wdrożenia został przesunięty, warto już teraz wiedzieć, kogo obejmuje obowiązek korzystania z KSeF, a kto jest z niego wyłączony. Wprowadzenie systemu ma istotne znaczenie zarówno dla dużych firm, jak i mniejszych przedsiębiorców – jego celem jest uproszczenie i uszczelnienie systemu podatkowego. Jednak nie wszystkie podmioty będą objęte obowiązkiem e-fakturowania.
Wyjaśniamy, na jakiej podstawie można skorzystać ze zwolnienia z KSeF, które firmy nie muszą z niego korzystać oraz jakie działania warto podjąć, aby uniknąć nieporozumień i sankcji podatkowych. Jeśli prowadzisz działalność międzynarodową lub współpracujesz z zagranicznymi kontrahentami, ten artykuł jest właśnie dla Ciebie.
Na jakiej podstawie można być zwolnionym z KSeF?
Zwolnienie z obowiązku korzystania z KSeF zostało określone w Decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z 17 czerwca 2022 r. Pozwala ona Polsce wprowadzić obowiązkowe e-fakturowanie, ale z wyłączeniem określonych grup podatników – szczególnie tych z zagranicy.
Kto nie musi korzystać z KSeF?
Pierwszą grupą zwolnioną z obowiązku korzystania z KSeF są firmy, które nie mają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (SMPD) na terenie Polski. W takiej sytuacji nie mają one obowiązku wystawiania faktur przez KSeF.
Drugą grupą są firmy, które co prawda posiadają SMPD w Polsce, ale to miejsce nie bierze udziału w konkretnej dostawie towarów lub świadczeniu usług. W takim przypadku również nie ma obowiązku stosowania systemu e-Faktur w odniesieniu do tej transakcji.
Jak przekazywać faktury zagranicznym nabywcom?
Faktura wystawiona w KSeF nie zostanie automatycznie udostępniona zagranicznemu nabywcy, który nie ma siedziby ani SMPD w Polsce lub posiada SMPD, które nie uczestniczy w transakcji. Dlatego sprzedawca powinien zadbać o to, aby przekazać fakturę w sposób uzgodniony z kontrahentem.
Najczęściej wybieranymi formami są wysyłka faktury e-mailem w formacie PDF, udostępnienie jej w systemie EDI lub na portalu klienta, a także przekazanie w wersji papierowej. Zaleca się, aby sposób przekazywania faktur był opisany w umowie handlowej lub ogólnych warunkach współpracy.
A co z zagranicznymi podatnikami z polskim NIP?
Zarejestrowanie zagranicznego przedsiębiorcy do VAT w Polsce i nadanie mu numeru NIP nie oznacza automatycznie, że musi on korzystać z KSeF. Kluczowe znaczenie ma tutaj istnienie stałego miejsca prowadzenia działalności (SMPD).
SMPD oznacza, że przedsiębiorca dysponuje w Polsce odpowiednią infrastrukturą techniczną lub zasobami ludzkimi oraz prowadzi działalność w sposób ciągły i rzeczywisty. Jeśli zagraniczny kontrahent nie spełnia tych warunków, nie ma obowiązku korzystania z KSeF.
Jak sprawdzić kontrahenta i zabezpieczyć się?
Aby upewnić się, że dana transakcja nie podlega obowiązkowi wystawienia faktury w KSeF, warto przeprowadzić kilka działań. Przede wszystkim należy sprawdzić, czy kontrahent jest zarejestrowany do VAT w Polsce – można to zrobić przez tzw. białą listę podatników.
Następnie warto zweryfikować, czy posiada on w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności. W tym celu można zapytać o istnienie oddziału, magazynu, biura lub zatrudnienie lokalnych pracowników. Dodatkowo zaleca się uzyskanie pisemnego oświadczenia od kontrahenta, że nie posiada siedziby ani SMPD w Polsce i że żadne jego miejsce działalności nie bierze udziału w konkretnej transakcji.
Choć samo oświadczenie nie jest wystarczającym dowodem, może być elementem tzw. należytej staranności. Warto też zachować dokumentację – e-maile, umowy czy notatki – na wypadek kontroli.
Podsumowanie – co zapamiętać?
Nie wszystkie firmy muszą korzystać z KSeF. Obowiązek ten nie dotyczy podmiotów, które nie mają siedziby ani SMPD w Polsce albo mają SMPD, ale nieuczestniczące w danej transakcji. W takich przypadkach faktura może zostać przekazana poza systemem – np. mailowo, w formie PDF.
Dobrze jest ustalić formę udostępnienia faktury z kontrahentem i opisać ją w umowie. Jednocześnie warto mieć świadomość, że obowiązek korzystania z KSeF może być przedmiotem kontroli, dlatego należycie udokumentowane działania to najlepsza forma zabezpieczenia.
KSeF to narzędzie, które ma zrewolucjonizować proces fakturowania w Polsce, ale też wprowadza szereg obowiązków. Znajomość wyjątków i zasad obowiązywania systemu pozwoli Ci lepiej zarządzać procesem wystawiania faktur i uniknąć problemów z administracją skarbową.
Na jakiej podstawie można być zwolnionym z KSeF?
Zwolnienie z obowiązku korzystania z KSeF zostało określone w Decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z 17 czerwca 2022 r. Pozwala ona Polsce wprowadzić obowiązkowe e-fakturowanie, ale z wyłączeniem określonych grup podatników – szczególnie tych z zagranicy.
Kto nie musi korzystać z KSeF?
Pierwszą grupą zwolnioną z obowiązku korzystania z KSeF są firmy, które nie mają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (SMPD) na terenie Polski. W takiej sytuacji nie mają one obowiązku wystawiania faktur przez KSeF.
Drugą grupą są firmy, które co prawda posiadają SMPD w Polsce, ale to miejsce nie bierze udziału w konkretnej dostawie towarów lub świadczeniu usług. W takim przypadku również nie ma obowiązku stosowania systemu e-Faktur w odniesieniu do tej transakcji.
Jak przekazywać faktury zagranicznym nabywcom?
Faktura wystawiona w KSeF nie zostanie automatycznie udostępniona zagranicznemu nabywcy, który nie ma siedziby ani SMPD w Polsce lub posiada SMPD, które nie uczestniczy w transakcji. Dlatego sprzedawca powinien zadbać o to, aby przekazać fakturę w sposób uzgodniony z kontrahentem.
Najczęściej wybieranymi formami są wysyłka faktury e-mailem w formacie PDF, udostępnienie jej w systemie EDI lub na portalu klienta, a także przekazanie w wersji papierowej. Zaleca się, aby sposób przekazywania faktur był opisany w umowie handlowej lub ogólnych warunkach współpracy.
A co z zagranicznymi podatnikami z polskim NIP?
Zarejestrowanie zagranicznego przedsiębiorcy do VAT w Polsce i nadanie mu numeru NIP nie oznacza automatycznie, że musi on korzystać z KSeF. Kluczowe znaczenie ma tutaj istnienie stałego miejsca prowadzenia działalności (SMPD).
SMPD oznacza, że przedsiębiorca dysponuje w Polsce odpowiednią infrastrukturą techniczną lub zasobami ludzkimi oraz prowadzi działalność w sposób ciągły i rzeczywisty. Jeśli zagraniczny kontrahent nie spełnia tych warunków, nie ma obowiązku korzystania z KSeF.
Jak sprawdzić kontrahenta i zabezpieczyć się?
Aby upewnić się, że dana transakcja nie podlega obowiązkowi wystawienia faktury w KSeF, warto przeprowadzić kilka działań. Przede wszystkim należy sprawdzić, czy kontrahent jest zarejestrowany do VAT w Polsce – można to zrobić przez tzw. białą listę podatników.
Następnie warto zweryfikować, czy posiada on w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności. W tym celu można zapytać o istnienie oddziału, magazynu, biura lub zatrudnienie lokalnych pracowników. Dodatkowo zaleca się uzyskanie pisemnego oświadczenia od kontrahenta, że nie posiada siedziby ani SMPD w Polsce i że żadne jego miejsce działalności nie bierze udziału w konkretnej transakcji.
Choć samo oświadczenie nie jest wystarczającym dowodem, może być elementem tzw. należytej staranności. Warto też zachować dokumentację – e-maile, umowy czy notatki – na wypadek kontroli.
Podsumowanie – co zapamiętać?
Nie wszystkie firmy muszą korzystać z KSeF. Obowiązek ten nie dotyczy podmiotów, które nie mają siedziby ani SMPD w Polsce albo mają SMPD, ale nieuczestniczące w danej transakcji. W takich przypadkach faktura może zostać przekazana poza systemem – np. mailowo, w formie PDF.
Dobrze jest ustalić formę udostępnienia faktury z kontrahentem i opisać ją w umowie. Jednocześnie warto mieć świadomość, że obowiązek korzystania z KSeF może być przedmiotem kontroli, dlatego należycie udokumentowane działania to najlepsza forma zabezpieczenia.
KSeF to narzędzie, które ma zrewolucjonizować proces fakturowania w Polsce, ale też wprowadza szereg obowiązków. Znajomość wyjątków i zasad obowiązywania systemu pozwoli Ci lepiej zarządzać procesem wystawiania faktur i uniknąć problemów z administracją skarbową.
