Wprowadzanie innowacji w cyfrowym systemie rozliczeń podatkowych niesie za sobą wiele korzyści, ale jednocześnie wymaga rozwiązań zapewniających ochronę przed oszustwami. Choć Krajowy System e-Faktur (KSeF) pozwala na przejrzysty obieg faktur w formacie ustrukturyzowanym, to jego otwarty model działania może zostać wykorzystany w nieuczciwy sposób. Właśnie dlatego Ministerstwo Finansów udostępniło nowy mechanizm – zgłaszanie faktur scamowych.
Ryzyko nadużyć w modelu scentralizowanej wymiany faktur
KSeF działa w modelu wymiany scentralizowanej (exchange centralised), co oznacza, że faktura ustrukturyzowana trafia bezpośrednio od wystawcy do systemu i od razu staje się dostępna dla odbiorcy – bez konieczności jej zatwierdzania. Choć taka architektura ułatwia przepływ dokumentów i upraszcza ich archiwizację, jednocześnie tworzy potencjalne pole do nadużyć. W praktyce możliwe są próby wystawiania fikcyjnych faktur na rzecz niczego nieświadomych odbiorców, licząc na to, że w natłoku dokumentów nie zorientują się oni w czasie, że otrzymali fakturę za usługę lub towar, którego nie zamawiali.
Czym są faktury scamowe?
Faktura scamowa (czyli oszukańcza lub fikcyjna) to dokument wystawiony w celu dokonania oszustwa podatkowego. Może dotyczyć transakcji, która w rzeczywistości nie miała miejsca, albo przedstawiać fikcyjne usługi lub towary. Tego typu faktury często pojawiają się w tzw. karuzelach podatkowych lub przy tzw. „pustych fakturach”, które mają na celu nielegalne zawyżanie kosztów lub unikanie płacenia podatku VAT.
Jak działa zgłaszanie faktur scamowych w KSeF?
Ministerstwo Finansów przewidziało w systemie KSeF specjalny mechanizm, który pozwala odbiorcom na zgłaszanie otrzymanych faktur jako scamowych. Całość odbywa się za pośrednictwem interfejsu API – na ten moment funkcja nie jest dostępna w Aplikacji Podatnika.
Aby zgłosić fakturę jako scamową, należy spełnić dwa warunki:
Samo oznaczenie faktury jako scamowej nie skutkuje natychmiastowym zablokowaniem dokumentu ani automatycznymi sankcjami dla wystawcy. Jest to jednak istotny sygnał dla administracji podatkowej, że dany NIP mógł zostać wykorzystany w procederze oszustwa. W sytuacji, gdy wiele zgłoszeń dotyczy jednego podmiotu, system analityczny może uruchomić procedury kontrolne i weryfikacyjne.
Należyta staranność – klucz do ochrony przed odpowiedzialnością
Nowy mechanizm zgłoszeń wzmacnia pozycję uczciwego podatnika, ale jednocześnie wymaga od niego zachowania należytej staranności. Oznacza to, że przedsiębiorca powinien działać tak, jak można tego rozsądnie oczekiwać – sprawdzając swoich kontrahentów i weryfikując sensowność dokumentów. Jeśli podatnik, mimo zachowania należytej staranności, padnie ofiarą oszustwa, nie powinien zostać pozbawiony prawa do odliczenia podatku VAT z nierzetelnej faktury – to stanowisko potwierdza zarówno orzecznictwo krajowe, jak i unijne.
Podsumowanie
Funkcja zgłaszania faktur scamowych w KSeF to ważne uzupełnienie systemu cyfrowego obiegu dokumentów. Pozwala uczciwym przedsiębiorcom nie tylko chronić się przed konsekwencjami nierzetelnych działań innych podmiotów, ale również aktywnie wspierać administrację w walce z przestępczością podatkową.
Faktury scamowe w KSeF w Fakturowo.pl
W dniu publikacji tego artykułu (15-04-2025) zgłaszanie faktur scamowych w KSeF działa tylko w środowisku testowym, ale nie działa jeszcze w środowisku demo oraz produkcyjnym (te środowiska nie obsługują jeszcze tej funkcji). Gdy tylko funkcja będzie dostępna, serwis Fakturowo.pl udostępni swoim użytkownikom możliwość zgłaszania podejrzanych faktur bezpośrednio z poziomu systemu. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą natychmiast informować o potencjalnych nadużyciach, zwiększając kontrolę nad bezpieczeństwem finansowym swojej firmy.
KSeF działa w modelu wymiany scentralizowanej (exchange centralised), co oznacza, że faktura ustrukturyzowana trafia bezpośrednio od wystawcy do systemu i od razu staje się dostępna dla odbiorcy – bez konieczności jej zatwierdzania. Choć taka architektura ułatwia przepływ dokumentów i upraszcza ich archiwizację, jednocześnie tworzy potencjalne pole do nadużyć. W praktyce możliwe są próby wystawiania fikcyjnych faktur na rzecz niczego nieświadomych odbiorców, licząc na to, że w natłoku dokumentów nie zorientują się oni w czasie, że otrzymali fakturę za usługę lub towar, którego nie zamawiali.
Czym są faktury scamowe?
Faktura scamowa (czyli oszukańcza lub fikcyjna) to dokument wystawiony w celu dokonania oszustwa podatkowego. Może dotyczyć transakcji, która w rzeczywistości nie miała miejsca, albo przedstawiać fikcyjne usługi lub towary. Tego typu faktury często pojawiają się w tzw. karuzelach podatkowych lub przy tzw. „pustych fakturach”, które mają na celu nielegalne zawyżanie kosztów lub unikanie płacenia podatku VAT.
Jak działa zgłaszanie faktur scamowych w KSeF?
Ministerstwo Finansów przewidziało w systemie KSeF specjalny mechanizm, który pozwala odbiorcom na zgłaszanie otrzymanych faktur jako scamowych. Całość odbywa się za pośrednictwem interfejsu API – na ten moment funkcja nie jest dostępna w Aplikacji Podatnika.
Aby zgłosić fakturę jako scamową, należy spełnić dwa warunki:
- Podać numer KSeF danej faktury – to unikalny identyfikator przypisany każdemu dokumentowi w systemie.
- Uzasadnić zgłoszenie – odbiorca musi wskazać powód, dla którego uznaje fakturę za nierzetelną.
Samo oznaczenie faktury jako scamowej nie skutkuje natychmiastowym zablokowaniem dokumentu ani automatycznymi sankcjami dla wystawcy. Jest to jednak istotny sygnał dla administracji podatkowej, że dany NIP mógł zostać wykorzystany w procederze oszustwa. W sytuacji, gdy wiele zgłoszeń dotyczy jednego podmiotu, system analityczny może uruchomić procedury kontrolne i weryfikacyjne.
Należyta staranność – klucz do ochrony przed odpowiedzialnością
Nowy mechanizm zgłoszeń wzmacnia pozycję uczciwego podatnika, ale jednocześnie wymaga od niego zachowania należytej staranności. Oznacza to, że przedsiębiorca powinien działać tak, jak można tego rozsądnie oczekiwać – sprawdzając swoich kontrahentów i weryfikując sensowność dokumentów. Jeśli podatnik, mimo zachowania należytej staranności, padnie ofiarą oszustwa, nie powinien zostać pozbawiony prawa do odliczenia podatku VAT z nierzetelnej faktury – to stanowisko potwierdza zarówno orzecznictwo krajowe, jak i unijne.
Podsumowanie
Funkcja zgłaszania faktur scamowych w KSeF to ważne uzupełnienie systemu cyfrowego obiegu dokumentów. Pozwala uczciwym przedsiębiorcom nie tylko chronić się przed konsekwencjami nierzetelnych działań innych podmiotów, ale również aktywnie wspierać administrację w walce z przestępczością podatkową.
Faktury scamowe w KSeF w Fakturowo.pl
W dniu publikacji tego artykułu (15-04-2025) zgłaszanie faktur scamowych w KSeF działa tylko w środowisku testowym, ale nie działa jeszcze w środowisku demo oraz produkcyjnym (te środowiska nie obsługują jeszcze tej funkcji). Gdy tylko funkcja będzie dostępna, serwis Fakturowo.pl udostępni swoim użytkownikom możliwość zgłaszania podejrzanych faktur bezpośrednio z poziomu systemu. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą natychmiast informować o potencjalnych nadużyciach, zwiększając kontrolę nad bezpieczeństwem finansowym swojej firmy.
