Reguła podwójnego zapisu to jedna z podstawowych form ewidencji operacji w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Każda transakcja gospodarcza jest rejestrowana na co najmniej dwóch różnych kontach, po dwóch różnych stronach i w identycznej wartości na stronach różnych kont. Zasada podwójnego zapisu dotyczy operacji gospodarczych, które zawsze zapisywane są po dwóch stronach kont. Jedna operacja jest zaksięgowana na kontach syntetycznych z tą samą kwotą, ale po różnych stronach (Winien - Wn/Dt i Ma - Ma/Cr.). Ewidencja operacji gospodarczej musi być wykonywana co najmniej na dwóch kontach po przeciwnych stronach – debetowej i kredytowej. Co ważne wartości po obu stronach Wn i Ma muszą być takie same.

Konto księgowe
Konto księgowe jest podstawowym narzędziem służącym do ewidencjonowania operacji gospodarczych w jednostce organizacyjnej. Każde konto księgowe musi mieć nazwę, symbol i posiadać dwie oznaczone strony:

• stronę lewą - winien (Wn) lub debet,
• stronę prawą - ma (Ma) lub kredyt.

Wyróżniamy następujące zasady działania na kontach księgowych:
Salda początkowe kont aktywnych zapisujemy po tej stronie, po której w bilansie znajdują się aktywa, czyli po lewej o nazwie Wn.

• Salda początkowe kont pasywnych zapisujemy po tej stronie, po której w bilansie znajdują się pasywa, czyli po prawej o nazwie Ma;
• Aktywa rosną po tej stronie, po której znajdują się w bilansie, czyli lewej aktywnej - Wn;
• Pasywa rosną po tej stronie, po której znajdują się w bilansie, czyli prawej pasywnej– Ma;
• Aktywa maleją po przeciwnej stronie niż się znajdują w bilansie, zatem przeciwnej również do tej po której rosną, czyli po stronie prawej Ma;
• Pasywa maleją po przeciwnej stronie niż się znajdują w bilansie, zatem przeciwnej również do tej po której rosną, czyli po stronie lewej Wn.

Aktywa to inaczej majątek firmy, z kolei pasywami są źródła finansowania aktywów. Księgowanie po lewej stronie konta określa się mianem obciążenia konta, a księgowanie po prawej stronie uznawaniem konta. Ważna dla prawidłowego funkcjonowania konta jest zasada bilansowania, która polega na tym, że aktywa i pasywa zawsze się równają.

Zasada powtarzanego zapisu
Najważniejszą zasadą przy prawidłowym księgowaniu na kontach jest zasada powtarzanego zapisu, która dotyczy księgowań na konta analityczne. Konta syntetyczne to konta zbiorcze, które tyczą się jednego rodzaju aktywów lub pasywów. W przypadku gdy razem z tymi kontami funkcjonują konta analityczne, konto syntetyczne zawiera sumę wszystkich kont analitycznych danego rodzaju. Zasada powtarzanego zapisu obrazuje księgowanie na kontach analitycznych i jest dokonywane po tej samej stronie i w tej samej kwocie, co na koncie syntetycznym, dla którego prowadzona jest analityka. Stąd też salda i obroty konta syntetycznego równają się sumie sald i obrotów kont analitycznych.