Wysyłanie faktur do KSeF

Od 1 lutego 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców. Ale czy każda faktura będzie musiała trafić do systemu? W tym artykule wyjaśniamy, jakie faktury podlegają obowiązkowi przesyłania do KSeF, a które są z niego wyłączone.
Wysyłanie faktur do KSeF

Obowiązkowy KSeF 2026 – co to oznacza?


Krajowy System e-Faktur to platforma teleinformatyczna, przez którą przedsiębiorcy będą wystawiać i otrzymywać ustrukturyzowane faktury elektroniczne (XML). Od 2026 roku korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla czynnych podatników VAT. System ma usprawnić obieg dokumentów, ograniczyć oszustwa podatkowe i uprościć raportowanie do urzędów.

Jakie faktury trzeba wysyłać do KSeF?


Od momentu wejścia KSeF w życie jako obowiązkowego narzędzia, należy wystawiać i przesyłać do systemu następujące rodzaje faktur:
  • Faktury sprzedaży między firmami (B2B) - To główny obszar objęty obowiązkiem. Każda faktura wystawiona przez czynnego podatnika VAT innemu czynnemu podatnikowi VAT będzie musiała przejść przez KSeF.
  • Faktury zaliczkowe i końcowe - Zarówno faktury dokumentujące otrzymanie zaliczki, jak i faktury końcowe podlegają obowiązkowi przesłania do systemu.
  • Faktury korygujące - Każda korekta do faktury ustrukturyzowanej – czy to „na plus”, czy „na minus” – musi być także wystawiona i przesłana za pośrednictwem KSeF.
  • Faktury wystawiane na rzecz podatników zwolnionych z VAT (np. na podstawie art. 113) - Jeśli podatnik czynny VAT wystawia fakturę na rzecz innego przedsiębiorcy, który korzysta ze zwolnienia z VAT – także wówczas faktura powinna być przesłana do KSeF.
  • Faktury do paragonów z NIP - Jeśli wystawiasz fakturę do paragonu z numerem NIP nabywcy – również taka faktura podlega przesłaniu do KSeF.

Jakie faktury nie trafiają do KSeF?


Pomimo obowiązku, ustawodawca przewidział wyjątki:
  • Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności (B2C) -  Jeśli wystawiasz fakturę konsumentowi, np. klientowi sklepu internetowego – nie musisz przesyłać jej do KSeF (choć możesz, ale nie ma obowiązku).
  • Faktury wystawiane w procedurach szczególnych (np. OSS, IOSS, marża) - W przypadku sprzedaży objętej procedurami VAT unijnym OSS (One Stop Shop) lub IOSS (Import One Stop Shop), jak również procedurą marży, faktury mogą być wystawiane poza KSeF – przynajmniej do czasu planowanych zmian w regulacjach.
  • Faktury wystawiane offline – w razie awarii - W sytuacji, gdy wystawienie faktury przez KSeF nie jest możliwe z przyczyn technicznych (np. awaria systemu lub brak dostępu do internetu), dopuszczalne jest czasowe wystawienie faktury offline. Taki dokument jednak należy przesłać do KSeF po ustaniu przyczyny niedostępności, w odpowiednim terminie (np. do 1 dnia roboczego).

A co z fakturami wystawianymi przez podatników zwolnionych z VAT?


Podatnicy zwolnieni z VAT (zarówno podmiotowo, jak i przedmiotowo) zostaną objęci obowiązkiem korzystania z KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 roku. Do tego czasu mogą, ale nie muszą korzystać z systemu. Dla nich korzystanie z KSeF w 2026 roku będzie dobrowolne.

Podsumowanie


KSeF już wkrótce stanie się codziennością dla polskich firm. Od 1 lutego 2026 roku, wszystkie faktury między przedsiębiorcami będą musiały przechodzić przez Krajowy System e-Faktur. Obowiązek ten nie obejmuje jednak faktur B2C oraz niektórych procedur specjalnych. Aby nie narazić się na sankcje, warto już teraz zapoznać się z zasadami wystawiania i przesyłania faktur w KSeF i wdrożyć odpowiednie rozwiązania.

Obsługa KSeF w Fakturowo.pl


Korzystając z Fakturowo.pl, możesz szybko wystawiać faktury zgodne z KSeF i mieć pewność, że dokumenty są poprawnie przesyłane do systemu. Nasze narzędzie oferuje pełną obsługę KSeF – zarówno dla firm czynnych VAT, jak i zwolnionych.