Jeszcze kilka lat temu na porządku dziennym były informacje o tym, jak to Fiskus nie lubi dokumentów elektronicznych, jak chętnie podważa ich ważność na podstawie najdrobniejszego detalu, jak bardzo może być ryzykowne tworzenie dokumentów elektronicznych bez ich papierowych kopii. A dziś?
Dziś to Urząd Skarbowy coraz częściej wymusza stosowanie dokumentacji elektronicznej. Z pozycji niezbyt nowoczesnego, przestarzałego urzędu, wyrasta na lidera dokumentacji elektronicznej. Już teraz przez internet trzeba rozliczać VAT, większość firm musi comiesięczne podsumowania przesyłać w formie JPK, a od jakiegoś już czasu zniknął zupełnie idiotyczny wymóg drukowania KPiR, który nastręczał tylko trudności (i logicznych, i praktycznych). US co rok zbiera znowu więcej deklaracji rocznych składanych przez internet, a teraz również wypełnia je za niektórych podatników, którzy o to poproszą. I to jest cyfryzacja! W zasadzie czekamy tylko na moment, w którym będzie można już całkiem zrezygnować na przykład z drukowania dowodów wewnętrznych (które trzeba drukować tylko i wyłącznie dlatego, że przepisy wymagają złożenia na nich podpisu).
Jakie to ma znaczenie dla przedsiębiorców? Znaczne. Ponieważ obsługa papierowych wniosków i zeznań trwa dłużej, to składający je w takiej formie muszą liczyć się z opóźnieniami proceduralnymi, na przykład z tym, że zwrot podatku otrzymają dopiero długo po swoich znajomych, którzy rozliczyli się przez internet. A deklaracja VAT zawierająca błędy, jeśli nie zostanie sprawdzona od razu, to po paru latach może stać się przyczyną poważnych kłopotów. Dokumenty elektroniczne są weryfikowane w locie, a więc już przy tworzeniu: sprawdza je każdy system księgowy i każdy program do faktur. Dzięki temu udaje się uniknąć wielu błędów, które mogłyby uciec nawet doświadczonym księgowym. Po drugie, taki dokument jest szybko weryfikowany przez algorytmy ministerstwa. Nawet jeśli nie zostanie odrzucony ze względu na błędy, to na pewno zostanie szybko podany dodatkowej kontroli – to też rodzi problemy, ale przynajmniej karne odsetki będą mniejsze, a może uda się ich całkowicie uniknąć.
Elektroniczna dokumentacja jest łatwiejsza do przejrzenia i zwykle w przypadku kontroli nie trzeba wstrzymywać działalności, żeby tylko rozwiązać kłopot z kontrolą – dokumenty można udostępnić zdalnie i pracować normalnie. Nie ma również kłopotu z kopiami i duplikatami: odtworzenia są łatwe, a kiedy klient poprosi o duplikat faktury, dostanie go w ciągu paru minut, a nie kilku dni. Co ważne – to działa w dwie strony, bo jeśli US zapowie u Ciebie kontrolę, a wiesz, że masz braki w dokumentach, to jedynym sposobem uniknięcia najpoważniejszych konsekwencji jest otrzymanie elektronicznych kopii dokumentów od ich wystawców.
Jeśli Twoi partnerzy nie korzystają z programu do fakturowania, namów ich do tego. Jeśli Ty sam nie korzystasz – jak najszybciej kup dostęp. To nieduży wydatek, a pozwala zmniejszyć koszty i ryzyko operacyjne. Przy okazji pamiętaj, że katalogowanie jakichkolwiek dokumentów elektronicznych jest zawsze znacznie łatwiejsze niż praca w stosie papierów.
Dziś to Urząd Skarbowy coraz częściej wymusza stosowanie dokumentacji elektronicznej. Z pozycji niezbyt nowoczesnego, przestarzałego urzędu, wyrasta na lidera dokumentacji elektronicznej. Już teraz przez internet trzeba rozliczać VAT, większość firm musi comiesięczne podsumowania przesyłać w formie JPK, a od jakiegoś już czasu zniknął zupełnie idiotyczny wymóg drukowania KPiR, który nastręczał tylko trudności (i logicznych, i praktycznych). US co rok zbiera znowu więcej deklaracji rocznych składanych przez internet, a teraz również wypełnia je za niektórych podatników, którzy o to poproszą. I to jest cyfryzacja! W zasadzie czekamy tylko na moment, w którym będzie można już całkiem zrezygnować na przykład z drukowania dowodów wewnętrznych (które trzeba drukować tylko i wyłącznie dlatego, że przepisy wymagają złożenia na nich podpisu).
Jakie to ma znaczenie dla przedsiębiorców? Znaczne. Ponieważ obsługa papierowych wniosków i zeznań trwa dłużej, to składający je w takiej formie muszą liczyć się z opóźnieniami proceduralnymi, na przykład z tym, że zwrot podatku otrzymają dopiero długo po swoich znajomych, którzy rozliczyli się przez internet. A deklaracja VAT zawierająca błędy, jeśli nie zostanie sprawdzona od razu, to po paru latach może stać się przyczyną poważnych kłopotów. Dokumenty elektroniczne są weryfikowane w locie, a więc już przy tworzeniu: sprawdza je każdy system księgowy i każdy program do faktur. Dzięki temu udaje się uniknąć wielu błędów, które mogłyby uciec nawet doświadczonym księgowym. Po drugie, taki dokument jest szybko weryfikowany przez algorytmy ministerstwa. Nawet jeśli nie zostanie odrzucony ze względu na błędy, to na pewno zostanie szybko podany dodatkowej kontroli – to też rodzi problemy, ale przynajmniej karne odsetki będą mniejsze, a może uda się ich całkowicie uniknąć.
Elektroniczna dokumentacja jest łatwiejsza do przejrzenia i zwykle w przypadku kontroli nie trzeba wstrzymywać działalności, żeby tylko rozwiązać kłopot z kontrolą – dokumenty można udostępnić zdalnie i pracować normalnie. Nie ma również kłopotu z kopiami i duplikatami: odtworzenia są łatwe, a kiedy klient poprosi o duplikat faktury, dostanie go w ciągu paru minut, a nie kilku dni. Co ważne – to działa w dwie strony, bo jeśli US zapowie u Ciebie kontrolę, a wiesz, że masz braki w dokumentach, to jedynym sposobem uniknięcia najpoważniejszych konsekwencji jest otrzymanie elektronicznych kopii dokumentów od ich wystawców.
Jeśli Twoi partnerzy nie korzystają z programu do fakturowania, namów ich do tego. Jeśli Ty sam nie korzystasz – jak najszybciej kup dostęp. To nieduży wydatek, a pozwala zmniejszyć koszty i ryzyko operacyjne. Przy okazji pamiętaj, że katalogowanie jakichkolwiek dokumentów elektronicznych jest zawsze znacznie łatwiejsze niż praca w stosie papierów.
