Wraz z postępującą cyfryzacją życia gospodarczego, przedsiębiorcy coraz częściej korzystają z rozwiązań informatycznych wspierających codzienną działalność. Jednym z kluczowych elementów transformacji cyfrowej w obszarze podatków jest Krajowy System e-Faktur (KSeF), który systematyzuje wystawianie, odbieranie i archiwizowanie faktur. Najnowsza funkcja tego systemu – możliwość ukrywania faktur – wprowadza nowe możliwości zarządzania dokumentacją podatkową.
Czym jest ukrywanie faktur w KSeF?
Ukrywanie faktur to nowa opcja dostępna w ramach KSeF, która pozwala na tymczasowe „odsunięcie” wybranych dokumentów z głównego obiegu. Funkcja ta może być szczególnie przydatna w przypadku faktur budzących wątpliwości – na przykład co do zasadności ich ujęcia w rozliczeniach podatkowych lub prawidłowości danych. Dzięki temu przedsiębiorcy zyskują dodatkowe narzędzie do kontrolowania, które faktury zostaną wykorzystane przy wyliczaniu podatku VAT czy kosztów uzyskania przychodu.
Dlaczego warto korzystać z tej funkcji?
Ukrycie faktury nie oznacza jej usunięcia – dokument nadal istnieje w systemie, ale jest traktowany jako „nieaktywny” w kontekście bieżących rozliczeń. To rozwiązanie może pomóc firmom lepiej zarządzać ryzykiem podatkowym, szczególnie w sytuacjach spornych lub niejednoznacznych. Co ważne, funkcja ta jest w pełni zgodna z obowiązującymi przepisami – podatnik nadal decyduje, które dokumenty uwzględnia w deklaracjach podatkowych.
Jak działa ukrywanie faktur w praktyce?
Na ten moment funkcja dostępna jest wyłącznie za pośrednictwem API, co oznacza, że jej obsługa wymaga integracji z odpowiednim oprogramowaniem finansowo-księgowym. Użytkownik, który chce ukryć fakturę, musi oznaczyć ją jako ukrytą i podać powód takiej decyzji. Aplikacja Podatnika – oficjalne narzędzie udostępniane przez Ministerstwo Finansów – nie wspiera jeszcze tej opcji, co może ograniczyć jej dostępność dla części przedsiębiorców.
Wpływ na rozliczenia podatkowe
Z perspektywy rozliczeń VAT i CIT, mechanizm ukrywania faktur nie zmienia podstawowych zasad – tak jak wcześniej, przedsiębiorca nie jest zobligowany do rozliczania wszystkich otrzymanych faktur zakupowych. Dzięki funkcji ukrywania, proces selekcji dokumentów do rozliczeń staje się jednak bardziej przejrzysty i kontrolowany. Może to ułatwić ewentualne kontrole podatkowe, jak również wewnętrzny audyt firmy.
Aspekty techniczne i wyzwania
Jedną z istotnych kwestii technicznych jest fakt, że faktury ukryte i widoczne są przetwarzane oddzielnie – nie można ich pobrać w ramach jednego zapytania do systemu. To oznacza, że zarządzanie nimi może wymagać dodatkowych procedur, szczególnie w firmach, gdzie wiele osób ma dostęp do systemu. Warto również zadbać o to, by dokumenty ukrywane były w sposób świadomy i zgodny z polityką księgową firmy.
Podsumowanie
Możliwość ukrywania faktur w KSeF to kolejny krok w kierunku większej elastyczności i kontroli nad dokumentacją podatkową. Choć funkcja wymaga technicznego przygotowania i przemyślanej implementacji, może przynieść realne korzyści dla firm, które chcą w sposób odpowiedzialny zarządzać swoim ryzykiem podatkowym. Dzięki platformom takim jak Fakturowo.pl, nowa funkcja jest już dostępna dla przedsiębiorców, którzy chcą z niej skorzystać bez konieczności czekania na oficjalne wdrożenia ze strony administracji publicznej.
Ukrywanie faktur w Fakturowo.pl
W dniu publikacji tego artykułu (15-04-2025) ukrywanie dokumentów w KSeF działa tylko w środowisku testowym, ale nie działa jeszcze w środowisku demo oraz produkcyjnym (te środowiska nie obsługują jeszcze tej funkcji). Gdy tylko funkcja będzie dostępna, serwis Fakturowo.pl jako jeden z pierwszych na rynku udostępni ją swoim użytkownikom w ramach bezpłatnej integracji z KSeF. Dzięki temu przedsiębiorcy będą mogli już wkrótce korzystać z nowej opcji zarządzania dokumentami, jeszcze zanim trafi ona do szerszego grona użytkowników poprzez oficjalne narzędzia administracji.
Ukrywanie faktur to nowa opcja dostępna w ramach KSeF, która pozwala na tymczasowe „odsunięcie” wybranych dokumentów z głównego obiegu. Funkcja ta może być szczególnie przydatna w przypadku faktur budzących wątpliwości – na przykład co do zasadności ich ujęcia w rozliczeniach podatkowych lub prawidłowości danych. Dzięki temu przedsiębiorcy zyskują dodatkowe narzędzie do kontrolowania, które faktury zostaną wykorzystane przy wyliczaniu podatku VAT czy kosztów uzyskania przychodu.
Dlaczego warto korzystać z tej funkcji?
Ukrycie faktury nie oznacza jej usunięcia – dokument nadal istnieje w systemie, ale jest traktowany jako „nieaktywny” w kontekście bieżących rozliczeń. To rozwiązanie może pomóc firmom lepiej zarządzać ryzykiem podatkowym, szczególnie w sytuacjach spornych lub niejednoznacznych. Co ważne, funkcja ta jest w pełni zgodna z obowiązującymi przepisami – podatnik nadal decyduje, które dokumenty uwzględnia w deklaracjach podatkowych.
Jak działa ukrywanie faktur w praktyce?
Na ten moment funkcja dostępna jest wyłącznie za pośrednictwem API, co oznacza, że jej obsługa wymaga integracji z odpowiednim oprogramowaniem finansowo-księgowym. Użytkownik, który chce ukryć fakturę, musi oznaczyć ją jako ukrytą i podać powód takiej decyzji. Aplikacja Podatnika – oficjalne narzędzie udostępniane przez Ministerstwo Finansów – nie wspiera jeszcze tej opcji, co może ograniczyć jej dostępność dla części przedsiębiorców.
Wpływ na rozliczenia podatkowe
Z perspektywy rozliczeń VAT i CIT, mechanizm ukrywania faktur nie zmienia podstawowych zasad – tak jak wcześniej, przedsiębiorca nie jest zobligowany do rozliczania wszystkich otrzymanych faktur zakupowych. Dzięki funkcji ukrywania, proces selekcji dokumentów do rozliczeń staje się jednak bardziej przejrzysty i kontrolowany. Może to ułatwić ewentualne kontrole podatkowe, jak również wewnętrzny audyt firmy.
Aspekty techniczne i wyzwania
Jedną z istotnych kwestii technicznych jest fakt, że faktury ukryte i widoczne są przetwarzane oddzielnie – nie można ich pobrać w ramach jednego zapytania do systemu. To oznacza, że zarządzanie nimi może wymagać dodatkowych procedur, szczególnie w firmach, gdzie wiele osób ma dostęp do systemu. Warto również zadbać o to, by dokumenty ukrywane były w sposób świadomy i zgodny z polityką księgową firmy.
Podsumowanie
Możliwość ukrywania faktur w KSeF to kolejny krok w kierunku większej elastyczności i kontroli nad dokumentacją podatkową. Choć funkcja wymaga technicznego przygotowania i przemyślanej implementacji, może przynieść realne korzyści dla firm, które chcą w sposób odpowiedzialny zarządzać swoim ryzykiem podatkowym. Dzięki platformom takim jak Fakturowo.pl, nowa funkcja jest już dostępna dla przedsiębiorców, którzy chcą z niej skorzystać bez konieczności czekania na oficjalne wdrożenia ze strony administracji publicznej.
Ukrywanie faktur w Fakturowo.pl
W dniu publikacji tego artykułu (15-04-2025) ukrywanie dokumentów w KSeF działa tylko w środowisku testowym, ale nie działa jeszcze w środowisku demo oraz produkcyjnym (te środowiska nie obsługują jeszcze tej funkcji). Gdy tylko funkcja będzie dostępna, serwis Fakturowo.pl jako jeden z pierwszych na rynku udostępni ją swoim użytkownikom w ramach bezpłatnej integracji z KSeF. Dzięki temu przedsiębiorcy będą mogli już wkrótce korzystać z nowej opcji zarządzania dokumentami, jeszcze zanim trafi ona do szerszego grona użytkowników poprzez oficjalne narzędzia administracji.
