Wielu przedsiębiorców boryka się z problemem poprawnego klasyfikowania zakupów. Bardzo często mają trudności z rozróżnieniem, który przedmiot stanowi środek trwały, a który jest jedynie elementem wyposażenia. Aby móc prawidłowo się rozliczać, a także aby nie narzucać sobie dodatkowych obowiązków podczas prowadzenia ewidencji, warto dokładnie zapoznać się z przepisami.

Czym jest środek trwały?
Aby zakup na rzecz przedsiębiorstwa mógł zostać zakwalifikowany jako środek trwały musi spełniać jednocześnie pięć następujących warunków:

• Przewidywany okres wykorzystywania przedmiotu nie może być krótszy niż 1 rok;
• Przedmiot musi zostać nabyty lub wytworzony we własnym zakresie;
• Przedmiot musi być wykorzystywany wyłącznie na rzecz firmy. Opcjonalnie może zostać oddany do użytkowania na podstawie umowy najmu, dzierżawy czy umowy leasingu (zgodnie z art. 23a pkt 1 ustawy o PIT);
• Przedmiot musi stanowić własność lub współwłasność podatnika;
• Przedmiot w dniu przyjęcia do używania musi być sprawny oraz kompletny – oznacza to, nie może być to półprodukt.

Do środków trwałych zaliczyć więc można budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością. W skład środków trwałych chodzą także urządzenia, maszyny, środki transportu oraz inne przedmioty

Amortyzacja środków trwałych
Środki trwałe rozliczane są poprzez miesięczne odpisy amortyzacyjne. Konieczność dokonywania tych odpisów następuje, gdy spełnione zostaną poniższe warunki:

• Wartość składnika majątku przekracza kwotę 10 000 zł;
• Składnik majątku stanowi własność lub współwłasność osoby dokonującej amortyzacji;
• Składnik majątku jest nabyty lub wytworzony we własnym zakresie;
• Składnik majątku jest sprawny do użytku oraz kompletny, z uwzględnieniem funkcji, jaką będzie spełniał.

Jeżeli początkowa wartość środka trwałego nie przekracza kwoty 10 000 zł, to zgodnie z przepisami ustawy podatnik nie ma obowiązku wprowadzać tej informacji do ewidencji środków trwałych. Dzięki temu przedsiębiorca nie jest obarczony dodatkowym obowiązkiem dokumentacyjnym, a poniesione wydatki za zakup podatnik może zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów.

Należy wspomnieć, że ustawa o PIT przewiduje także kwalifikowanie do grupy środków trwałych składników majątku, które nie podlegają amortyzacji. Są to na przykład grunty, dzieła sztuki i eksponaty muzealne, a także składniki majątku, które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej.

Element wyposażenia
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia PKPiR za element wyposażenia uznaje się takie rzeczowe składniki majątku, które związane są z wykonywaną działalnością i które zgodnie z Ustawą o podatku dochodowym nie zostały zaliczone do środków trwałych. Jeżeli początkowa wartość wyposażenia przekracza kwotę 1 500 zł, to konieczne jest prowadzenie jej ewidencji. Jeśli zatem okres użytkowania zakupionego przedmiotu jest krótszy niż rok a jego wartość przekracza kwotę 1500 zł, to sprzęt taki musi zostać ujęty w ewidencji wyposażenia.

Podsumowanie
Te składniki majątku, których wartość przekracza kwotę 10 000 zł netto i których przewidywany okres użytkowania przewidziany jest na minimum rok - podlegają wpisowi do ewidencji środków trwałych. Natomiast te składniki majątku które nie są ujęte w ewidencji środków trwałych, ich wartość jest większa niż 1500 zł netto a okres użytkowania przewidziany na czas krótszy niż rok - należy ująć w ewidencji wyposażenia.