Podmiotami powiązanymi uznaje się wszystkie spółki krajowe i zagraniczne, w których relacje kapitałowe jednego z podmiotów w stosunku do drugiego są wyższe niż 5 % udziałów. W myśl ustawy o podatku dochodowym, podatnicy dokonujący transakcji z podmiotami powiązanymi są zobowiązani do sporządzenia dokumentacji podatkowej danej transakcji, w której łączna kwota świadczeń wynikająca z umowy lub zapłacona przekracza określony próg podatkowy.

Podmioty powiązane, a zależne
Zgodnie z ustawą o rachunkowości przez jednostki powiązane należy rozumieć co najmniej dwie jednostki wchodzące w skład grupy kapitałowej, którą tworzą jednostki dominujące. Podmiotami powiązanymi biznesowo mogą być wyłącznie przedsiębiorstwa państwowe, spółki kapitałowe lub spółki prawa handlowego, gdyż to one są jednostkami dominującymi i sprawują kontrolę nad jednostką zależną. Zgodnie z przepisami prawa o rachunkowości, na jednostkach tych spoczywa obowiązek sprawozdań finansowych, tzn. rachunku zysków i strat, rachunku przepływów transakcji w jednostkach powiązanych. Z kolei jednostka zależna w rozumieniu ustawy o rachunkowości to spółka handlowa lub podmiot utworzony i działający zgodnie z przepisami prawa handlowego, podlegający kontroli jednostce dominującej.

Dokumentacja podatkowa
Grupy kapitałowe mogą być zróżnicowane pod względem ilości jak i wielkości podległych im jednostek zależnych. Jednakże wszystkie spółki zależne muszą prowadzić księgi rachunkowe zawierające informacje na temat dokonywanych transakcji. W ramach sprawnego funkcjonowania powinny przyjąć takie rozwiązania, aby możliwe było szybkie i sprawne wyodrębnienie operacji finansowych. Jednostki zależne, a także jednostki powiązane czy inne posiadające udział w kapitale są zobowiązane do zaprezentowania w swoim bilansie należności i zobowiązań krótko i długoterminowych oraz aktywów finansowych. W myśl ustawy o CIT podatnicy dokonujący transakcji, jak również zawierający umowy spółki niebędącej osobą prawną lub inne podobne umowy z podmiotami powiązanymi w tym z podatnikami są zobowiązani do sporządzenia dokumentacji podatkowej takiej transakcji.

Powiązania finansowe
Relacje finansowe pomiędzy jednostkami powiązanymi opierają się na wcześniej ustalonych przez strony cenach transferowych. Umowy takie zawierają ceny w jakich podmiot wykona usługę lub dostarczy towar. Powiązania pozwalają na ustalenie dogodnych warunków, jakie byłyby niemożliwe do przyjęcia w przypadku podmiotów niezależnych. Transakcje dokonywane między podmiotami powiązanymi powinny być udokumentowane i zawierać:

• formę i terminy płatności,
• metody i sposób kalkulacji zysków,
• ceny przedmiotu transakcji,
• analizę funkcjonalną, z uwzględnieniem aktywów i ryzyka transakcji,
• analizę wszystkich przewidywanych kosztów związanych z transakcją,
• określenie strategii gospodarczej podmiotów biorących udział w transakcji,
• uwzględnienie korzyści ekonomicznych, które podatnik biorący udział w transakcji zamierza uzyskać.