Rząd przyjął projekt nowelizacji ustawy o VAT, który wprowadza obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) od 2026 roku. Przedsiębiorcy będą musieli wystawiać faktury wyłącznie w formie elektronicznej, z wykorzystaniem centralnego systemu. Sprawdź, co się zmienia, jakie są etapy wdrożenia i jakie ulgi przewidziano dla firm.
W dniu 17 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, który wprowadza obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Oznacza to, że już od 2026 roku wszyscy przedsiębiorcy będą musieli wystawiać e-faktury w jednolitym, strukturyzowanym formacie – bez możliwości korzystania z tradycyjnych faktur papierowych czy PDF.
Wdrożenie systemu odbędzie się w dwóch etapach, a sam projekt uwzględnia szereg udogodnień, takich jak tryb offline24, skrócony termin zwrotu VAT czy odroczenie kar za ewentualne błędy.
KSeF to centralna platforma teleinformatyczna, za pośrednictwem której przedsiębiorcy będą wystawiać, odbierać, przesyłać i przechowywać faktury elektroniczne. Po wystawieniu dokumentu w systemie, trafia on automatycznie do kontrahenta oraz organów podatkowych – bez potrzeby wysyłki e-mailowej czy drukowania.
Rząd zdecydował się na etapowe wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF, co ma ułatwić firmom dostosowanie się do nowych przepisów:
W odpowiedzi na potrzeby przedsiębiorców, na stałe wprowadzono tryb „offline24”. Pozwala on wystawiać faktury nawet bez dostępu do internetu, z obowiązkiem ich późniejszego przesłania do systemu KSeF w ciągu 24 godzin. Dzięki temu rozwiązaniu możliwe będzie ciągłe dokumentowanie sprzedaży nawet w sytuacjach awaryjnych.
Zgodnie z decyzją rządu, aż do 31 grudnia 2026 r. nie będą nakładane kary za błędy związane z wystawianiem e-faktur w KSeF. Podatnicy zyskają tym samym czas na adaptację i testowanie nowych rozwiązań bez obaw o sankcje.
Nowelizacja ustawy przewiduje także skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni. Ma to szczególne znaczenie dla małych i średnich firm, którym przyspieszony zwrot podatku poprawi płynność finansową.
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF to jeden z największych kroków w stronę cyfryzacji podatków w Polsce. Projekt ustawy został przygotowany po szerokich konsultacjach z rynkiem – brało w nich udział blisko 10 000 interesariuszy. Etapowe wdrożenie, możliwość korzystania z trybu offline oraz brak kar do końca 2026 r. mają zagwarantować łagodne przejście do nowego systemu. Przedsiębiorcy już dziś powinni rozpocząć przygotowania, aby w 2026 roku móc sprawnie funkcjonować w zintegrowanym środowisku e-faktur.
Wdrożenie systemu odbędzie się w dwóch etapach, a sam projekt uwzględnia szereg udogodnień, takich jak tryb offline24, skrócony termin zwrotu VAT czy odroczenie kar za ewentualne błędy.
Czym jest KSeF?
KSeF to centralna platforma teleinformatyczna, za pośrednictwem której przedsiębiorcy będą wystawiać, odbierać, przesyłać i przechowywać faktury elektroniczne. Po wystawieniu dokumentu w systemie, trafia on automatycznie do kontrahenta oraz organów podatkowych – bez potrzeby wysyłki e-mailowej czy drukowania.
Wprowadzenie KSeF oznacza:
- rezygnację z faktur papierowych i PDF,
- obniżenie kosztów związanych z fakturowaniem,
- ujednolicenie standardu e-faktur,
- przekazanie obowiązku archiwizacji faktur administracji skarbowej.
Harmonogram wdrożenia obowiązkowego KSeF
Rząd zdecydował się na etapowe wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF, co ma ułatwić firmom dostosowanie się do nowych przepisów:
- od 1 lutego 2026 r. – obowiązek dotyczy podatników, których sprzedaż brutto w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek obejmie pozostałych przedsiębiorców, w tym podatników zwolnionych z VAT.
- do końca 2026 r. będzie można nadal wystawiać faktury na kasach fiskalnych (z NIP-em),
- do końca 2026 r. nie trzeba będzie podawać numeru KSeF przy płatnościach za e-faktury,
- mikroprzedsiębiorcy o sprzedaży nieprzekraczającej 10 000 zł miesięcznie będą zwolnieni z obowiązku e-fakturowania w okresie od kwietnia do grudnia 2026 r.
Tryb offline24 na stałe
W odpowiedzi na potrzeby przedsiębiorców, na stałe wprowadzono tryb „offline24”. Pozwala on wystawiać faktury nawet bez dostępu do internetu, z obowiązkiem ich późniejszego przesłania do systemu KSeF w ciągu 24 godzin. Dzięki temu rozwiązaniu możliwe będzie ciągłe dokumentowanie sprzedaży nawet w sytuacjach awaryjnych.
Odroczenie kar do końca 2026 r.
Zgodnie z decyzją rządu, aż do 31 grudnia 2026 r. nie będą nakładane kary za błędy związane z wystawianiem e-faktur w KSeF. Podatnicy zyskają tym samym czas na adaptację i testowanie nowych rozwiązań bez obaw o sankcje.
Szybszy zwrot VAT – poprawa płynności
Nowelizacja ustawy przewiduje także skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni. Ma to szczególne znaczenie dla małych i średnich firm, którym przyspieszony zwrot podatku poprawi płynność finansową.
Podsumowanie
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF to jeden z największych kroków w stronę cyfryzacji podatków w Polsce. Projekt ustawy został przygotowany po szerokich konsultacjach z rynkiem – brało w nich udział blisko 10 000 interesariuszy. Etapowe wdrożenie, możliwość korzystania z trybu offline oraz brak kar do końca 2026 r. mają zagwarantować łagodne przejście do nowego systemu. Przedsiębiorcy już dziś powinni rozpocząć przygotowania, aby w 2026 roku móc sprawnie funkcjonować w zintegrowanym środowisku e-faktur.
