Od 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy, a wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie: co z numeracją faktur? Czy dotychczasowe schematy, takie jak „FV/2026/06”, nadal mają zastosowanie, czy może numer faktury będzie nadawany automatycznie przez system? Wyjaśniamy, jak działa numeracja w KSeF i co trzeba wiedzieć, aby zachować porządek w dokumentach.
Numer faktury w KSeF – co się zmienia?
Najważniejsza zmiana, jaką wprowadza KSeF, to pojawienie się unikalnego identyfikatora faktury nadawanego automatycznie przez system. Identyfikator ten służy do identyfikacji faktury w systemie KSeF, ale nie zastępuje on wewnętrznego numeru faktury stosowanego przez podatnika. Oznacza to, że przedsiębiorca wciąż może – a wręcz powinien – nadawać własne numery faktur zgodnie z ustaloną wcześniej logiką.
Czy można zachować własny schemat numeracji?
Tak. KSeF nie narzuca sztywnego formatu numeru faktury. Oznacza to, że przedsiębiorca może dalej stosować np. numerację typu:
- FV/2026/06
- 26/06/2026
- 000123/2026
Numeracja w PDF a numeracja w KSeF – czy muszą się zgadzać?
Jeśli generujesz fakturę również w formacie PDF (np. aby przesłać ją kontrahentowi zagranicznemu), numer widoczny na fakturze PDF powinien być tożsamy z numerem wprowadzonym w strukturze faktury ustrukturyzowanej XML przesyłanej do KSeF. KSeF nie pokazuje na pierwszy rzut oka własnego identyfikatora faktury – to dane techniczne. Kontrahent nadal posługuje się „tradycyjnym” numerem faktury – dlatego zachowanie spójności ma kluczowe znaczenie.
Identyfikator KSeF – czym jest i do czego służy?
Po przesłaniu faktury do KSeF system automatycznie nadaje jej unikalny identyfikator – tzw. numer KSeF. To ciąg cyfr i liter, który potwierdza, że faktura została prawidłowo zarejestrowana. Jest on ważny z punktu widzenia systemu, ale w praktyce rzadko pojawia się na wydruku faktury. W systemie Fakturowo.pl można łatwo sprawdzić ten identyfikator i przypisać go do odpowiedniego dokumentu.
Dobre praktyki przy numerowaniu faktur w 2026 roku
- Zachowaj dotychczasowy format numeracji, jeśli był logiczny i czytelny.
- Upewnij się, że każdy numer jest unikalny – nawet po wprowadzeniu KSeF.
- W programie Fakturowo.pl warto skorzystać z opcji automatycznej numeracji i dodania roku lub miesiąca.
- Jeśli wysyłasz fakturę do KSeF i drukujesz ją dla kontrahenta, sprawdź, czy numer faktury się zgadza.
- Nie usuwaj identyfikatora KSeF z systemu – może być przydatny przy kontrolach lub reklamacjach.
Podsumowanie
Obowiązkowy KSeF, który wchodzi w życie 1 stycznia 2026 roku, nie oznacza rewolucji w numeracji faktur, ale wymaga większej staranności i konsekwencji. Numer faktury wciąż należy do przedsiębiorcy, jednak musi on zadbać o jego spójność i poprawność. KSeF jedynie rejestruje dokument i nadaje mu unikalny identyfikator – nie ingerując w numerację własną.
Dzięki narzędziom dostępnym w Fakturowo.pl można łatwo dostosować swój sposób wystawiania faktur do nowych wymogów – zachowując porządek i zgodność z przepisami.
