W poprzednim wpisie poruszaliśmy kwestię zależności między ceną programu do księgowości a jego funkcjami. Prawda jest jednak taka, że każde przedsiębiorstwo rozwija się swoim rytmem i są takie, które zaczynają z papierowymi fakturami wypisywanymi ręcznie, a następnie przenoszą się do internetowych biur rachunkowych, a są takie, które rezygnują z dużej księgowości na rzecz podstawowych programów do fakturowania.
Takie roszady zawsze podyktowane są jednym: chęcią optymalizacji (niekoniecznie zmniejszenia) kosztów prowadzenia działalności. Jako poziom minimum proponujemy przyjąć program do fakturowania. Dlaczego? Dlatego, że jest to rozwiązanie pod względem prawnym pewniejsze niż wysyłka mailem samodzielnie przygotowanych lokalnie faktur. I do tego poziomu bardzo często warto przejść z bardziej rozbudowanych systemów księgowych. Wielu przedsiębiorców nabiera się na pułapkę wizji wzrostu. Kupuje się wtedy dostęp do programu z pakietem nieograniczonej ilości faktur, windykacją, automatycznym generowaniem wszystkich zeznań podatkowych i deklaracji, a po dwóch latach sytuacja się stabilizuje, z dziesiątków klientów zostaje ich kilku, może kilkunastu, wszyscy płacą regularnie i księgowość – nawet w formie segregatora – można by było ogarnąć w godzinę miesięcznie. Błędem jest opłacanie w takiej sytuacji programów do księgowości po 50 złotych miesięcznie.
Migrowanie systemu może być trudne – te od różnych dostawców rzadko są kompatybilne, dlatego najprostszym rozwiązaniem jest wydruk wszystkich dokumentów (praktyka pokazuje, że dokumenty papierowe wcale nie są gorsze od elektronicznych), a listę produktów lub usług oraz klientów najczęściej można eksportować do pliku CSV. Poza tym taka migracja to doskonała okazja, żeby z listy usunąć klientów nieaktywnych, i wtedy może się okazać, że tak naprawdę niewiele danych jest do przeniesienia. Oczywiście nie da się tego zrobić na ostatnią chwilę, ale migracja między systemami księgowymi nie musi przerażać, ani tym bardziej generować kłopotów. Trzeba tylko wiedzieć, co i jak przenieść.
Wielu przedsiębiorców po przeprowadzce na nowy system odczuwa pewien niedosyt – rozglądają się po prostszych interfejsach, wzdychając do funkcji, których i tak nie używali. Spójrz na to inaczej – przeglądanie zbędnych ustawień czy dostosowywanie kolorów panelu w systemie księgowych niewiele różni się od logowania na FB: ani na tym, ani na tym się nie zarabia, a jedynie marnuje czas. Jedyne, co trzeba będzie w związku z taką przesiadką na mniejszy system zrobić, to ręcznie wypełnić deklarację VAT (jeśli jesteś płatnikiem tego podatku) i obliczyć zaliczkę na PIT (są do tego gotowe formularze automatyczne) oraz przygotować PKPiR (do czego z kolei można w kwadrans przygotować od zera arkusz w Excelu). Czy to wszystko jest warte kilkuset złotych rocznie? Naszym zdaniem nie – są drobne niedogodności, ale nie na tyle duże, żeby poświęcać im zarobek z kilku dobrych zleceń. Mały program wcale nie musi być gorszy od bardziej rozbudowanego!
Takie roszady zawsze podyktowane są jednym: chęcią optymalizacji (niekoniecznie zmniejszenia) kosztów prowadzenia działalności. Jako poziom minimum proponujemy przyjąć program do fakturowania. Dlaczego? Dlatego, że jest to rozwiązanie pod względem prawnym pewniejsze niż wysyłka mailem samodzielnie przygotowanych lokalnie faktur. I do tego poziomu bardzo często warto przejść z bardziej rozbudowanych systemów księgowych. Wielu przedsiębiorców nabiera się na pułapkę wizji wzrostu. Kupuje się wtedy dostęp do programu z pakietem nieograniczonej ilości faktur, windykacją, automatycznym generowaniem wszystkich zeznań podatkowych i deklaracji, a po dwóch latach sytuacja się stabilizuje, z dziesiątków klientów zostaje ich kilku, może kilkunastu, wszyscy płacą regularnie i księgowość – nawet w formie segregatora – można by było ogarnąć w godzinę miesięcznie. Błędem jest opłacanie w takiej sytuacji programów do księgowości po 50 złotych miesięcznie.
Migrowanie systemu może być trudne – te od różnych dostawców rzadko są kompatybilne, dlatego najprostszym rozwiązaniem jest wydruk wszystkich dokumentów (praktyka pokazuje, że dokumenty papierowe wcale nie są gorsze od elektronicznych), a listę produktów lub usług oraz klientów najczęściej można eksportować do pliku CSV. Poza tym taka migracja to doskonała okazja, żeby z listy usunąć klientów nieaktywnych, i wtedy może się okazać, że tak naprawdę niewiele danych jest do przeniesienia. Oczywiście nie da się tego zrobić na ostatnią chwilę, ale migracja między systemami księgowymi nie musi przerażać, ani tym bardziej generować kłopotów. Trzeba tylko wiedzieć, co i jak przenieść.
Wielu przedsiębiorców po przeprowadzce na nowy system odczuwa pewien niedosyt – rozglądają się po prostszych interfejsach, wzdychając do funkcji, których i tak nie używali. Spójrz na to inaczej – przeglądanie zbędnych ustawień czy dostosowywanie kolorów panelu w systemie księgowych niewiele różni się od logowania na FB: ani na tym, ani na tym się nie zarabia, a jedynie marnuje czas. Jedyne, co trzeba będzie w związku z taką przesiadką na mniejszy system zrobić, to ręcznie wypełnić deklarację VAT (jeśli jesteś płatnikiem tego podatku) i obliczyć zaliczkę na PIT (są do tego gotowe formularze automatyczne) oraz przygotować PKPiR (do czego z kolei można w kwadrans przygotować od zera arkusz w Excelu). Czy to wszystko jest warte kilkuset złotych rocznie? Naszym zdaniem nie – są drobne niedogodności, ale nie na tyle duże, żeby poświęcać im zarobek z kilku dobrych zleceń. Mały program wcale nie musi być gorszy od bardziej rozbudowanego!
