Lepsza chmura czy segregator?
Lepsza chmura czy segregator?
W dobie zagrożenia bezpieczeństwa w internecie wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy nie lepiej byłoby wrócić do analogowych systemów organizacji pracy – segregator zamiast e-księgowości i internetowych programów do faktur coraz częściej jest traktowany jako realna alternatywa, ale czy słusznie?

Z jednej strony na szali kładzie się bezpieczeństwo. To bez wątpienia spory ciężar, ale do tej pory żadne z większych biur księgowych w sieci nie zgłaszało incydentów bezpieczeństwa. Jakieś tam nieudane próby namieszania na stronie internetowej się wprawdzie zdarzały, ale w większości nieskuteczne, a sam system księgowy stoi na domenie szyfrowanej, dane są chronione na niedostępnych z sieci kopiach – to praktycznie pewnik. A papier jest jednak tylko papierem – nietrwały i żeby taki dokument zniszczyć nie trzeba włamania, bo wystarczy jeden krzywo odstawiony kubek z kawą.

I tutaj pojawia się kolejna wyższość systemu księgowego online nad papierowym – odtworzenie dokumentacji zajmie nawet parę godzin, ale spędzonych tylko na zatwierdzaniu kolejnych zadań do drukowania (a dziś wielu dokumentów w formie papierowej w ogóle już nie trzeba mieć – nawet KPiR może być tylko elektroniczna). A odtworzenie papierów? Często jest ekstremalnie trudne i dość kosztowne. Warto też odwrócić sytuację – co zrobić, jeśli to klient poprosi o duplikat faktury? Z internetowego systemu do faktur można go wysłać w paręnaście sekund, a w segregatorze trzeba go znaleźć, skserować i wysłać listem, co jest dopiero początkiem oczekiwania. Nie – to nie jest wygodniejsze.

Argumentem koronnym, który przemówi na rzecz segregatora, może być tylko cena. Ale czy na pewno? Nawet zakładając, że wystarczy jeden segregator rocznie i będzie wyjątkowo tani, bo po 5 złotych, to drugie tyle trzeba będzie wydać na koszulki, co najmniej 10 złotych na papier, umówmy się, że do tego 25 na tusze do drukarki (a to przecież też ostrożne szacunki). Już w tym momencie wychodzi wszystkiego prawie 50 złotych. Za tę kwotę można natomiast z powodzeniem zakupić roczny dostęp do programu do faktur i oszczędzić czas, którego w wycenie specjalnie nie uwzględnialiśmy.

Wydaje się, że złotym środkiem jest prowadzenie księgowości pół na pół: to, co wygodniej w sieci, to w sieci, a więc przede wszystkim wystawianie faktur, to, co wygodniej lokalnie na dysku, to w ten sposób (na przykład wysyłka dokumentów do US przez e-Deklaracje), a to, co na papierze, to na papierze (głównie dowody wewnętrzne, jeśli księgowość ich wymaga, a zwykle jest ich parę w ciągu roku i kilka faktur zakupowych). Nie ma powodu, żeby upierać się przy segregatorach – są niewygodne i dość delikatne. Z drugiej strony – nie wszystko warto od razu wyprowadzać w przestrzeń wirtualną. Warto między tymi dwiema postawami znaleźć punkt równowagi i prowadzić księgowość wygodnie, z głową, ale tanio i bezpiecznie. Całkowita rezygnacja z obsługi księgowej w internecie nie będzie wygodna i nie warto na siłę tego usprawiedliwiać.
Bitcoin