Księgowanie dokumentacji jest nieodłącznym elementem w prowadzeniu działalności gospodarczej. Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do nadzorowania swojej księgowości, na podstawie której rozlicza się z fiskusem. Sposobów na udokumentowanie transakcji jest w prawie podatkowym kilka, jednakże najczęściej stosowanym jest fakturowanie.

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą często spotykają się z sytuacją, gdy z jakiś przyczyn od nich niezależnych nie otrzymali faktury. Należy pamiętać, iż nie zawsze do rozliczenia się potrzebna jest faktura. Księgowość w KPiR (księga przychodów i rozchodów) może być prowadzona na podstawie dowodów księgowych, którymi są:

• faktury oraz faktury VAT RR;
• rachunki;
• dokumenty celne;
• dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym. Muszą one zawierać takie elementy jak datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów, wskazanie faktury, umowy lub innego dokumentu, który jest podstawą do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów związanych z płatnościami dotyczącymi operacji z pominięciem rachunku płatniczego, wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody, podpis osoby sporządzającej dokument;
• inne dowody, które stwierdzają fakt transakcji zgodnie z jej przebiegiem. Powinny zawierać one określenie wystawcy lub wskazanie stron, które biorą udział w transakcji, datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, przedmiot transakcji, jej wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest policzalny, a także podpisy osób uprawnionych.

Sprzedaż bez faktury
Sprzedaż wyrobów, towarów i usług prowadzona przez jednoosobową firmę nie musi być udokumentowana fakturami. Przedsiębiorca nie musi wystawiać faktury, może prowadzić sprzedaż nieudokumentowaną, którą wykazuje w dowodzie wewnętrznym. Do sporządzania dowodu wewnętrznego zobligowany jest przedsiębiorca, który nie prowadzi ewidencji sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej i jest zobowiązany do księgowania na koniec dnia.

Wydatki bez faktury
Każda firma ma prawo do pomniejszenia kosztów opodatkowania o poniesione straty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Dokumenty jakie uprawniają przedsiębiorcę do odliczenia kosztów to nie tylko faktury. Do celów podatkowych można także użyć:

• dziennego zestawienia dowodów;
• dowodów przesunięć;
• dowodów opłat bankowych czy pocztowych;
• noty księgowe.

Ponadto wydatkami, które można rozliczyć bez faktury są także: zakupy niektórych produktów rolniczych, ziół, środków czystości, drobnych materiałów biurowych, diety z tytułu delegacji, opłaty za media w lokalu przeznaczonym do celów działalności gospodarczej, opłaty sądowe i notarialne, opłaty za parkingi, wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów, zakup towaru (na podstawie opisu dostawy lub specyfikacji), opłaty za autostrady, zapłacone odsetki, różnice kursowe, ubezpieczenie samochodu czy podatek od nieruchomości.