Księgi rachunkowe a przechowywanie
Księgi rachunkowe a przechowywanie
Temat (czas i sposób) prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych przez przedsiębiorstwo prowadzące działalność gospodarczą określa ustawa o rachunkowości. Zgodnie z artykułem 12 ustęp 1 tejże ustawy księgi rachunkowe otwiera się na dzień rozpoczęcia działalności, a dokładniej pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym oraz na dzień rozpoczynający każdy kolejny rok obrotowy lub w na dzień zmiany formy prawnej, na dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału spółek oraz na dzień likwidacji lub ogłoszenia upadłości (w tym przypadku mamy 15 dni od momentu zaistnienia tych wydarzeń).

Czym jest i z czego składa się księga rachunkowa?

Według artykułu 13 ustęp 1 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe to zbiór zapisów księgowych, sum zapisów obrotów i sald, które wspólnie tworzą dziennik, księgę główną oraz księgi pomocnicze wraz z zestawieniami obrotów i sald kont księgo głównej i sald kont ksiąg pomocniczych. Księgo rachunkowe zawierają również wykaz inwentarza, czyli aktywów i pasywów firmy. Księga rachunkowa jest chronologicznym ujęciem wszystkich zdarzeń gospodarczych, jakie nastąpiły w konkretnym okresie rozliczeniowym. Dobrze prowadzona księga rachunkowa powinna umożliwiać uzgodnienie obrotów z obrotami opisanymi w zestawieniach obrotów i sald kont w księdze głównej.

Konta opisane w księdze głównej powinny przedstawiać systematyczne zapisy o zdarzeniach gospodarczych. Istotnym jest, aby pamiętać, że zapisy na każdym koncie księgi głównej powinno dokonywać się w kolejności chronologicznej.

Uzupełnieniem i uszczegółowieniem zapisów w księdze głównej są wpisy na kontach ksiąg pomocniczych. Wpisy w księdze pomocniczej prowadzi się w sposób systematyczny i są one wyodrębnionym systemem ksiąg, kartotek i komputerowych zbiorów danych uzgodnionych z zapisami i saldami na kontach księgi głównej.

Zestawienie obrotów i sald sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego na podstawie zapisów na kontach księgi głównej. Dobrze wykonane zestawienie obrotów i sald składa się z symboli i nazw kont, sald kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za dany okres sprawozdawczy oraz narastająco od początku roku obrotowego, salda na koniec okresu sprawozdawczego, sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych. Zawiera również informacje na temat obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego, a także sald na koniec okresu sprawozdawczego.