Planowany początkowo na lipiec 2024 r. KSeF miał zrewolucjonizować sposób fakturowania w Polsce. Podatnicy zyskali jednak więcej czasu. Nowy harmonogram zakłada wprowadzenie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur najszybciej od lutego 2026 r. Trwają konsultacje dotyczące dalszych zmian. Na co warto się przygotować?
Nowe terminy wdrożenia KSeF - 1 lutego nie dla wszystkich
Teoretycznie obowiązek KSeF miał zostać wdrożony już bieżącego roku. Ostatecznie jednak przygotowano harmonogram, który zakłada zmiany etapowo.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
• Od 1 lutego 2026 roku - dla firm, których obroty w 2025 roku nie przekroczą 200 mln zł.
• Od 1 kwietnia 2026 roku - dla pozostałych podatników.
Na „rozbiciu” terminów skorzystają nie tylko duże przedsiębiorstwa. Dzięki podzieleniu wdrażania systemu KSeF na etapy, większe firmy będą mogły wcześniej dostosować się do nowych wymogów, a mniejsze zyskają więcej czasu na dodatkowe przygotowania.
Wdrożenie KSeF - będą dodatkowe ułatwienia
Zmiana terminu to nie jedyne udogodnienie. Ministerstwo Finansów proponuje m.in wprowadzenie trybu offline czy możliwość załączania dodatkowych dokumentów. Celem jest wsparcie firm we wdrożeniu systemu i dostosowaniu się do nowych regulacji tak, by e-faktury stały się wygodniejsze i bardziej praktyczne.
Czego dotyczą ułatwienia?
• Do końca 2026 r. podatnicy będą mogli dobrowolnie korzystać z KSeF w trybie offline.
Sposób ten umożliwi wystawianie faktur w sytuacjach, gdy nie będzie możliwe połączenie z systemem. Nie oznacza to jednak, że później tryb offline zostanie usunięty. Nadal będzie obowiązywał, ale tylko wtedy, gdy nastąpi awaria lub problemy techniczne po stronie podatnika.
• Planowane prace związane z umożliwieniem przesyłania faktur wraz z załącznikami, niezależnie od branży.
Rozwiązanie to ma ułatwić dokumentowanie transakcji wymagających dodatkowych informacji.
• Dobrowolne e-faktury konsumenckie.
Podatnicy będą mogli wystawiać faktury elektroniczne dla konsumentów na zasadzie dobrowolności.
• Możliwość wystawiania faktur w dotychczasowej formie dla określonej grupy.
Tzw. podatnicy wykluczeni cyfrowo będą mogli wystawiać faktury w niezmienionej formie do 30 września 2026 r.
Chodzi przede wszystkim o firmy, w których skala i wartość faktur są niewielkie, przedsiębiorców napotykających trudności w dostosowaniu się do nowego obowiązku wcześniej.
KSeF - co pakietem VAT in Digital Age?
Warto zwrócić uwagę na przyjęty przez Radę ECOFIN pakiet VIDA, który zakłada konieczność wystawiania faktur w unijnym formacie. Obowiązek ten ma wejść w życie od 2030 roku dla transakcji transgranicznych, a od 2035 roku dla transakcji krajowych.
Jednak obecny format KSeF różni się od planowanego unijnego standardu. Może oznaczać to konieczność dostosowania systemu w przyszłości. Ministerstwo Finansów nie przedstawiło do tej pory stanowiska w tej sprawie, co budzi wątpliwości co do przyszłych zmian w zakresie e-fakturowania.
Jak przygotować się do wdrożenia KSeF? Lepiej zacząć już teraz
Do obowiązkowych terminów wdrożenia KSeF zostało jeszcze trochę czasu. Mimo to warto już rozpocząć pewne przygotowania. Podatnicy mogą testować system, analizować aktualne procesy fakturowania i weryfikować systemy informatyczne. Bardzo istotne jest szkolenie załogi w zakresie obsługi e-fakturowania.
KSeF krok po kroku. Jak się przygotować?
1. Przeanalizuj wszystkie źródła wystawiania faktur i procesowania dokumentów.
2. Sprawdź, czy aktualne oprogramowania księgowe są zgodne z założeniami KSeF.
3. Szkol pracowników odpowiedzialnych za wystawianie i odbieranie faktur.
4. Testuj system, również pod względem odrzucania faktur czy korekty danych.
5. Zaktualizuj procedury wewnętrzne dotyczące wystawiania, odbierania i archiwizacji faktur tak, aby były one zgodne z KSeF.
6. Poinformuj kontrahentów o planowanym wdrożeniu KSeF.
7. Monitoruj zmiany prawne. Śledź aktualizacje dotyczące wprowadzanych ułatwień i wymogów.
Korzyści z wdrożenia KSeF
Początkowo przedsiębiorcy nie pałali entuzjazmem. Projekt związany z obowiązkiem wdrożenia KSeF wywoływał wiele wątpliwości. Nowy system oznacza sporą rewolucję, której wszyscy podatnicy prędzej czy później muszą podołać. Z czasem zauważono jednak korzyści idące za nową formą fakturowania. Jak się okazuje, wcale nie jest ich tak mało.
KSeF z pewnością wiąże się ze skróceniem czasu obiegu dokumentacji. Elektroniczne faktury przyspieszą procesy księgowe i zredukują opóźnienia. Istotne jest również zwiększenie bezpieczeństwa. Centralny system przechowywania faktur zminimalizuje ryzyko utraty dokumentów i ułatwi ich archiwizację. KSeF to również plusy finansowe. Nowy system umożliwi zredukowanie kosztów związanych z dotychczasowym drukowaniem, wysyłką czy przechowywaniem faktur w formie papierowej.
Nowe terminy wdrożenia KSeF - 1 lutego nie dla wszystkich
Teoretycznie obowiązek KSeF miał zostać wdrożony już bieżącego roku. Ostatecznie jednak przygotowano harmonogram, który zakłada zmiany etapowo.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
• Od 1 lutego 2026 roku - dla firm, których obroty w 2025 roku nie przekroczą 200 mln zł.
• Od 1 kwietnia 2026 roku - dla pozostałych podatników.
Na „rozbiciu” terminów skorzystają nie tylko duże przedsiębiorstwa. Dzięki podzieleniu wdrażania systemu KSeF na etapy, większe firmy będą mogły wcześniej dostosować się do nowych wymogów, a mniejsze zyskają więcej czasu na dodatkowe przygotowania.
Wdrożenie KSeF - będą dodatkowe ułatwienia
Zmiana terminu to nie jedyne udogodnienie. Ministerstwo Finansów proponuje m.in wprowadzenie trybu offline czy możliwość załączania dodatkowych dokumentów. Celem jest wsparcie firm we wdrożeniu systemu i dostosowaniu się do nowych regulacji tak, by e-faktury stały się wygodniejsze i bardziej praktyczne.
Czego dotyczą ułatwienia?
• Do końca 2026 r. podatnicy będą mogli dobrowolnie korzystać z KSeF w trybie offline.
Sposób ten umożliwi wystawianie faktur w sytuacjach, gdy nie będzie możliwe połączenie z systemem. Nie oznacza to jednak, że później tryb offline zostanie usunięty. Nadal będzie obowiązywał, ale tylko wtedy, gdy nastąpi awaria lub problemy techniczne po stronie podatnika.
• Planowane prace związane z umożliwieniem przesyłania faktur wraz z załącznikami, niezależnie od branży.
Rozwiązanie to ma ułatwić dokumentowanie transakcji wymagających dodatkowych informacji.
• Dobrowolne e-faktury konsumenckie.
Podatnicy będą mogli wystawiać faktury elektroniczne dla konsumentów na zasadzie dobrowolności.
• Możliwość wystawiania faktur w dotychczasowej formie dla określonej grupy.
Tzw. podatnicy wykluczeni cyfrowo będą mogli wystawiać faktury w niezmienionej formie do 30 września 2026 r.
Chodzi przede wszystkim o firmy, w których skala i wartość faktur są niewielkie, przedsiębiorców napotykających trudności w dostosowaniu się do nowego obowiązku wcześniej.
KSeF - co pakietem VAT in Digital Age?
Warto zwrócić uwagę na przyjęty przez Radę ECOFIN pakiet VIDA, który zakłada konieczność wystawiania faktur w unijnym formacie. Obowiązek ten ma wejść w życie od 2030 roku dla transakcji transgranicznych, a od 2035 roku dla transakcji krajowych.
Jednak obecny format KSeF różni się od planowanego unijnego standardu. Może oznaczać to konieczność dostosowania systemu w przyszłości. Ministerstwo Finansów nie przedstawiło do tej pory stanowiska w tej sprawie, co budzi wątpliwości co do przyszłych zmian w zakresie e-fakturowania.
Jak przygotować się do wdrożenia KSeF? Lepiej zacząć już teraz
Do obowiązkowych terminów wdrożenia KSeF zostało jeszcze trochę czasu. Mimo to warto już rozpocząć pewne przygotowania. Podatnicy mogą testować system, analizować aktualne procesy fakturowania i weryfikować systemy informatyczne. Bardzo istotne jest szkolenie załogi w zakresie obsługi e-fakturowania.
KSeF krok po kroku. Jak się przygotować?
1. Przeanalizuj wszystkie źródła wystawiania faktur i procesowania dokumentów.
2. Sprawdź, czy aktualne oprogramowania księgowe są zgodne z założeniami KSeF.
3. Szkol pracowników odpowiedzialnych za wystawianie i odbieranie faktur.
4. Testuj system, również pod względem odrzucania faktur czy korekty danych.
5. Zaktualizuj procedury wewnętrzne dotyczące wystawiania, odbierania i archiwizacji faktur tak, aby były one zgodne z KSeF.
6. Poinformuj kontrahentów o planowanym wdrożeniu KSeF.
7. Monitoruj zmiany prawne. Śledź aktualizacje dotyczące wprowadzanych ułatwień i wymogów.
Korzyści z wdrożenia KSeF
Początkowo przedsiębiorcy nie pałali entuzjazmem. Projekt związany z obowiązkiem wdrożenia KSeF wywoływał wiele wątpliwości. Nowy system oznacza sporą rewolucję, której wszyscy podatnicy prędzej czy później muszą podołać. Z czasem zauważono jednak korzyści idące za nową formą fakturowania. Jak się okazuje, wcale nie jest ich tak mało.
KSeF z pewnością wiąże się ze skróceniem czasu obiegu dokumentacji. Elektroniczne faktury przyspieszą procesy księgowe i zredukują opóźnienia. Istotne jest również zwiększenie bezpieczeństwa. Centralny system przechowywania faktur zminimalizuje ryzyko utraty dokumentów i ułatwi ich archiwizację. KSeF to również plusy finansowe. Nowy system umożliwi zredukowanie kosztów związanych z dotychczasowym drukowaniem, wysyłką czy przechowywaniem faktur w formie papierowej.
