Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) zbliża się wielkimi krokami. Choć jego pełne wdrożenie zostało przesunięte na 2026 rok, to już dziś warto rozpocząć przygotowania. Poniżej przedstawiamy prosty, ale skuteczny plan działania – krok po kroku.
Krok 1: Sprawdź, kiedy Twoją firmę obejmie obowiązek
Na początek ustal, czy i od kiedy Twoja firma będzie objęta obowiązkiem korzystania z KSeF:
Dokładnie przeanalizuj, jak obecnie wystawiane są faktury:
Krok 3: Wybierz odpowiednie oprogramowanie
KSeF wymaga, by faktury były wysyłane w ustrukturyzowanym formacie XML zgodnym ze schematem Ministerstwa Finansów. Dlatego warto:
Nowy system oznacza nowe obowiązki. Przeszkolenie pracowników to klucz do płynnego przejścia. Warto poruszyć między innymi:
Ministerstwo zapowiedziało udostępnienie testowej wersji systemu. Warto z niej skorzystać, by:
Do wystawiania faktur w KSeF potrzebne będą odpowiednie certyfikaty. Przygotuj się wcześniej, aby:
Choć KSeF będzie dostępny przez całą dobę, może dojść do przerw technicznych. Warto przygotować:
Przygotowanie firmy na KSeF to proces, który najlepiej rozpocząć z wyprzedzeniem. Dobra analiza, odpowiednie narzędzia, szkolenia i testy to klucz do płynnego wdrożenia. Nie zostawiaj tego na ostatnią chwilę – zrób pierwszy krok już dziś.
Na początek ustal, czy i od kiedy Twoja firma będzie objęta obowiązkiem korzystania z KSeF:
- Od 1 lutego 2026 roku – firmy z przychodami powyżej 200 milionów złotych;
- Od 1 kwietnia 2026 roku – pozostali podatnicy VAT;
Dokładnie przeanalizuj, jak obecnie wystawiane są faktury:
- Czy korzystasz z programów do fakturowania;
- Czy faktury są wystawiane centralnie czy przez różne działy;
- Czy występują faktury cykliczne lub masowe;
Krok 3: Wybierz odpowiednie oprogramowanie
KSeF wymaga, by faktury były wysyłane w ustrukturyzowanym formacie XML zgodnym ze schematem Ministerstwa Finansów. Dlatego warto:
- Upewnić się, że obecne oprogramowanie będzie zintegrowane z KSeF;
- Rozważyć zmianę lub aktualizację systemu, jeśli obecne narzędzie nie wspiera integracji;
- Skorzystać z rozwiązań chmurowych, które często oferują automatyczne aktualizacje;
Nowy system oznacza nowe obowiązki. Przeszkolenie pracowników to klucz do płynnego przejścia. Warto poruszyć między innymi:
- Jak wystawiać e-faktury w nowym systemie;
- Jak działa tryb offline;
- Jakie dane są obowiązkowe na fakturze w KSeF;
Ministerstwo zapowiedziało udostępnienie testowej wersji systemu. Warto z niej skorzystać, by:
- Przetestować integrację systemów;
- Sprawdzić poprawność generowanych faktur XML;
- Wdrożyć procesy wewnętrzne bez ryzyka błędów podatkowych;
Do wystawiania faktur w KSeF potrzebne będą odpowiednie certyfikaty. Przygotuj się wcześniej, aby:
- Ustanowić osoby uprawnione do wystawiania faktur;
- Uzyskać wymagane certyfikaty;
- Zapewnić bezpieczne logowanie do systemu;
Choć KSeF będzie dostępny przez całą dobę, może dojść do przerw technicznych. Warto przygotować:
- Procedury na wypadek awarii systemu, na przykład wykorzystanie trybu offline;
- Zasady postępowania przy błędnych fakturach;
- Rejestry dokumentów i komunikację z klientem w razie opóźnień;
Przygotowanie firmy na KSeF to proces, który najlepiej rozpocząć z wyprzedzeniem. Dobra analiza, odpowiednie narzędzia, szkolenia i testy to klucz do płynnego wdrożenia. Nie zostawiaj tego na ostatnią chwilę – zrób pierwszy krok już dziś.
