Faktury z zagranicy a KSeF

Czy faktury od zagranicznych kontrahentów będą trafiały do KSeF?

Nie. Krajowy System e-Faktur jest systemem krajowym, przeznaczonym wyłącznie dla faktur wystawianych i odbieranych przez podmioty posiadające siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce. Oznacza to, że faktury wystawione przez zagranicznych kontrahentów (czyli np. firmę niemiecką, czeską czy amerykańską) nie trafią do KSeF – nawet jeśli dotyczą transakcji z polskim przedsiębiorcą.

Czy faktury wystawiane dla kontrahentów zagranicznych powinny być w KSeF?

To zależy:

• Tak – jeśli fakturę wystawia polski podatnik VAT (czyli firma zarejestrowana w Polsce), to taka faktura musi być wystawiona przez KSeF – niezależnie od tego, że odbiorcą jest firma z zagranicy (np. kontrahent z UE, Norwegii, USA).
• Nie – jeśli dana transakcja nie podlega polskim przepisom VAT (np. sprzedaż usług niematerialnych dla podmiotu z USA), to formalnie nie ma obowiązku ewidencji w KSeF – ale w praktyce i tak warto fakturę wystawić przez system, bo jest to preferowana forma dokumentowania.

Import usług, WNT i odwrotne obciążenie a KSeF

Faktury z zagranicy często wiążą się z rozliczeniem podatku VAT w Polsce – mimo że nie zostały wystawione przez polskiego podatnika.

• Import usług – np. usługi IT lub doradcze z Niemiec czy USA. Otrzymana faktura nie pojawia się w KSeF, ale przedsiębiorca musi samodzielnie wykazać VAT należny (mechanizm odwrotnego obciążenia).
• Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT) – podobnie jak w przypadku usług, faktury otrzymane z UE nie trafiają do KSeF, ale nabywca ma obowiązek odpowiedniego rozliczenia w deklaracji JPK_V7.
• Import towarów spoza UE – tu podstawą księgowania jest dokument celny, nie faktura – również poza KSeF.

Jak rozliczać faktury zagraniczne w praktyce?

Oto kilka scenariuszy:

• Firma z Polski kupuje usługę reklamową od Google Ireland – faktura nie trafi do KSeF. Podatnik rozlicza VAT należny i naliczony w deklaracji JPK.
• Polska firma sprzedaje produkt do klienta w Niemczech (B2B) – faktura musi być wystawiona przez KSeF, mimo że kontrahent jest spoza Polski.
• Sprzedaż usług programistycznych do USA – faktura powinna być wystawiona w KSeF, nawet jeśli kontrahent nie może jej technicznie odebrać w systemie.

Czy zagraniczny kontrahent może odebrać fakturę z KSeF?

Nie. Obecnie KSeF nie umożliwia zagranicznym podmiotom dostępu do systemu ani odbioru faktur ustrukturyzowanych. W praktyce więc, należy przesłać fakturę odbiorcy w formacie PDF lub innym uzgodnionym – mimo że została ona wcześniej wygenerowana w KSeF.

Jak archiwizować faktury zagraniczne?

Faktury otrzymane od kontrahentów zagranicznych, które nie trafiają do KSeF, należy przechowywać tradycyjnie – w formie elektronicznej lub papierowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Rekomendacje dla użytkowników Fakturowo.pl

Użytkownicy Fakturowo.pl mogą już dziś przygotowywać się na obowiązek KSeF:

• Wystawiaj faktury w KSeF nawet przy transakcjach zagranicznych – system Fakturowo umożliwia eksport faktury w wersji PDF, którą można przesłać klientowi spoza Polski.
• Dodaj oznaczenia transakcji zagranicznych (np. kod "EE" – eksport usług) już na etapie wystawiania faktury – ułatwi to późniejsze rozliczenie JPK.
• Korzystaj z opcji przechowywania dokumentów w chmurze – Fakturowo umożliwia łatwy dostęp do całej dokumentacji niezależnie od tego, czy faktura została wystawiona przez KSeF.

Podsumowanie

Choć KSeF rewolucjonizuje system fakturowania w Polsce, nie obejmuje faktur otrzymywanych od zagranicznych kontrahentów. Z kolei faktury wystawiane przez polskich przedsiębiorców na rzecz podmiotów z zagranicy już muszą być ujęte w KSeF. Kluczem do poprawnego rozliczania transakcji międzynarodowych będzie zatem odpowiednie zrozumienie zakresu obowiązku i dostosowanie procedur księgowych – co z pomocą Fakturowo.pl jest prostsze niż kiedykolwiek.