W obrocie gospodarczym coraz częściej pojawia się konieczność wystawiania faktur w języku obcym, zwłaszcza w przypadku współpracy z zagranicznymi kontrahentami. Czy takie dokumenty są zgodne z polskimi przepisami? Warto pamiętać, że brak zgodności faktury z przepisami może skutkować jej zakwestionowaniem przez organy skarbowe, co może prowadzić do konieczności dokonania korekt lub nałożenia sankcji finansowych. Jakie warunki muszą spełniać faktury w języku innym niż polski?

Czy faktury mogą być wystawiane w języku obcym?
Zgodnie z polskim prawem, nie ma jednoznacznego zakazu wystawiania faktur w języku obcym. Przepisy ustawy o VAT oraz ordynacji podatkowej nie określają obowiązku stosowania języka polskiego. Jednak organy podatkowe mogą zażądać tłumaczenia faktury na język polski w przypadku kontroli skarbowej.

Jakie elementy muszą zawierać faktury w języku obcym?
Faktury wystawiane w języku obcym muszą zawierać te same obowiązkowe elementy, co faktury w języku polskim, w tym:

• datę wystawienia,
• numer faktury,
• dane sprzedawcy i nabywcy (nazwę, adres, numer NIP),
• nazwę towaru lub usługi,
• kwoty netto, brutto oraz stawkę VAT,
• sumę do zapłaty.

Należy upewnić się, że faktura jest zgodna z polskimi regulacjami i że zawiera wszystkie wymagane informacje, nawet jeśli jest sporządzona w języku obcym. Częstymi błędami są brak numeru NIP, nieprawidłowe określenie stawki VAT lub pominięcie kwoty do zapłaty, co może prowadzić do problemów z rozliczeniami podatkowymi.

Kiedy konieczne jest tłumaczenie faktury?
Tłumaczenie faktury może być wymagane w przypadku:

• kontroli podatkowej,
• rozliczeń z urzędem skarbowym,
• audytów księgowych.

Organy skarbowe mają prawo zażądać tłumaczenia dokumentów księgowych na język polski. W większości przypadków przedsiębiorca musi dostarczyć tłumaczenie w określonym terminie, który jest ustalany indywidualnie przez urząd skarbowy, zwykle w ciągu kilku lub kilkunastu dni. W takiej sytuacji przedsiębiorca powinien dostarczyć tłumaczenie, które może być wykonane przez tłumacza przysięgłego lub wewnętrzne służby księgowe firmy.

Faktury dwujęzyczne – czy to dobre rozwiązanie?
Dobrym rozwiązaniem dla firm współpracujących z zagranicznymi kontrahentami jest stosowanie faktur dwujęzycznych, które zawierają treść zarówno w języku polskim, jak i obcym. Dzięki temu można uniknąć konieczności późniejszego tłumaczenia oraz ułatwić komunikację z zagranicznymi partnerami. Warto jednak pamiętać, że faktury dwujęzyczne powinny zachować zgodność z polskimi przepisami podatkowymi i zawierać wszystkie obowiązkowe elementy w obu językach.

Podsumowanie
Wystawianie faktur w języku obcym jest dopuszczalne, ale przedsiębiorcy powinni pamiętać o obowiązku dostarczenia tłumaczenia na żądanie organów podatkowych. Aby uniknąć problemów, warto stosować faktury dwujęzyczne lub prowadzić archiwum tłumaczeń najważniejszych dokumentów. W ten sposób można usprawnić zarówno proces księgowy, jak i współpracę z zagranicznymi podmiotami. Archiwizacja tłumaczeń powinna być prowadzona w sposób umożliwiający ich szybkie odnalezienie w przypadku kontroli, a okres ich przechowywania powinien odpowiadać wymogom dotyczącym przechowywania dokumentów księgowych, czyli co najmniej 5 lat.

Faktury dwujęzyczne w Fakturowo.pl
Wystawianie faktur w różnych językach może być ułatwione dzięki narzędziom online. Przykładem jest platforma Fakturowo.pl, która oferuje możliwość wystawiania faktur w wielu językach. Więcej informacji na temat dostępnych opcji można znaleźć pod adresem - Fakturowo.pl - dostępne języki